基層檔案管理人員的心理問題及調適

摘要：隨著社會生活節奏的加快和工作壓力的增大，基層檔案管理人員在工作過程中極易出現孤獨、煩躁厭倦、焦慮、職業價值感低等不良心理問題。本文分析了檔案管理人員易出現的主要心理問題及原因，并提出不良心理調適的策略，以提高檔案管理人員的心理素質，促進檔案管理事業的發展。

關鍵詞：檔案管理人員 心理問題 調適

一、檔案管理人員不良心理及其產生背景

（一）檔案管理工作大多數時間里需要面對各種檔案材料進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用服務，與人打交道的時間與機會較少，容易局限在自己的小天地里，孤芳自賞，從而極易產生職業疏離感，孤獨、壓抑、失落心理常伴之左右。

（二）檔案管理工作枯燥、瑣碎需要特別細心耐心，極易使人產生煩燥情緒。按照國家的有關規定，檔案管理人員負責對各類檔案的接收、分類、編目、編制檢索工具、進行系統管理、定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定、積極做好檔案信息資源的開發工作、做好文件、資料、檔案的保密、保管工作等，檔案管理人員在日常的工作中要特別細心、耐心、精心。在日復一日的單調、重復的勞動過程中，枯燥乏味之感油然而生。

（三）社會的飛速發展及新信息技術在檔案管理中越來越廣泛地應用，使檔案管理人員的工作壓力加大，以致產生焦慮和挫折感。目前，計算機技術和數據通訊技術的飛速發展，使傳統的檔案信息服務無論在內容上還是在形式上都發生了根本性的變化：檔案工作領域不斷擴大，檔案種類不斷增多，檔案工作也出現了新動向，檔案工作方法在不斷地更新變化，檔案管理由傳統的手工操作走向現代化的計算機管理，文書檔案也由原先繁雜的立卷方法更新為簡便易行的一件一檔整理要求。這就要求檔案管理人員要花大量的時間來學習新技術，適應新的管理環境。

（四）檔案管理工作得不到重視，缺乏職業成就感。社會對基層檔案管理是低技術含量工作的認知，使人們覺得檔案管理人人可為，認為只要檔案不丟失、不泄密，就可以了。這就造成了人們對基層檔案管理人員的不重視，加上許多基層單位工作的復雜性，許多檔案工作人員在實際工作中大都身兼數職，對專業性較強的檔案工作來不及認真鉆研學習，或者檔案人員時常更換，缺乏相對穩定，以致對檔案方面的基礎知識都知之甚少，造成許多基層組織單位檔案人員的業務技能普遍偏低。這種情況使檔案管理人員自己對本身工作也產生輕視之感，部分一線檔案管理人員缺乏對職業成就感的體驗，認為工作枯燥乏味，得不到領導的重視和支持，沒有發展前途。檔案管理工作和職業認同受到許多挑戰和影響。

二、不良心理調適策略

（一）以人為本，構建和發展組織文化，建立組織共同的心理認同愿景，降低孤獨感

首先，通過組織文化的建立，形成共同信念。信念可以使個人克服孤獨帶來的恐懼，減少物理環境和社會環境因素，特別是價值觀沖突導致的孤獨感，也可以讓組織產生強大凝聚力，組織的凝聚力越大，它的工作效率就越高，也就越有活力。其次，組織在設計工作時除考慮技術性因素外，也要為員工提供滿足合群心理需要的機會，加強員工的交流。每個人都有社會交往需要，檔案管理人員不可能沒有人際交往，適當的人際交往是人類個體滿足自身合群需要的手段。“社會人”假設理論認為，社會、心理需要才是促使人們工作的最大動力。第三，要組織高效工作團隊，需結合員工個性合理搭配。管理者在合理配置團隊組成時除了要考慮個性、能力的配比外，也要充分考慮到對孤獨感的引導因素。最后，加強心理輔導，制定員工幫助計劃。通過專業人員對組織的診斷、建議和對員工的專業指導、培訓和咨詢，旨在幫助員工解決各種心理和行為困惑，提高員工在組織中的工作績效。

（二）提高檔案管理人員的認知水平，滿足其合理的需要，注重內在激勵，突破職業發展高原期，克服厭倦情緒

心理學理論告訴我們，認識是心理活動的基礎。要克服厭倦心理，首先應注重提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，增強他們對厭倦心理的調控能力。檔案管理人員個人也要學會換一種角度來審視自己的工作，在業務熟練的基礎上加以創新，以克服厭倦情緒。 其次，注重對員工的內在激勵，滿足合理心理需要。需要是人的行為的原動力，人的合理需要得到滿足，工作積極性就高；相反，需要得不到滿足，積極性就低，甚至產生厭倦心理。第三，強化職業技能的訓練，突破職業發展高原期。經過幾年工作實踐的磨練后，員工對各種工作流程及其細節應對自如，由業務生手變成了熟手，但是，如果在業務熟練期不再繼續加強職業技能訓練，就會出現職業技能的停頓，于是，一個人職業技能發展的高原期來臨。 我們只有在熟練的基礎上不斷地在工作中應用新知識、不斷學習、總結、創新，多關注與自己工作相關的前沿理論知識，并將這些運用到自己的工作中去，就會度過高原期，獲得職業技能的進一步發展。最后，培養員工的責任意識。因厭倦工作而在工作中敷衍了事也與責任心不夠、職業道德發展水平不高有關。員工將工作當成自己混飯吃的工具而沒有當成是自己的職責，就會任由自己的厭倦心理和敷衍行為隨意發展下去。如果我們能夠從培養自己的責任意識出發，在工作中做到認真、負責，就會調動自身的工作積極性，厭倦的心理就會消退。

（三）不斷加強業務培訓，克服新管理技術帶來的職業焦慮感

檔案人員的業務現代化是實現檔案管理現代化的關鍵。首先，優化知識結構。作為新時期的檔案管理人員，除了要掌握歸檔的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報、計算機信息技術等相關學科知識，使自己成為一名具備綜合工作能力的復合型人才，適應新形勢下檔案工作的需要。其次，強化繼續教育。應對檔案專業人員定期進行繼續教育培訓，提供不斷擴展自己檔案專業知識的機會，提高、補充檔案學新理論、新方法、新觀念，彌補一次性教育的不足。第三，掌握現化檔案管理新技術。隨著計算機管理技術在檔案管理中應用的日益成熟，對檔案工作人員的要求也越來越高，我們已經不能只局限于傳統的收集、整理、歸檔等檔案管理方式，它需要檔案工作者不僅要熟練操作計算機，懂得規范準確地使用檔案軟件，還要具有創新意識，跟上檔案管理現代化的步伐。因此，檔案管理人員要不斷學習新技術、新方法，掌握新的技巧，善于用現代的管理手段來管理檔案。

（四）加強管理，引導員工充分感受職業的幸福，提升檔案管理人員的職業認同感

職業認同是人們努力做好本職工作、達成目標的心理基礎。高度的職業認同能夠幫助員工改變信念體系，從而提高其行為的效能感和有效性，把職業當作是終身事業而不是一種負擔，把工作過程中產生的酸甜苦辣當作是幸福與快樂，不為委屈、勞累而煩惱，真正成為一個愛崗敬業的人。

首先，嚴格準入制度，選拔專業能力強、職業素質高、尤其是選拔那些甘愿從事檔案管理工作的人進入檔案管理隊伍。當代的檔案管理工作是一項專業性較強的工作，從業人員應有較強的業務技能：能從事專業技術檔案的分類、編目、保護、修復、控溫、消塵、防蟲等業務技能和實際操作，但更重要的是從業人員對檔案管理工作的喜愛。因此，我們在選拔任用檔案管理工作人員時，不僅要考察他們的專業能力，也要看他們對本項工作的喜愛程度，將那些把檔案管理工作當成事業、有強烈的職業傾向、熱愛檔案管理工作的人引入行業隊伍。

其次，在組織管理過程中，要細化目標，引導和幫助員工設計和制定職業生涯規劃，提高員工的效能感。對于職業認同感較低的員工，要積極促進他們轉變態度，努力提升他們對職業角色的認同，讓員工在對自我態度有清醒認識的基礎上，逐漸實現職業自覺。

第三，改善組織管理，增強員工的歸屬感。職業認同不僅是個體心理問題，更是一個人與其他現實存在的關系問題。員工職業角色認同是他在長期從事本職業，在與之相關的各種關系相互作用過程中，在對該職業活動的價值、性質、狀態與環境等認可的前提下逐漸形成的。因此，組織要營造和諧的氛圍，關心員工的精神世界，增加他們對現實生活的滿意度，在一個歸屬感強的組織群體中，員工就會產生更強的自信心和信賴感，有助于自身潛能的發揮和職業的發展。組織要在關心工作和關心人之間尋求一個平衡點，把組織單位建設成一個具有凝聚力和歸屬感的集體。

最后，引導員工追尋職業樂趣，增強職業自覺程度。如果員工能夠體驗到職業本身的樂趣，就能把工作當成享受而不是犧牲，把工作當成生活本身而不只是謀生的手段，此時，員工就可以實現職業的自覺。因此，組織要為員工職業成功創造更多的機會，采用積極的激勵措施，促進員工可持續地和諧發展，減少員工從業過程的挫敗感，使員工的能力得以提升，潛能得以激發，讓員工關注和追求職業本身的快樂，感受到職業的幸福。

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作者單位：煙臺職業學院藝術系 煙臺職業學院德育部