藝術檔案管理有新意水上明珠增亮點

四面碧水環繞，宛若水上明珠。位于人民大會堂西側的國家大劇院，已成為北京最著名的國家級標志性文化設施之一。截至2011 年9 月底，國家大劇院策劃組織商業演出2837 場；舉辦藝術普及教育演出和活動3950 多場，觀眾多達180 多萬人次，年均收入3億元，已成為世界演出版圖上的一個重要圓點，堪稱“藝術航母”。那么全面記錄這些驕人成績的藝術檔案管理得如何呢？本刊記者帶著這樣一個疑問走進了這座藝術殿堂，走近了她的藝術資料中心。

領導重視，目標高遠

“我們的目標是建立起一個標桿，讓大家知道高品位高水準的藝術是怎樣的，讓中國人知道人類創造的文化藝術經典可以達到怎樣的極致。一兩場演出的票房好不好沒關系，關鍵是不能因放松對藝術質量的把握而自毀長城，我們甘做高雅藝術的守望者。”國家大劇院院長陳平曾經如是說。其實，國家大劇院領導對藝術質量的追求是如此，對藝術檔案的重視也是如此。

2007年12月國家大劇院正式運營，各項工作都在艱難起步的階段，院領導班子就在有限的編制中設立了藝術檔案專門機構，配備了4名專職人員（2名研究生、2名本科），并將檔案工作列入大劇院工作的議事日程。陳平院長還多次召集院領導班子成員和各部門負責人研究并召開現場會布置、檢查檔案工作；為推動檔案工作的真正落實，還提出了檔案工作一票否決制，將各部門檔案移交質量直接與年終評優掛鉤。

國家大劇院占地面積11.89萬平方米，建筑面積21.75萬平方米，建筑雄偉壯觀。走進大劇院，寬敞明亮自不必說，徜徉其中，到處都是藝術的享受。殊不知，大劇院的工作人員為此都擠在了一起，大多是10多個人擠在一個辦公室。在如此局促的辦公環境下，大劇院卻為檔案建設了一個175平方米的藝術檔案庫房。由此，大劇院對檔案的重視程度可見一斑。

制度建設護航檔案管理

國家大劇院共有4個劇場，每年演出項目400有余，每一個劇目的演出都離不開12個部門的共同努力，在此過程中，形成的檔案自然也是種類多樣、內容異彩紛呈。如何將這些檔案收集起來，集中保存，隊伍和制度建設不可缺。

大劇院的檔案人在沒有成熟模式可借鑒的情況下，勇敢地走出探索的第一步。他們認真學習《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和《藝術檔案管理辦法》的文件精神，深入生產部門向劇目生產人員虛心求教，邀請舞臺專家座談劇目復排需求，到北京人民藝術劇院學習調研，結合《國家大劇院崗位職責》和工作實際，不斷摸索探討，反復征求意見，最終制定了《國家大劇院藝術檔案歸檔辦法》及《國家大劇院藝術檔案歸檔范圍和保管期限表》，確定了檔案的收集范圍。

為保障檔案收集隊伍建設，在對兼職藝術檔案員進行定期業務培訓和業務指導的基礎上，大劇院制訂了《藝術檔案兼職檔案員崗位職責》，并要求兼職檔案員結合本部門具體情況制定相應辦法予以落實。

為保障檔案移交的有效落實，藝術資料中心根據大劇院的計劃安排擬制了《月演出排期表》，預先下發給各生產部門便于相關材料的收集積累。根據重點劇目重點接收的原則，藝術資料中心將本院創作和制作的劇目作為收集重點，按照藝術檔案利用需求逐項細化接收內容，制定了《國家大劇院原創劇目、制作劇目移交細則》，強化了重點檔案移交的完整性和系統性。為了解各部門檔案移交情況，他們還制定了《移交檔案登記臺帳》，根據各部門每月移交情況進行登記統計，并于年底上報院領導作為檔案移交部門和個人評先的依據。

為大劇院留存寶貝，為歷史創造永恒

為豐富庫藏，藝術資料中心的檔案人不僅將其他部門為國際知名和年事已高的藝術家保留的聲、影進行永久保存，還主動聯系這些藝術家，為其制作珍貴的手模，永久紀念。

2008年7月15日，奧地利阿班·貝爾格四重奏組合的4位成員來到國家大劇院，這是他們第一次來中國演出，然而也是最后的謝幕絕響。這個馳騁樂壇40年的傳奇組合，將正式解散，各自單飛。作為永恒的紀念，藝術資料中心特意為他們制作了手模。當4人在一種特殊材質的印泥上同時按下手印的那一刻，一絲傷感油然而生。但是手模把它們曾經的輝煌變成了永恒。目前，國家大劇院藝術資料中心還收集到世界著名指揮家米歇爾·普拉松、克里斯托夫·馮·多赫拉伊、伯納德·海丁克的指揮棒以及祖賓·梅塔、西蒙·拉特、安妮·索菲·穆特等40余位藝術大師的手模。

正是這種積極和努力，國家大劇院藝術資料中心的庫藏可謂豐富多彩。據藝術資料中心馬榮國主任介紹，截至2010年底，他們已收集文字檔案1093卷6325件，光盤6700件，照片630卷20000余張，圖譜檔案270余件，實物100件；包括了716個演出項目和300余個活動項目。

檔案服務無處不在

分管藝術資料中心的楊靜茂副院長說，檔案工作是每個員工工作的一部分，每完成一份工作，就將形成的文件材料整理立卷，然后移交到檔案部門，這是他們追求的檔案管理的理想狀態。而這種理想狀態的目標是要提供服務。管理不是為管理而管理，管理的最高層次是服務，我們就是要把檔案管理做成檔案服務。為此，他們不僅為劇院的演出活動、文化宣傳提供服務，還從社會需求出發，做好服務。

藝術檔案利用率很高，往往是檔案剛剛移交就需要提供利用，為了配合大劇院的中心工作，藝術資料中心的檔案人員采取邊移交邊提供利用的方式，對沒來得及整理的檔案外借進行逐頁登記，數字檔案母盤采取刻盤利用的方式，在保障安全的同時，不耽誤中心工作的使用。為了提高服務質量，他們還研發了藝術檔案管理系統，它的使用將為舞美設計、演出照片的下載、演出視頻的編輯、宣傳品的制作和編史修志提供便利，提高利用效果。目前該系統已經進入初期驗收階段，不久即可投入使用。楊靜茂副院長說，我們的目標是只要這個檔案存在，不論他在大劇院的什么地方，我們都要搜索到。隨著系統的開發完成，這個目標就要成為現實。

大劇院建院近4年來，已經為《精彩在這里呈現》、《精彩在這里綻放》、《舞影-國家大劇院現代舞攝影藝術展》、《回眸經典-國家大劇院原創與制作劇目展》等十余場展覽提供檔案，豐富了展覽內容，收到了很好的效果；還利用檔案將大劇院原創劇目《赤壁》制作成光盤，推廣給更多的京劇愛好者欣賞；而且平面媒體的大量宣傳報道也不乏檔案的身影。

隨著社會對文化藝術的需求日益升溫，他們研發了《國家大劇院演出藝術檔案數據庫》，只要是大劇院的會員隨時可以到藝術資料中心免費欣賞所有的劇目音像資料。大劇院檔案人正在想社會所想，急社會所需，為文化繁榮貢獻自己的一份力量。