淺談做好檔案管理工作的幾點建議

摘要：檔案管理是機關單位日常工作的一部分，做好檔案管理對單位的工作有著重要的意義。本文就如何做好事業單位的檔案管理工作，根據工作實際談一點淺見。

關鍵詞：檔案管理 制度

檔案管理工作是機關單位日常工作的一部分，檔案管理工作的好壞，也間接衡量了一個單位業績與管理的水平。對此，要加強對檔案管理工作的重視，尋找更多更好的方法。

一、明確思路

以科學發展觀重要思想為指導，貫徹執行黨和國家有關檔案工作的法律、法規，堅持依法治檔，依法監督；立足現實，著眼未來，強化服務意識，創新服務機制；積極開發檔案信息資源，充分利用現代化手段，提供更方便、快捷的服務，并有計劃地突出重點方面。

二、健全檔案管理制度

檔案管理工作是一項復雜、頭緒多、瑣碎的工作。如果沒有制度的管理，就會陷入無章可循、無可是從的境地。要結合本單位的實際情況以及社會的需要，進一步完善檔案管理工作的制度，并且要切實落實好制定的制度。對檔案材料的收集，以及轉進轉出檔案的管理制度更要進一步的嚴格要求，更好地阻止虛假材料的進入。

三、加強檔案管理工作的基礎建設

檔案管理部門要積極爭取領導的支持，做好檔案管理設施的更新，建立好相應的配套設施和防護措施。

（一）細化歸檔范圍，嚴格歸檔要求

為加強機關檔案工作建設，保證檔案材料的完整、準確、系統，不斷提高案卷質量，更好地為各項工作服務，凡是反映單位工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。在數量上豐富檔案資源的同時，還要保證質量的提高，這就要求在歸檔整理上要嚴格要求。一是歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。二是在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正件與副件、印件與定稿、請示與批復、轉發與原文，分別立在一起，不得分開。三是不同年度的文件一般不得放在一起立卷。四是卷內文件材料應按順序排列。五是案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的標題不要隨意更改和簡化。六是案卷封皮，應逐項規定填寫清楚，案卷標題要簡明、確切地反映卷內文件材料內容。七是卷內文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應按裱糊技術要求裱糊，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷。八是有關卷內文件材料的情況說明，應逐項填寫在備考表內。

（二）加強檔案管理人員的自身建設

檔案管理工作是一項業務性和政策性較強的工作，對管理人員的要求比較高，在保密等方面也有詳細規定。對此，要加強檔案工作干部隊伍的素質，選擇作風好、職業素質高、責任心強的共產黨員從事檔案管理工作。并對這些人員進行教育培訓，掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解檔案工作的重要性，提高檔案管理的水平。關心他們的工作和生活，保障他們發揮最大的積極性和高度的責任感，促其積極主動學習新的管理知識和技術，提高自身的覺悟，做好檔案管理工作。

（三）加強檔案管理的現代化和信息化建設

合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術用于檔案管理，達到提高工作效力的目的。實現檔案管理的現代化是檔案服務于工作、制度改革和發展的需要，是我國社會主義現代化事業的一個組成部分，也是適應社會對檔案信息的管理需求。就是要進一步提高工作效率，準確及時傳輸檔案信息，提高信息的時效性。這就需要利用計算機、掃描儀等現代設備，將檔案信息整理輸入計算機，并且通過系統處理，將非文字資料轉變成數據資料，根據需要提供快速查閱利用。

（四）加快和完善檔案資源建設

豐富的檔案資源是檔案提供利用的基礎。而目前機關單位的檔案機構多還局限在文書檔案為主、你交我收的狀態。這遠遠不能滿足社會的檔案利用需求。因此，要重新定位檔案功能，擴大檔案內涵，擴大檔案收集范圍，主動收集、征集或主動記錄單位活動，加快并完善檔案資源建設。作者單位：河北體育學院