我國高校檔案管理存在的問題及對策探討

摘 要：高校檔案是學校的歷史記錄，它真實反映了學校建立、發展的全貌。隨著高等學校各項事業的深入開展，作為高校改革的重要的陣地之一——高校檔案管理，也必須勇于面對自身存在的問題，采取適應時代要求的發展對策。

關鍵詞：高校檔案管理 問題 對策

為了更好地加強高校檔案管理工作，及時找出不足，本文現就高校檔案管理工作中存在的問題和對策談談自己的看法。

一、高校檔案管理存在的問題

1、對檔案管理的重要性認識不夠，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用，由于檔案的專業性各異，檔案管理人員可能不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏檔案管理的實踐能力，使檔案的收集、整理和歸檔不及時、規范。

2、檔案管理的技術手段落后。目前檔案在電腦應用上仍然停留在文字處理上，檔案信息化建設也僅僅停留在形式上。工作方式基本上是手動操作，編目立卷、存儲入庫、查閱調卷等等，檔案庫類似于資源倉庫；而且管理介質絕大多數仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式雖然已經有運用，但十分有限，數據庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相差甚遠，檔案部分應發揮的作用遠遠未能有效挖掘出來，不能適應新時期檔案建設的需要。

3、檔案保護中有其自身的問題。由于檔案具有獨特的物理性質，因此在檔案的保護中，存在一些亟待解決的問題，具體體現在：各種檔案尺寸大小不一，對各類檔案都長久的貯藏、保存很有難度；反復查閱利用和折疊等易損易皺且修復困難；在復制和保存中，采取任何可使其變形的方法，都會使檔案走樣或失去它的真實性。

二、完善高校檔案管理工作的幾點建議

檔案管理是高校正常運行的前提和基礎工作，因此，應加大高校檔案管理力度，最大限度地提高檔案的利用效果，為高校發展服務。

1、首先要樹立科學發展觀理念，提高對檔案管理的認識。高校檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，正確認識檔案重要性是提高檔案管理水平的關鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學發展觀，用科學技術的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設與管理。隨著科學技術的不斷發展，檔案內容的多樣化、檔案載體也發生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等的廣泛應用，使傳統的管理模式和管理手段已不適應時代的變革，我們應認識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯網等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發展的必然趨勢。運用現代信息處理技術手段來開發現有檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率。

2、完善高校檔案管理體制，建立健全檔案管理規章制度。根據相關檔案管理要求，高校要設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立檔案管理網絡體系，實行檔案現代化專業管理模式，并制定檔案各項規章制度，按照國際質量管理體系實行規范化、標準化、科學化管理。檔案工作涵蓋了學校發展的各個階段，檔案業務工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內容，細化各項制度并真正落實到部門和人員工作中，保證檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。同時要加強檔案的集中收集，檔案資料收集不完整，可能影響其他階段工作的開展，所以，要提前制定檔案收集范圍、歸檔質量要求。檔案人員要實行全過程跟蹤服務，改進工作方法，加強服務工作，貫徹落實檔案工作的規定和措施，確保檔案歸檔移交順利。

3、實行檔案的標準化管理。檔案管理的主要目的是為了檔案利用，對高校檔案管理提出標準化要求，有利于提高檔案的質量，有利于檔案的歸檔利用。同時，為高校教學科研與管理工作提供資料與信息。要做到檔案管理的標準化，首先必須做到收集的內容要完整齊全，檔案管理人員要與高校各院系、各部門相互配合，業務相互熟知，對收集的檔案共同鑒定補充，確保檔案資料在集中收集上做到準確完整。其次高校檔案的標準化要求建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統，需要開發完善的先進的最好是三維的檔案管理軟件。同時要加強檔案人員培訓，不斷提高自身業務素質，此外要做好檔案管理網絡和加強檔案人員的崗位責任制，做到檔案的集中統一管理。

4、檔案管理的信息化建設，即從紙質檔案到無紙檔案庫的過度。對高校來說，檔案具有重要的作用，必須妥善保管，以便進行查找與使用。傳統的人工處理方式非常麻煩、繁瑣，而且使檔案庫存不斷增大，占據了大量空間，浪費了大量的人力物力。隨著檔案的不斷增多，采用的原始庫存方法已經不能適應新時期的要求。檔案管理信息化建設是解決這一問題的最佳方法，信息化建設有兩個顯著優點：一是不受量的限制，解決檔案保管問題，二是查找速度快，解決了查找困難的問題。將紙質檔案通過掃描儀輸到計算機后，經過圖象處理，修改、存儲、壓縮等操作將其存人光盤，需要時可以隨時對保存在光盤上的數據庫內容進行檢索、瀏覽 編輯，然后再進行詳細分類和檢索處理，可根據管理內容的不同，定義不同結構的檔案庫。檔案可以以卷宗的形式進行管理，也可以采用文件的形式進行管理，按照“檔案庫-——分類——文件目錄——電子原件”這樣的形式進行組織。按國家擋案分類的標準類目名稱建立分類，設置分類碼，并可以建立分類模板，進行分類進行檢索。

總之，信息化時代，給高校檔案管理工作帶來了機遇與挑戰，我們應加強計算機管理技術的應用，不斷探索現代最新檔案管理模式，使用檔案管理軟件，實行檔案網絡傳輸、查閱、保管，逐步實現電子檔案的收集、保管、利用，建立電子檔案數據庫，提高檔案管理效率，這也符合新時期高校發展對檔案管理工作的要求。

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