Excel在學生考勤管理中的應用

［摘要］ Excel是一個電子表格軟件，具有很強的數據處理功能，可以對學生的考勤進行科學而高效的管理。本文介紹了一種用Excel 2007管理學生考勤的模板，該模板的使用，能夠實現學生考勤管理工作的科學化和規范化，極大地提高考勤處理的效率和準確率。

［關鍵詞］ Excel； 考勤管理； 模板

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 19. 035

［中圖分類號］G647 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）19- 0063- 02

Ｅｘｃｅl ２００７是Ｏｆｆｉｃｅ辦公系列軟件之一，是Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ公司開發的專門用來制作電子表格的軟件。該軟件具有強大的數據處理功能，具有能夠方便快捷地編輯生成表格數據，并對表格數據進行計算、排序、篩選、分類匯總、生成圖表的功能［１］，可應用于學生成績處理，避免錯誤并大大提高處理效率，輔助完成大量的、煩瑣的、重復性的計算和統計工作［２］。有助于教師高效而準確地完成學生成績的各項統計和分析工作。考勤管理是學生成績管理的重要組成部分，手工管理非常煩瑣，本文嘗試用Ｅｘｃｅｌ ２００７對學生考勤進行科學而高效的管理，從而減輕了教師負擔。

１工作簿的結構和數據錄入

工作簿中包含4張工作表，分別命名為：出勤類別及扣分系數、考勤記錄表、考勤扣分表和成績表，如圖１所示。

在“出勤類別及扣分系數”工作表中輸入不同的出勤類別并制定出對應的扣分系數，不同學校不同課程可能規定不同，這里的數據只是一種假設，截圖如圖２所示。

在“考勤記錄表”中錄入學生一個學期的出勤情況并對不同的出勤情況進行統計匯總，如圖３所示。

“考勤扣分表”中按照扣分系數計算不同出勤類別的扣分情況，并計算出扣分合計，給出考勤成績，如圖４所示。

“成績表”進行成績的簡單計算，考勤分是成績的重要組成部分，不同學校不同課程考勤分占的比例是不同的，該工作表的一部分截圖如圖５所示。

在錄入和處理數據時要把握幾個技巧［３］：

（１） “學號”列數據輸入時采取自動填充。“學號”和“姓名”列是在3個工作表中都有的重復數據，可以用填充“成組工作表”完成，也可以先設置工作組，一次輸入完成。

（２） 在“學生考勤記錄表”中，考勤類型的輸入，可以通過“數據有效性”來設置數據的有效性為序列輸入，這樣在輸入數據的時候可以避免因誤操作而輸入非法數據。

（３） 在查看部分重要數據如總評成績時，為避免其他數據的干擾，可以凍結窗口。

２數據區域的定義

該考勤模板的完成需要定義一些公式，也需要用到數據有效性的知識。定義數據區域名稱可以使這些操作更加簡單快捷。單擊“公式／定義的名稱／名稱管理器”，打開“名稱管理器”，可以看到在考勤管理的模板中定義了如下一些數據區域（見圖6）。

在“成績表”中，考勤成績Ｅ３單元格中定義“＝ＶＬＯＯＫＵＰ（Ａ３，考勤匯總，１０，ＦＡＬＳＥ）”，在總評成績Ｆ３中定義公式“＝ Ｄ３*０．５＋Ｃ３*０．３＋Ｅ３*０．２”，向下填充。

４總結

這是一個處理學生考勤的Ｅｘｃｅｌ模板，因此在成績處理方面盡可能簡化。考勤成績是任何課程成績的一個必要的組成部分，該模板使考勤管理工作科學化、規范化，也提高了教師統計考勤成績的效率和準確率。更為重要的是，該模板具有很好的可移植性，不同課程不同教師可以參考這個模板制作更符合本課程特色的模板，應用范圍非常廣泛。

主要參考文獻

［１］ 張凱文． 大學計算機基礎［Ｍ］． 北京：清華大學出版社，２０１０：１５８－１８８．

［２］ 于愛兵． Ｅｘｃｅｌ在實驗數據處理中的應用［Ｊ］． 微型電腦應用，２００１，17（4）：６３－６４．

［３］ 李翠梅． 運用Ｅｘｃｅｌ實現學生成績統計與試卷分析的程序化［Ｊ］． 電腦與信息技術，２０１１（2）：５５－５７．