高校圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包研究

[摘 要]圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包是圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，體現(xiàn)了圖書(shū)館現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和管理理念。本文分析了高校圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包的利弊、業(yè)務(wù)外包的范圍和完善圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]業(yè)務(wù)外包 高校圖書(shū)館 核心業(yè)務(wù)

業(yè)務(wù)外包 （Outsourcing） 是近幾年發(fā)展起來(lái)的一種新的經(jīng)營(yíng)策略，即企業(yè)把內(nèi)部業(yè)務(wù)的一部分承包給外部專門(mén)機(jī)構(gòu)。業(yè)務(wù)外包這一現(xiàn)代工業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方法在最近20多年已被西方圖書(shū)館界吸收和采用，受到普遍的歡迎。圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包（Library Outsourcing），是圖書(shū)館參照工業(yè)企業(yè)外包模式提出的一種新型管理模式，是指圖書(shū)館利用外部的專業(yè)化資源，將一些非核心的、次要的或重復(fù)性的業(yè)務(wù)，以合約的方式委托給外部服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理，由他們代替圖書(shū)館提供服務(wù)，以克服內(nèi)部人員不足，降低勞動(dòng)成本，強(qiáng)化核心服務(wù)，提高工作效率和圖書(shū)館服務(wù)水平。這是圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，體現(xiàn)了圖書(shū)館現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和管理理念。20世紀(jì)90年代以來(lái)，我國(guó)圖書(shū)館界開(kāi)始重視和采用業(yè)務(wù)外包。

一、業(yè)務(wù)外包給圖書(shū)館帶來(lái)的益處

1.業(yè)務(wù)外包能節(jié)約資金，提高圖書(shū)館的工作效率

以采編業(yè)務(wù)為例，將采編業(yè)務(wù)委托給書(shū)商完成，一方面，可以通過(guò)聯(lián)合采購(gòu)取得價(jià)格優(yōu)惠，另一方面，書(shū)商在完成購(gòu)書(shū)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了隨書(shū)配送書(shū)目數(shù)據(jù)，有些甚至幫助圖書(shū)館將所購(gòu)圖書(shū)貼條形碼、書(shū)標(biāo)、蓋館藏章等，而且這些工作是完全免費(fèi)的。這樣，圖書(shū)館的采編成本就降低了很多，同時(shí)提高了工作效率。因其成本低廉，已被很多圖書(shū)館采用。

2.業(yè)務(wù)外包能解決專業(yè)人才缺乏的難題

圖書(shū)館實(shí)施業(yè)務(wù)外包，可以借助外部的人力資源來(lái)彌補(bǔ)自身人力資源的不足。

3.業(yè)務(wù)外包能提高圖書(shū)館的核心競(jìng)爭(zhēng)力

對(duì)于圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，核心業(yè)務(wù)就是圖書(shū)館所獨(dú)特的、難以被其他行業(yè)所模仿或替代的、具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的主要業(yè)務(wù)。在信息機(jī)構(gòu)林立的形勢(shì)下，圖書(shū)館要立于不敗之地，務(wù)必要分清核心工作和非核心工作，將非核心工作外包，是為了將專業(yè)人員更好地充實(shí)到核心工作中去，從而建立起圖書(shū)館的核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。圖書(shū)館將非核心業(yè)務(wù)外包給專業(yè)機(jī)構(gòu)完成，將使圖書(shū)館的管理層可以集中精力實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程，人員配置進(jìn)行整合，加強(qiáng)讀者服務(wù)工作，提高圖書(shū)館服務(wù)功能以及服務(wù)質(zhì)量，突出自身館藏文獻(xiàn)資源建設(shè)特色與信息服務(wù)特色，進(jìn)而提高圖書(shū)館的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，保持圖書(shū)館的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。圖書(shū)館的核心競(jìng)爭(zhēng)力得到提升。

二、業(yè)務(wù)外包可能給圖書(shū)館帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

外包后的服務(wù)質(zhì)量有時(shí)不盡如人意。企業(yè)受利益驅(qū)動(dòng)，有時(shí)外包之后效率提高了，質(zhì)量卻下降了。例如在編目外包實(shí)踐中將編目工作外包給書(shū)商，書(shū)商的編目員大多是非專業(yè)人員，經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的培訓(xùn)就上崗操作，由于工作性質(zhì)，他們只追求數(shù)量，很少關(guān)注質(zhì)量，而且他們也很少有提高業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，這勢(shì)必會(huì)影響數(shù)據(jù)的質(zhì)量；每年招標(biāo)的書(shū)商可能會(huì)更換，相應(yīng)編目人員也會(huì)更換，這樣一方面會(huì)加重圖書(shū)館的培訓(xùn)任務(wù)，另一方面經(jīng)常更換新手難免會(huì)出差錯(cuò)，況且他們都是短期工，責(zé)任心及工作的主動(dòng)性都會(huì)打折扣，會(huì)影響數(shù)據(jù)質(zhì)量及業(yè)務(wù)的連續(xù)性和工作的銜接性。再如，將流通上架、整架、倒架的業(yè)務(wù)承包給學(xué)生工或臨時(shí)工，而學(xué)生的課余時(shí)間不固定，更換比較頻繁也導(dǎo)致外包服務(wù)質(zhì)量低。

三、業(yè)務(wù)外包的范圍

1.編目外包

編目外包是圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包中應(yīng)用最廣且最具成效的一種。圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包是指圖書(shū)館借助于外部的力量或與專業(yè)公司合作，將館內(nèi)編目工作委托給從事分類編目的專業(yè)機(jī)構(gòu)，有的還進(jìn)一步把貼書(shū)標(biāo)、條形碼以及其它加工業(yè)務(wù)一并承包出去，使得圖書(shū)到館以后就可以直接上架，提供給讀者使用編目加工業(yè)務(wù)外包，一方面可以減少編目人員的負(fù)擔(dān)，加快文獻(xiàn)加工處理的速度，節(jié)省開(kāi)支，解決諸如待編積壓圖書(shū)、工作量不均、專業(yè)人員不足等問(wèn)題。

2.部分流通書(shū)庫(kù)和閱覽室外包

將圖書(shū)館的書(shū)庫(kù)和閱覽室部分外包給圖書(shū)服務(wù)公司或本校勤工助學(xué)的學(xué)生工管理。如北京第二外國(guó)語(yǔ)學(xué)院圖書(shū)館將書(shū)庫(kù)、部分閱覽室的一部分業(yè)務(wù)工作外包給圖書(shū)館業(yè)務(wù)服務(wù)公司，達(dá)到了減員增效的目的。再如清華大學(xué)凱風(fēng)人文社科圖書(shū)館將15個(gè)書(shū)庫(kù)全部交給80名勤工助學(xué)的學(xué)生管理，也取得較好效果。

3.自動(dòng)化業(yè)務(wù)外包

自動(dòng)化業(yè)務(wù)外包是指在共同鑒署的外包協(xié)議或合同的基礎(chǔ)上，采用系統(tǒng)移植或委托專業(yè)廠商設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)，服務(wù)提供商直接向圖書(shū)館提供整套的應(yīng)用力案，包括咨詢、軟件系統(tǒng)、實(shí)施、運(yùn)行中的維護(hù)、軟件的升級(jí)、高質(zhì)量的技術(shù)支持等。由于大多數(shù)圖書(shū)館缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員，加上隨著信息技術(shù)的發(fā)展，硬件和軟件在不斷升級(jí)，如果相關(guān)的圖書(shū)館管理系統(tǒng)以及應(yīng)用軟件由書(shū)館自行開(kāi)發(fā)，則圖書(shū)館要投入大量的開(kāi)發(fā)費(fèi)用和人員培訓(xùn)費(fèi)用。通過(guò)服務(wù)外包，不僅可以節(jié)約時(shí)間和費(fèi)用支出，還可以直接享受服務(wù)提供商提供強(qiáng)勁的在線支持、網(wǎng)上維護(hù)和更新升級(jí)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4.后勤物業(yè)管理外包

高校圖書(shū)館新建的圖書(shū)館面積都較大。新館的各種設(shè)施，包括公共衛(wèi)生、消防、綠化、空調(diào)、機(jī)電設(shè)備的維護(hù)和管理任務(wù)很重。通過(guò)后勤外包可以使管理層從事務(wù)性工作中解脫出來(lái)，更多精力用于業(yè)務(wù)建設(shè)中。后勤外包可以采用部分外包和全部外包，全部外包可以向社會(huì)邀請(qǐng)專業(yè)物業(yè)公司進(jìn)行招標(biāo)的方式，選聘物業(yè)管理公司對(duì)圖書(shū)館所有物業(yè)及設(shè)施、設(shè)備實(shí)施統(tǒng)一的一體化管理，圖書(shū)館只設(shè)一名物業(yè)管理人員，負(fù)責(zé)物業(yè)的宏觀管理及與管理處的聯(lián)絡(luò)。較為普遍的是采用部分外包的方式部分外包主要用于：（1）清潔衛(wèi)生項(xiàng)目，對(duì)于幾萬(wàn)平方米館舍來(lái)說(shuō)，清潔衛(wèi)生是一項(xiàng)較繁重又不可忽視的業(yè)務(wù)，在人員不足的情況下，可以外包給保潔公司來(lái)完成，圖書(shū)館辦公室可以建立明確的檢查制度進(jìn)行監(jiān)督。（2）門(mén)衛(wèi)人員，有些圖書(shū)館門(mén)衛(wèi)人員年齡偏大，反應(yīng)慢，責(zé)任心差，形象不佳。哈爾濱醫(yī)科大學(xué)圖書(shū)館就是將清掃工、門(mén)衛(wèi)外包保潔和保安公司，取得較好效果。（3）設(shè)備維護(hù)項(xiàng)目，除計(jì)算機(jī)設(shè)備外，圖書(shū)館的硬件設(shè)施還包括空調(diào)、電梯、復(fù)印設(shè)備、視聽(tīng)設(shè)備等，這些也可以通過(guò)合約形式進(jìn)行委外服務(wù)。

5.信息服務(wù)外包

圖書(shū)館為滿足廣大師生不斷增長(zhǎng)的信息需求，把依靠自身力量無(wú)法提供的一部分乃至全部信息服務(wù)外包給數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)商或其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)。

四、完善圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包的對(duì)策

1.制定業(yè)務(wù)外包的策略

業(yè)務(wù)外包雖然會(huì)給圖書(shū)館帶來(lái)很多積極的影響，但不嚴(yán)格管理的外包也存在較多問(wèn)題， 圖書(shū)館要實(shí)施業(yè)務(wù)外包，需要確定業(yè)務(wù)外包的項(xiàng)目并制定實(shí)施策略以爭(zhēng)取外包的最大效益，并進(jìn)行評(píng)估和確立外包方案，在聽(tīng)取和綜合各方面的意見(jiàn)后，寫(xiě)出可行性報(bào)告。

2.準(zhǔn)確確定外包的范圍

各個(gè)圖書(shū)館實(shí)施業(yè)務(wù)外包應(yīng)該根據(jù)學(xué)校和圖書(shū)館的整體發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合圖書(shū)館人力、經(jīng)費(fèi)、技術(shù)等因素進(jìn)行具體分析，明確圖書(shū)館的核心業(yè)務(wù)，專注于核心業(yè)務(wù)能力的發(fā)展，外包非核心工作。例如，對(duì)于編目實(shí)力很強(qiáng)、參與全國(guó)性大型聯(lián)機(jī)合作編目項(xiàng)目建設(shè)的大中型圖書(shū)館，編目業(yè)務(wù)就要確定為核心工作；而對(duì)于編目實(shí)力不強(qiáng)的中小型圖書(shū)館就可以將編目工作確定為非核心業(yè)務(wù)，而將學(xué)科信息服務(wù)等確定為核心工作。

自動(dòng)化外包方面受各方面因素影響，多數(shù)高校圖書(shū)館缺乏既懂圖書(shū)館又懂計(jì)算機(jī)知識(shí)的專業(yè)技術(shù)人員，在軟件開(kāi)發(fā)、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等方面存在著較大的難度。通過(guò)服務(wù)外包，委托專業(yè)企業(yè)直接向圖書(shū)館提供一整套應(yīng)用方案，不僅可以節(jié)約時(shí)間和成本，還可以直接享受 IT 企業(yè)提供的在線支持、網(wǎng)上維護(hù)和更新升級(jí)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，不失為圖書(shū)館信息化建設(shè)的一條有效途徑。

3.注重把好業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量關(guān)

圖書(shū)館對(duì)外包的業(yè)務(wù)要把好質(zhì)量關(guān)。首先，謹(jǐn)慎選擇業(yè)務(wù)外包商，必須對(duì)承包商有一個(gè)正確的評(píng)價(jià)，對(duì)其信譽(yù)度、實(shí)力狀況等方面做客觀的分析評(píng)價(jià)，在評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)的承包商作為合作伙伴。其次，與外包商簽訂合同時(shí)要考慮周全。圖書(shū)館與外包商之間要建立良好的互惠關(guān)系，加強(qiáng)雙方在外包過(guò)程中的溝通與協(xié)調(diào)，取得雙贏的效果。再次，圖書(shū)館還應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)外包過(guò)程加以監(jiān)督，對(duì)其計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)度、質(zhì)量問(wèn)題要時(shí)刻關(guān)注，對(duì)外包商的業(yè)績(jī)狀況進(jìn)行定期檢查，制定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其業(yè)績(jī)進(jìn)行考核和驗(yàn)收，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

五、結(jié)語(yǔ)

圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包是圖書(shū)館界近年來(lái)廣泛關(guān)注和探討的課題，如何將圖書(shū)館非核心業(yè)務(wù)和服務(wù)進(jìn)行部分外包，有效地整合圖書(shū)館資源，提升圖書(shū)館管理和服務(wù)水平，促進(jìn)高校圖書(shū)館快速發(fā)展是目前各高校圖書(shū)館關(guān)注的熱點(diǎn)。業(yè)務(wù)外包在給圖書(shū)館帶來(lái)優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也會(huì)帶來(lái)一些負(fù)面影響。圖書(shū)館要根據(jù)自身的館情來(lái)實(shí)施和定位業(yè)務(wù)外包工作，盡可能地避免業(yè)務(wù)外包產(chǎn)生的不良后果。同時(shí)我們應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)外包的理論探討和實(shí)踐摸索，使圖書(shū)館的業(yè)務(wù)外包工作不斷完善、健康發(fā)展。

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