數字檔案館知識創新中的激勵問題研究

摘要：結合數字檔案館知識創新，在分析數字檔案館知識創新中激勵現狀基礎上，提出數字檔案館整體激勵、檔案館員激勵和用戶激勵三方面激勵策略，以期提升數字檔案館知識創新績效。

關鍵詞：知識創新 數字檔案館 激勵

檔案館屬于集中存儲和利用檔案信息的文化事業機構，擁有浩如煙海的知識，知識管理至始至終滲透其中，尤其數字檔案館飛速發展，大幅度增加知識數量。面對數字檔案館蘊藏著的豐富知識，我們有必要在知識創新中引進激勵措施，激活新知識，提升數字檔案館知識服務的質量，以推動數字檔案館穩定、健康、可持續的發展。

一、數字檔案館知識創新

數字檔案館的利用工作由傳統檔案文獻信息服務轉向知識服務，從傳統檔案文獻信息管理向以用戶需求轉變，更多的是滿足用戶的知識增值需要，因此，數字檔案館知識創新的有效運行，將在一定程度上提高其競爭能力，保障其在整個知識服務領域立于不敗之地。數字檔案館知識創新是一種以用戶為中心的知識服務系統，以網絡信息資源、館藏文獻信息資源、電子資源構成知識資源為基礎，依托先進計算機技術、現代通訊技術和信息技術，調動檔案館組織、檔案館員與用戶主觀能動性，優化整合檔案館內外資源、技術、服務與用戶為一體化的知識資源服務平臺。①數字檔案館知識創新的主體包括數字檔案館組織、檔案館員與用戶。知識按其特性可分為隱性知識和顯性知識。隱性知識在短期內難以轉移、模仿、捉摸不定，轉移時需要極大成本，以至于無法進行轉移；顯性知識以知識庫形式存在，容易搜尋與識別，利于知識轉移的實現。②數字檔案館的知識大多數以顯性知識存在著，具體劃分為內部知識和外部知識，前者主要包括經過數字化的傳統館藏紙質檔案文獻資源、移交的電子文件以及其他電子資源；后者主要是網絡信息資源、政府信息公開資源，或其他數字科技館、博物館、圖書館的知識資源。例如政府信息公開服務，檔案館在該服務中的定位、資源組織、人員配置、技術支持以及資金投入，均需要慎重考慮。檔案館員擁有專業學科背景，其知識結構屬于隱性知識，難以轉移。用戶也可參與數字檔案館知識創新過程，例如數字檔案館可借助意見箱接收用戶的反饋信息，重新對知識進行整理與挖掘，新的知識應運而生，將其存儲到知識庫中，組成數字檔案館的顯性知識。所有這些知識的資源均存在不同知識主體隱性知識與顯性知識的交融、轉化，進而實現數字檔案館知識創新。而這種轉化需要激勵來加速實現。通過激勵機制，數字檔案館不同層次的知識主體的隱性知識不斷地轉化為顯性知識，顯性知識轉化為隱性知識，個體知識不斷地轉化為組織知識，零散的知識不斷轉化為系統的知識，不同主體的知識不斷地實現創新，③以此類推，循環不止，呈現螺旋上升趨勢。因此，數字檔案館知識創新中激勵機制的主要功能是促使數字檔案館中各方的行為方式和價值觀念向知識創新的取向靠攏，激發數字檔案館組織活力，最大限度地、最有效地滿足用戶的知識吸收需求。

二、數字檔案館知識創新中激勵的困惑

1.檔案館員與數字檔案館組織之間。數字檔案館組織希望檔案館員能夠將自己掌握的核心隱性知識貢獻出來供組織中的其他館員分享，增大組織知識庫存量。一般情況下，并不是所有的檔案館員均樂意與他人分享知識，尤其無償奉獻自身核心隱性知識，決定知識創新質量和效果的關鍵因素是檔案館員轉移知識的主觀意愿。因為數字檔案館知識具有公共物品的性質，目地在于滿足用戶的需求，而檔案館員知識的生產成本很高，在使用上具有非排他性，傳播成本很低，所以檔案館員的核心隱性知識一旦轉移，就失去了對知識的專有權和獨占權，所以檔案館員一般不愿意奉獻知識。

2.檔案館員之間。數字檔案館知識創新過程中，檔案館員擔心轉移知識后會降低自身原有的知識價值，喪失在組織中的競爭力。因此，檔案館員決定是否進行知識輸出，要掂量對知識輸出的成本和收益，希望獲取最大化效益。例如檔案館員在職稱評定、職務升遷、曝光率、知名度等情況下，具有一定競爭關系，為了保持自身優勢，必然限制知識輸出的節奏，這樣就會影響數字檔案館知識創新的績效。

3.數字檔案館組織與用戶之間。用戶也可以促進數字檔案館知識創新的進程。例如數字檔案館設置“檔案利用”欄目，其中“檔案常見問題解答（FAQ）”即是匯總用戶在利用數字檔案館服務過程經常出現的一般問題的解答。但用戶提供知識給組織還存在轉移的障礙。一方面，用戶要想有效地把自己的隱性知識轉移給既定的組織，還需要借助一定技術手段或具備一定的人際溝通能力。例如用戶通過數字檔案館主頁“留言板”、“用戶者留言”、“回音壁”等發布自身知識，也可以通過數字檔案館主頁“在線咨詢”與檔案館員互動，用戶具有把自身的知識以組織易于理解的形式進行表達的能力，具有以必要的技巧清晰表達自己的知識的能力。如果用戶缺乏一定的溝通能力，就會不利于組織獲取用戶隱性知識。另一方面，數字檔案館組織并不一定愿意自覺自愿地接受用戶發送的知識，可能組織設置一些障礙，阻止用戶發送的知識的嵌入。④例如數字檔案館在接收咨詢問題之前，一般都會告知“讀者須知”或“溫馨提示”，其中一項“本館不咨詢與檔案館利用無關的問題”。這都會形成數字檔案館與用戶間知識溢出的障礙。

4.檔案館員與用戶之間。由于數字檔案館知識儲備不足，檔案館員無法回答用戶提出的咨詢問題，或者檔案館員的不作為，無法給出令用戶滿意的回答，或檔案館員交流方式不友好，溝通能力不夠，引起用戶反感，這些都會妨礙檔案館員與用戶之間知識創新的效果。例如數字檔案館主頁“在線咨詢”針對用戶咨詢問題，敷衍了事。由于用戶自身知識結構相對處于劣勢，知識相應由檔案館員流向用戶，檔案館員的主觀能動性將起到決定性作用。如果缺乏內在動力，檔案館員與用戶之間就會降低知識創新績效。

三、數字檔案館知識創新中的激勵策略

通過以上分析，數字檔案館知識創新不間斷實現需要激發知識不同主體的活力，最優化策略在于激勵機制的建立與完善。

1.數字檔案館整體激勵

數字檔案館整體激勵是把組織整體作為一種激勵策略，積極發揮管理者、檔案館員主觀能動性，形成密切合作、協調發展態勢，達到組織的總體績效水平高于個體績效的總和。⑤目的在于以檔案館員為基本單位的數字檔案館組織積極性的調動和管理。

（1）目標。數字檔案館知識創新整體的目標即是“用戶第一，服務至上”，在符合檔案相關法律法規的前提下，盡最大可能滿足用戶的需要。不僅是數字檔案館整體目標，而且也是每位檔案館員必須明確的共同目標。如此一來，數字檔案館知識創新中檔案館員個人目標和組織整體目標有機結合起來，形成一致性目標，進而產生良好的激勵效果。

（2）精神。以用戶為本、尊重用戶個性的人文主義精神是數字檔案館利用服務的核心精神，例如平等服務、普遍服務、無障礙服務、全面服務、免費服務與協作共享共知服務。數字檔案館組織需要根據檔案館員的知識結構，開展針對性激勵措施，激發其積極性、主動性、創造性，形成凝聚合力，從而提升數字檔案館整體服務質量。

（3）管理。數字檔案館知識創新績效注重整體績效水平，以組織整體及其檔案館員核心素質激發為主，共同提升組織整體的效果。整體績效離不開高效的管理，數字檔案館激勵借助共享價值觀和共同愿景將個體績效統一于組織績效進行管理，具體包括整體績效計劃、績效實施、績效考核反饋等績效管理制度。

（4）氛圍。數字檔案館知識創新情景主要表現在文化氛圍，和諧、健康、充滿活力的文化氛圍利于組織知識創新整體績效的提升。數字檔案館知識創新激勵也需要營造特色文化氛圍， 培養檔案館員的認同度和忠誠度，快樂地工作。

2.檔案館員激勵

數字檔案館知識創新績效的提升取決于激勵措施得當，檔案館員的主觀能動性充分發揮。數字檔案館知識創新中檔案館員屬于知識型，在心理需求、價值觀念、個人習慣及工作方式等存在著特殊性。例如自我實現的強烈愿望、專業特長、強烈的個性、高度成就感以及較強的創造性。

（1）績效工資。績效工資是指以職工被聘上崗的工作崗位為主，根據崗位技術含量、責任大小、勞動強度和環境優劣確定崗級，支付勞動報酬的工資制度。數字檔案館組織可以依據一定的手段和方法了解檔案館員的基本信息(如工作能力、努力程度、責任心等)，評判其工作能力，根據其業績大小，確定其工資數額。

（2）成長機會。眾所周知，檔案館員都愿意接收新知識，培訓、講座、座談都會踴躍參加，因此，數字檔案館應給檔案館員提供更多接收新知識的機會，尤其是走出去參加學術會議、繼續教育等機會，這是一種比較理想的激勵方式。

（3）適當授權。人最大的成就感在于獲取他人尊重與認可，而適當授權在一定程度上可以滿足這種追求的要求。數字檔案館管理者也應下放權力，實行松散式管理，提供足夠的空間給每一位檔案館員，自由組合，參與不同檔案咨詢專題決策。另外，激勵也體現在獎勵和懲罰上，對優秀者，要及時獎勵；違規者，相應地進行處罰，充分彰顯激勵措施的公平性。

3.用戶激勵

用戶激勵方式主要包括：

（1）物質金錢激勵。即以物質或金錢為回報來鼓勵用戶參與的方法。物質金錢激勵可快速增加數字檔案館網站訪問與注冊用戶的數量，是一種快速聚集網絡人氣的方法。

（2）參與度排名激勵。參與度排名是從用戶心理層面進行激勵的典型方式。在某一時期或參與的全過程，數字檔案館對共享資源數量多、質量高、積分與等級提升快、用戶關注度高、評價好的用戶進行排名。

（3）傳統激勵。主要是指數字檔案館一些傳統激勵方式，如數字檔案館定期開設一些用戶講座，激勵用戶利用檔案文獻信息資源；特定時間舉辦各種活動，如2011年建黨九十周年之際舉辦黨史知識競賽等。因此，用戶激勵應積極協調主動激勵與被動激勵的實施力度，原則上應采取主動激勵為主，被動激勵為輔的方針。

注釋：

①李國慶.數字檔案館概論[M].北京：中國檔案出版社，2003:123.

②蔡娜，袁田.基于知識管理的數字檔案館與數字圖書館比較研究及啟示[J].檔案學通訊，2010（2）：25-29.

③張小芳.對構建知識服務型高校數字圖書館的思考[J].蘭臺世界，2010（14）：79-80.

④周九常.圖書館聯盟知識轉移障礙及其消除[J].中國圖書館學報，2008（2）：65-68.

⑤王濤，任榮.組織知識更新中的跨層次知識轉移[J].科學學與科學技術管理，2010（3）：94-100.

作者單位：鄭州師范學院