《網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)應(yīng)用環(huán)境下的文件管理》及其借鑒

摘要：本文介紹了美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)協(xié)會(huì)和文件管理工作者協(xié)會(huì)于2011年發(fā)布的美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)應(yīng)用環(huán)境下的文件管理》的制定背景和內(nèi)容，概述了新興技術(shù)應(yīng)用背景下文件管理的原則、過(guò)程和建議，分析了該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)我國(guó)網(wǎng)絡(luò)協(xié)作環(huán)境中文件管理的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù) 文件管理 美國(guó)

一、制定背景

《網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)環(huán)境下的文件管理》（ANSI/ARMA 18-2011）①是由美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)協(xié)會(huì)（ANSI）和文件管理工作者協(xié)會(huì)（ARMA International） 聯(lián)合制定的美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，于2011年正式發(fā)布執(zhí)行。

個(gè)人計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的連接使信息的傳播和發(fā)布變得更為便捷，每個(gè)使用電腦的個(gè)人都能方便地共享和獲取互聯(lián)網(wǎng)上的信息，這種改變開(kāi)創(chuàng)了信息時(shí)代的新紀(jì)元。社會(huì)媒體和社交網(wǎng)絡(luò)已成為人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢苫蛉钡囊徊糠郑推髽I(yè)都或多或少地將其引入到機(jī)構(gòu)工作中，這使得數(shù)字信息和電子文件正在高速增長(zhǎng)，需要更大的空間來(lái)存儲(chǔ)和保存。為了節(jié)省資金成本和人力資源，越來(lái)越多的政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)開(kāi)始尋求社會(huì)化技術(shù)和服務(wù)的幫助，協(xié)助管理海量的文件和大數(shù)據(jù)，由此，對(duì)文件和信息管理者來(lái)說(shuō)，掌握網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)的應(yīng)用以及考慮如何在該技術(shù)環(huán)境下開(kāi)展電子文件的管理迫在眉睫。該標(biāo)準(zhǔn)正是在此背景下應(yīng)運(yùn)而生。

二、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容

該標(biāo)準(zhǔn)共由6部分組成，其內(nèi)容簡(jiǎn)介如下：

1．目的。標(biāo)準(zhǔn)為美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，它為文件和信息管理專業(yè)人員將面向內(nèi)外（公眾或個(gè)人）的網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)應(yīng)用到文件管理實(shí)踐中提供了指導(dǎo)。該標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)初衷是為文件管理工作人員和信息技術(shù)開(kāi)發(fā)人員提供利用。

2．適用范圍。標(biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定了文件和信息管理專業(yè)人員使用網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)的要求和建議，不僅收錄了網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)應(yīng)用的基本案例，還介紹了社會(huì)網(wǎng)絡(luò)媒體如WIKIS、博客和分類（標(biāo)簽）網(wǎng)站。內(nèi)容覆蓋了將網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)應(yīng)用于文件和信息管理的最佳實(shí)踐策略的政策、措施和流程。

3．參考標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)引用了文件管理通則（GARP）②中的部分條文，此部分條文經(jīng)引用后成為美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，如引用條文有修訂，則考慮本標(biāo)準(zhǔn)條文的修改。

4．術(shù)語(yǔ)及其定義。標(biāo)準(zhǔn)中定義了包括文件真實(shí)性、元數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)協(xié)作、數(shù)據(jù)地圖、微博、社會(huì)化媒體、社交網(wǎng)站等在內(nèi)的17條術(shù)語(yǔ)，涉及文件管理領(lǐng)域的基本術(shù)語(yǔ)和與網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的新興技術(shù)名詞等，其中5條術(shù)語(yǔ)及其定義源自文件管理工作者協(xié)會(huì)文件和信息管理術(shù)語(yǔ)表（第三版）。

5．將GARP運(yùn)用到網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)中。該標(biāo)準(zhǔn)用來(lái)規(guī)范將網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)應(yīng)用到文件和信息管理領(lǐng)域，提供文件和信息管理工作者參考的標(biāo)準(zhǔn)框架，因此文件管理的通用原則同樣適用于網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)環(huán)境下的文件管理。本章共包含9部分，闡述了符合文件管理通則的相關(guān)要求和建議。

（1）概述。主要討論如何將GARP應(yīng)用到網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)環(huán)境中。文件管理工作者協(xié)會(huì)公開(kāi)出版了這些原則，以培養(yǎng)文件保管最佳實(shí)踐的普遍意識(shí)，以下八個(gè)原則形成了構(gòu)建文件管理程序的基礎(chǔ)，是文件管理程序效益檢測(cè)的標(biāo)尺。

（2）問(wèn)責(zé)原則。明確組織內(nèi)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)的責(zé)任體系，制定相關(guān)政策和實(shí)施步驟，并定期進(jìn)行審查，監(jiān)督職員和用戶的行為規(guī)范，確保其符合相關(guān)法律法規(guī)。

（3）誠(chéng)信原則。制定文件保管規(guī)劃，監(jiān)測(cè)所有發(fā)布的信息是否準(zhǔn)確完整，用戶操作行為是否道德。本原則主要強(qiáng)調(diào)了組織對(duì)員工進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)的行為規(guī)范。

（4）保護(hù)原則。組織的政策應(yīng)明確規(guī)定對(duì)機(jī)密文件、版權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，未經(jīng)組織授權(quán)不能進(jìn)行任何針對(duì)信息的操作行為。

（5）遵從原則。網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)應(yīng)用環(huán)境下文件管理規(guī)劃的構(gòu)建應(yīng)服從相關(guān)法律、法規(guī)和政策。注意提供跨地域、跨國(guó)的第三方信息服務(wù)的法律遵從問(wèn)題，應(yīng)同時(shí)遵從那些國(guó)家的法律規(guī)定。

（6）可用性原則。為方便使用，組織應(yīng)有序地保管文件，確保文件信息可供檢索利用。對(duì)于僅在組織內(nèi)部使用的應(yīng)用程序，可由組織制定相關(guān)政策。若組織采用外部導(dǎo)向的應(yīng)用程序，則應(yīng)確保信息以可被檢索的形式承載，并與第三方簽訂文件信息存儲(chǔ)、保管、訪問(wèn)和刪除協(xié)議。

（7）保管原則。文件信息的保管是為了更好地滿足利用需求。保管決策的制定需要文件管理部門的審核。在網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)應(yīng)用環(huán)境下，應(yīng)特別注意社會(huì)化網(wǎng)站上文件的形成、接收、傳遞和保管，嘗試建立自動(dòng)獲取網(wǎng)絡(luò)文件的機(jī)制，與服務(wù)商簽訂服務(wù)水平協(xié)議對(duì)文件保管作出規(guī)定。

（8）處置原則。組織應(yīng)對(duì)超出保管期限、沒(méi)有利用需求的文件進(jìn)行安全合理的處置。網(wǎng)絡(luò)協(xié)作程序上已刪除用戶的信息須物理刪除。此外，已刪除的信息可能在程序外留有副本，因此信息內(nèi)容從原始地址刪除后仍可公開(kāi)使用。

（9）透明性原則。文件管理規(guī)劃的實(shí)施過(guò)程和活動(dòng)應(yīng)以可被理解的形式記錄下來(lái)，組織的員工在社會(huì)網(wǎng)絡(luò)上從事與組織相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)都應(yīng)以組織名義進(jìn)行。

6．網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)中文件管理應(yīng)用的程序構(gòu)成。介紹了機(jī)構(gòu)或組織采用網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)實(shí)施文件管理的步驟和工作建議。

（1）管理。在應(yīng)用和控制網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)的過(guò)程中，管理是極為重要的，組織應(yīng)形成一個(gè)管理框架，確保經(jīng)網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)形成的文件能在其生命周期內(nèi)得到妥善保管。管理職能與問(wèn)責(zé)原則密不可分。

（2）立法、法律和法規(guī)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在成為新的通訊工具，交互性和多媒體加入到實(shí)時(shí)通訊中，信息形成者一旦將其發(fā)布到社會(huì)化媒體網(wǎng)站上就不再擁有其內(nèi)容的實(shí)體所有權(quán)，信息保存的時(shí)間也就不再被控制，這些問(wèn)題使得文件和信息保管如何遵守現(xiàn)行法律法規(guī)成為了一個(gè)難題。而使用網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)的判例法尚未發(fā)展成一個(gè)完善的法律框架，因此，組織在制定政策時(shí)要充分考慮政策的合法性，應(yīng)符合所有適用的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。

（3）設(shè)施/技術(shù)。為了滿足用戶實(shí)時(shí)通訊的需求，網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)的功能不斷擴(kuò)展，文件和信息管理可從更好地訪問(wèn)、審核、監(jiān)督、歸檔等功能中受益，因此，文件信息工作人員應(yīng)與IT行業(yè)人員密切合作，組織的政策也要根據(jù)技術(shù)的發(fā)展不斷做出調(diào)整。

（4）風(fēng)險(xiǎn)管理、行為規(guī)范和安全控制。網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)的應(yīng)用給文件信息管理帶來(lái)了機(jī)遇也帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)。許多私人的、具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)和競(jìng)爭(zhēng)性的信息在網(wǎng)絡(luò)協(xié)作程序上形成和存儲(chǔ)，組織可通過(guò)建立安全保障機(jī)制和用戶行為期望來(lái)緩解風(fēng)險(xiǎn)，納入網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)應(yīng)用政策，并恰當(dāng)?shù)剡M(jìn)行訪問(wèn)控制。

（5）政策和措施。組織在制定使用網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)的相關(guān)政策時(shí)要遵從所適用法律法規(guī)，保證信息安全，評(píng)估應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)用戶進(jìn)行培訓(xùn)，闡述組織的期望行為，規(guī)定違反政策的行為將承擔(dān)的懲罰和后果。作為支撐政策實(shí)施的具體措施則應(yīng)對(duì)組織文件的構(gòu)成要素、捕獲和存儲(chǔ)方式、工作人員身份認(rèn)證、信息的處置和銷毀等作出具體闡釋。

（6）進(jìn)程和控制。大多數(shù)使用網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)產(chǎn)生的信息被形成和存儲(chǔ)在外部組織的服務(wù)器上。組織應(yīng)與第三方服務(wù)商簽訂服務(wù)協(xié)議，確保文件的捕獲和保管符合組織的要求。將文件的相關(guān)元數(shù)據(jù)與文件保管和處置計(jì)劃相關(guān)聯(lián)，建立數(shù)據(jù)映射，滿足檢索需求。此外，為了控制風(fēng)險(xiǎn)，保證安全和保護(hù)信息資產(chǎn)，必須有信息訪問(wèn)控制來(lái)作為文件管理計(jì)劃活動(dòng)的補(bǔ)充。

（7）變更管理。變更管理在監(jiān)督技術(shù)、設(shè)施、流程、組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)或系統(tǒng)更改時(shí)是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。采取激勵(lì)措施鼓勵(lì)員工加入到組織變革中來(lái)。監(jiān)督變更管理的實(shí)施過(guò)程，并對(duì)其效果進(jìn)行追蹤確認(rèn)。

（8）培訓(xùn)。既要培養(yǎng)文件信息工作者積極使用網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)的意識(shí)，又要對(duì)其進(jìn)行文件管理常識(shí)的培訓(xùn)。組織的培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)與人力資源、信息技術(shù)等部門協(xié)商制定。

（9）審計(jì)和評(píng)估。為了利用網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)文件管理目標(biāo)的持續(xù)收益、實(shí)用性和適用性，定期對(duì)組織使用這些技術(shù)的成果進(jìn)行審計(jì)是至關(guān)重要的。

三、對(duì)我國(guó)文件管理工作的借鑒

該標(biāo)準(zhǔn)的制定為各類型機(jī)構(gòu)和組織在網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)環(huán)境下的實(shí)施文件管理提供了框架，不僅能夠指導(dǎo)美國(guó)的文件和信息管理工作者，而且為其他國(guó)家在網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)環(huán)境下開(kāi)展文件信息管理工作提供了思路和方法借鑒。在我國(guó)，網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)在電子政務(wù)和商務(wù)活動(dòng)中已開(kāi)始出現(xiàn)，但如何應(yīng)對(duì)此環(huán)境下的文件與信息管理工作，我國(guó)尚缺乏專門的研究和對(duì)策，該標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布對(duì)我國(guó)新技術(shù)應(yīng)用背景下的文件管理具有以下借鑒作用:

1．國(guó)內(nèi)文件和信息管理一直采用相對(duì)保守的內(nèi)部管理手段，美國(guó)采用網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)管理機(jī)構(gòu)的文件和信息的探索與規(guī)定，為我國(guó)的文件信息管理事業(yè)的轉(zhuǎn)型提供了借鑒。目前我國(guó)各類型的組織機(jī)構(gòu)在管理文件和檔案時(shí)雖然采用了計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，但大部分是脫機(jī)管理或在組織局域網(wǎng)（如檔案館內(nèi)部）運(yùn)轉(zhuǎn)，限制與互聯(lián)網(wǎng)的連接。這種內(nèi)部管理的方式雖然安全性較高，但耗費(fèi)了較高的人力、技術(shù)、資金和資源成本，限制了信息的共享與復(fù)用，這與知識(shí)共享與快速發(fā)展的社會(huì)節(jié)奏背道而馳。該標(biāo)準(zhǔn)將網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)在文件管理中的應(yīng)用原則和實(shí)施步驟進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)劃，具有較強(qiáng)的可操作性，我國(guó)可以此為范本結(jié)合本國(guó)實(shí)際探索文件管理的新途徑，打破局部管理的思維和實(shí)踐模式。

2．標(biāo)準(zhǔn)中第5部分闡述了如何將文件管理通則中的八大原則運(yùn)用到網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)中，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了組織的責(zé)任、授權(quán)行為和對(duì)信息資產(chǎn)的保護(hù)，有利于保證文件信息的真實(shí)性、可靠性。由于我國(guó)的電子文件管理體系和制度建設(shè)尚處于完善改進(jìn)過(guò)程中，電子文件泄密尚未得到有效控制，因此可借鑒該標(biāo)準(zhǔn)中的問(wèn)責(zé)原則、誠(chéng)信原則、保護(hù)原則、保管原則和處置原則等，改進(jìn)我國(guó)文件管理的制度體系，保護(hù)信息資產(chǎn)。

3．安全保管、持續(xù)有效是文件管理的首要目的，風(fēng)險(xiǎn)控制是文件管理工作的基本要求，該標(biāo)準(zhǔn)針對(duì)在文件管理領(lǐng)域應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)中的風(fēng)險(xiǎn)與隱患，從組織和服務(wù)商的角度提出了解決對(duì)策。我國(guó)在考慮文件管理的社會(huì)化服務(wù)時(shí)可借鑒該標(biāo)準(zhǔn)中已提出的風(fēng)險(xiǎn)控制措施和實(shí)施程序，在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)協(xié)作技術(shù)的初期將風(fēng)險(xiǎn)控制、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施納入整體的規(guī)劃體系。

注釋：

＊本文為中國(guó)人民大學(xué)研究品牌項(xiàng)目“電子文件管理發(fā)展和前沿年度報(bào)告”的階段研究成果。（項(xiàng)目代號(hào)：10XNI019）

①ANSI/ARMA 18-2011 Implications of Web-Based， Collaborative Technologies in Records Management.US: ARMA International， 2011.

②GARP: The Generally Accepted Recordkeeping Principle 文件管理通則，文件管理工作者協(xié)會(huì)（ARMA International）于2009年2月20日批準(zhǔn)發(fā)布

作者單位：朱莉、安小米，數(shù)據(jù)工程與知識(shí)工程教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院；

薛四新，清華大學(xué)檔案館