淺議數碼照片檔案管理

摘要：數碼相機的推廣與使用給人們的工作和生活帶來了極大的便利，但數碼照片的管理和維護也不得不要面臨更多的挑戰。本文簡要介紹了數碼照片管理現狀，并提出了數碼照片檔案整理、歸檔、保存的幾個原則。

關鍵詞：數碼 照片 檔案 管理

一、數碼照片管理的現狀

信息技術的飛速發展，開闊了管理者的眼界。電子相機的推廣與使用給人們的工作和生活帶來了極大的便利，但是卻也使得電子照片的管理和維護不得不面對更多的挑戰。我國的不同部門和行業都有關于照片檔案保存的通用模式，然而絕大部分針對的是紙質照片而設立的，但是對應專業性的電子照片檔案的管理并沒有統一的標準和固定的模式，對于數碼照片進行文檔命名或者是刻錄保存的專業管理并不多，因此在該類別檔案的收管用方面往往存在諸多問題。

1．保存的盲目性。因為采集信息所需要的費用大大下降，有很多相關單位的檔案管理部門收集有大量的數碼照片，但存在很嚴重的雷同現象，在一個采集點往往可能會有幾十或上百張的照片，照片采集完了，不能及時進行細化分類，積累的照片并沒有區分出其時間、地點等基本的標識，更沒有進行專業化的著錄工作。

2．沒有遵循統一標準。相當部分單位所采用的數碼照片整理方法，都是以人物事件為主題進行存放，每個主題構建單獨的文件夾，也就是通過文件夾的模式對應所存放數碼照片。如果文件夾一旦出現變動，作為個體的數碼照片很難被人清晰了解。

3．保存過程無序。很多企業的照片都是各部門人員在工作中形成的，在照片采集完之后，既沒有及時歸檔，也沒有導出到電腦，時間一長就沒有相關事件的細節記錄了。等到需要導出照片的時候，就非常容易將不同事件混合成一體，最終影響了照片歸檔信息的準確性。

4．數碼照片檔案管理的安全問題堪憂。數碼照片檔案屬于電子檔案的一種，對設備的依賴程度非常大，而且具有載體與信息相分離以及電子文件的共享性等特點，這使得數碼照片檔案管理的安全性成為一個不可忽視的問題。在數碼照片檔案的管理過程中，在數據形態的錄入、輸出等操作過程中，容易出現失誤或者被竊等情況，甚至還可能存在不可抗拒的客觀災害等。所以，檔案部門現有數碼照片檔案管理的安全問題不容忽視。

上述情況的存在，導致數碼照片在管理效率上難以滿足數碼照片檔案的管理需求，因此建立一個涵蓋收集、篩選、命名等的整理體系，以及科學嚴謹的工作模式是非常必要的。

二、數碼照片檔案整理的應有原則

因為數碼信息的采集內容繁雜，完成迅速，客觀上更加要求我們在第一時間整理，從而避免因為時間過長而導致難以處理甚至難以識別等，鑒于此一定要有通用的統一準則。

1．完善企業對數碼照片收集工作的規章制度。在公共交通控股集團的數碼照片檔案工作中，我們首先依據北京市檔案局2010年頒發的《北京市數碼照片歸檔與管理辦法》（京檔發[2010]7號）通知要求規定集團公司數碼照片收集歸檔規定，以制度作為規范工作的條件。

2．統一格式，便于查看。數碼照片采集完畢之后如果不經過特殊的處理，一般格式是JPG或者RAW，在讀取方面并沒有異常情況，windows系統軟件就能夠查看。而如果是數碼掃描所得到的信息采集單元則一定要注意通用格式例如采用TIFF、JPG等進行歸檔。此外，進行歸檔整理時，檔案管理部門人員也要注意EXIF 信息以保證信息單元沒有修改變動，如果是采用了非統一格式的圖像例如GIF、BMP進行保存的，應該將其轉變為通用格式例如JPG等。

3．載體要具備讀取條件。電子信息所存儲的介質可以是磁盤、光盤或磁帶。載體的可用性對于照片的查看而言非常重要，也是前提條件。例如刻錄光盤保存時，其內部文件夾結構以及層次，目錄格式和刻錄的規格以及參數等重要信息點都要有統一標準。

4．著錄方式規范。要拋棄隨性整理的方式，如建個文件夾寫個年月日，泛泛描述大概事件的方式，該種整理方式會導致攝影事件的細節丟失或者人物辨認不清，最重要的是可能由于誤操作等使文件夾包含的數碼照片因為脫離原來的虛擬存儲空間而導致無法明確辨析，喪失存檔初衷，使得存檔失去意義。因此要明確具體規范的著錄項目和著錄方法，確保照片來龍去脈明確且以利于永久可讀。

5．檔案號準確清晰。對電子類信息的管理一般都需要有較強且指代專一的序號，數碼照片同樣不可避免。檔案號是檔案實體管理最基本的秩序號，是檔案實體在秩序系統中的固定位置號或存址號，在檔案管理中具有基礎性管理作用。如果沒有檔號，檔案管理就無法正常有效進行。數碼照片同樣不能免俗，這就要求做到各序號的功能和命名方式都非常明晰，才可以在存量龐大的數碼照片中便捷、快速地找到所需的照片。

三、數碼照片檔案的歸檔及保存方案

1．數碼照片命名。電子信息采集完畢之后，照片附帶有自動字符串加計數的附加文件名，例如 IMG_0213、DSC_003 等，在一個文件夾內存在一定順序標記性，但是一旦脫離文件夾后，就基本上變得沒有意義，容易與類似的數碼照片混淆。假設是從各檔案管理部門自行制作移交存儲載體，則可以根據情況在案卷號前添加部門代碼并且附加圓點隔開，比如D010- ZP·2011- 002- 0003。但是這種方法要在照片信息進行了整理后再進行，也即將照片按照一定的主題焦點或者保管期限等進行匯總形成所謂的案卷，最后才能在案卷內進行命名。

2．數碼照片著錄。在紙質照片信息類的處理過程中，只需要針對被拍攝人或者被拍攝的場景，并跟進事件描述以及附帶底片和冊號等標識即可，但是由于技術的發展，數碼照片的著錄需要增加新的標識。一般而言對數碼照片進行通用著錄的過程中，三個核心信息是需要進行標識的，首先是數碼照片的拍攝背景信息，包括照片的題名時間、地點人物和背景；其次是照片的拍攝信息，例如拍攝的作者是誰，被數字化的時間，原來圖像的屬性等；最后是照片的檔號存址信息，例如檔號、檔案門類代碼以及案卷號，更廣泛的還包括部門代號、張號以及離線存址號等。著錄項目的詳細程度與管理和搜索利用的輕松程度息息相關。許多部門在拍照完成后往往采用簡單的重命名的方式對數碼照片標記后刻錄保存，但是一方面因為著錄過于簡單，導致很多關鍵信息因字段長度等原因反映不全；另一方面，這種方式會受到網絡或是外界病毒以及誤操作等影響，因而是一種安全性無法保證的命名著錄方法。

3．數碼照片存儲結構及脫機載體編號。數碼照片的歸檔存儲可以選擇磁盤等形式脫機保存，此過程強調層次清晰，目錄完整，在根目錄下以年度、事由主題以及保管期限為分類依據建立第一級子目錄，而后在該子目錄下放置“數據”、“描述”、“其他”三個文件夾。在“數據”文件夾中，有該類目下的所有照片，照片以檔號命名；“描述”文件夾中，裝有XLS格式的數據目錄，與數碼照片對應；“其他”文件夾內保存非標準格式圖片輔助性打開與編輯的軟件等。同時，下級目錄下還有Readme.txt說明文件，用來說明載體編號、光盤套別（一、二、三）、備份時間、遷移次數、遷移原因、制作人、數據檢驗、檢驗人等事項，假若是光盤還需要記錄刻錄參數、光盤參數等內容。

4．做好數碼照片檔案管理的數據備份和數據恢復工作。備份技術是屬于數據安全策略，用于確保數碼照片檔案管理的信息安全。簡單地說，備份系統存在時，即使一旦遭到攻擊，原始數據丟失或損壞，可以用備份和數據恢復使系統正常工作，從而避免文件被毀造成巨大的損失。為了確保數字照片檔案管理的存儲安全，要嚴格執行雙備份系統，即：一套密封保存，另一套是提供使用。必要時甚至可封存兩套。針對網絡安全系統，建立數據備份和恢復體系，確保關鍵信息可以在計算機和網絡遭遇不可抗拒性問題時得以恢復。

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作者單位：北京公共交通控股（集團）有限公司