光盤檔案數據整理、遷移工作流程的優化與實踐

摘要：本文僅從北京市朝陽區檔案館按照國家檔案局每四年對歸檔光盤進行一次數據遷移的要求，對館藏光盤檔案重新分類編號、遷移數據并多套備份的工作實踐出發，從工作流程的角度分析、探討如何在檔案數據遷移過程中更好地保護檔案數據，以及從如何便于最終利用的角度出發存儲光盤檔案。

關鍵詞： 光盤 檔案 整理 遷移

一、重新整理光盤檔案背景

我館本次重新整理的光盤檔案中，包括館藏紙質檔案數字化數據、館藏錄音和錄像帶轉錄的影音文件、館藏照片掃描圖像、其他移交進館的以光盤為存儲介質的檔案數據以及北京奧運會籌辦及開閉幕期間產生的各類電子文件等。除奧運檔案列為單獨系列外，其他光盤檔案均列在同一序列中。

此種歸檔方法的優點在于便于光盤檔案的統一管理，節約存儲空間，適用于光盤檔案數量不多，存儲空間和條件有限的情況，缺點在于分類不明確，不利于各類內容不同的光盤檔案（如文書數字化檔案、影音檔案、數字化照片檔案等）歸檔存儲的連續性和延續性以及各項數據的統計。如光盤檔案數量較多且內容差異較大，或可預見在一定時期內光盤檔案數量增長較快，應考慮細化分類，以便于統計館藏各類多媒體電子檔案和利用查詢。

二、工作流程

我館參與本次工作的工作人員只有兩名，在人員和時間都較為緊張的情況下，經過反復試驗，調整細化工作流程為：前期原盤檢查——光盤塔復刻3套、標識新編號——光盤目錄數據庫及封面標簽制作——光盤校驗——3套入庫存儲。同時將各流程中出現的問題及時記錄在案，做好工作臺賬備查。

1.前期原盤檢查

前期原盤檢查包括可讀性、內容的完整性、數據的安全性等多項檢查，并填制“數字化檔案光盤檢測登記表”，記錄原光盤實體檢查情況。在檢查的同時記錄光盤存儲空間大小、存儲格式及具體內容等，為下一步制作光盤目錄做好前期準備。

在檢查中，對于不可讀但可復制（不含涉密數據）的原盤，使用確認運行穩定的刻錄軟件在穩定的系統環境下重新燒錄；對于不可讀且不可復制（不含涉密數據）、標識內容與實體內容不符、數據無法使用（影音文件損壞、圖像反轉、水印反轉、數據庫掛接錯誤等）及應用程序無法正常使用等問題的原盤，則查找原數據重新制作光盤。

對于在檢查中發現病毒的原盤，如能查找到原數據，則重新拷貝原數據后制作光盤；對于原數據查找困難的，暫不予復制歸檔。因此，為防止病毒感染、擴散，刻錄與校驗計算機必須分開使用，二者不允許混用。且校驗計算機應與網絡保持物理隔離狀態。如刻錄與校驗電腦不分開使用，可能危及檔案數據安全。在本次校驗過程中，確實發現個別光盤帶有攻擊性病毒，嚴重感染電腦至系統癱瘓并且不易清除的情況。

2.光盤刻錄

為提高工作效率，且保證復制過程中檔案數據的安全性，本次復刻使用光盤刻錄塔。光盤刻錄塔的工作原理是首先從CD-ROM或DVD-ROM驅動器中讀出原盤數據鏡像到硬盤上，然后再將數據分多路傳輸到各個刻錄機，控制所有的刻錄機同步刻錄CDR/DVDR盤片，由于使用了高速硬盤，所以數據傳輸快，不易產生緩沖器欠載運行錯誤，提高了拷貝的成功率。且因其不通過計算機設備連接，隨讀隨刻，可以保證在不受外界病毒、系統環境干擾情況下形成與原盤數據存儲模式完全一致的新盤。出現的問題主要是刻錄光驅有壽命限制，在以32倍速連續刻錄狀態下，平均每個獨立光驅能夠正常刻錄新盤數約為800張，超出此數字后其所刻錄盤壞盤率逐漸升高，需適時更換光驅，保證刻錄質量。

在刻錄介質選擇上，我館本次使用SONY DVD-R 1×-16x 4.7GB/120min/DMR47C3、DMR47S3和SONY CD-R 1×-48x 700MB/CDQ80CG，經觀察計算，以32倍速刻錄，容量500M計，CD刻錄時間平均為3分鐘；以容量4.0GB計，C3型號DVD盤片刻錄時間平均為9分鐘，S3型號DVD盤片刻錄時間平均為5分半。

以上數據顯示，在實際中同品牌不同型號的光盤刻錄速度尚有差異，不同品牌之間差異性應更大，在確定刻錄介質前應在多種品牌和同種品牌不同型號光盤間分別做橫縱向測試比較，依據相關要求選擇各方面主要指數達標、安全性高、性價比合適的介質。

在復刻期間，第三方檢測機構曾就隨機給出的4種品牌（包含檔案級光盤）的光盤進行檢測，不同型號、品牌間的評測數據差值最多高達百倍以上。建議如采用光盤作為承載介質，應先取多種光盤到第三方機構評測，然后在保證檔案數據安全性的前提下決定使用何種光盤。另因光盤本身亦有有效使用期限，應在采購時要求每批次光盤都附帶主要參數檢測報告、產品合格證等文件，以便于確定光盤的質量是否符合標準，也為后續歸檔存儲確定存儲條件及檢測光盤的時間周期等工作做好準備。

在刻錄結束后填制“數字化檔案光盤數據遷移登記表”，存檔備查。

3.編號標識

本次復刻工作盤面絕大多數采用黑色光盤筆標識，少部分盤面采用紅色光盤筆標識。在查閱相關資料后，確定采用黑色光盤筆，一是黑色為對光盤表面涂層影響最小的顏色，二是專用光盤筆有利于標識的穩定性和統一性。少部分采用紅色光盤筆的原因是原盤表面已有文字，為與原文字區分，而使用對盤面影響次小的紅色。

4.光盤目錄數據庫及封面標識制作

針對原有光盤檔案目錄實際內容和存儲格式標注不清、不全，未統計實際容量等不完善之處，我館根據新制定的《北京市朝陽區檔案館館藏歸檔光盤編號規則》新增了數據庫及封面中光盤內容、存儲格式和實際容量等項，并補充了原光盤內容描述，以便于利用查詢和對館藏檔案相關數據的統計。見下圖。

存在的問題有，部分光盤內容過多過長，在題名中無法記全，需留在備注里，但該部分內容從Excel導入Access中時顯示出現錯誤。例如數碼照片光盤中記錄了一年度內多項活動照片，為了日后查找利用方便，此次復刻過程中把光盤里包含的內容全部記錄了下來，由于題名較長，無法在數據庫題名項中全部體現，只能在備注欄內體現，這樣可能會導致日后查全率的下降。

5.光盤校驗

為提高整體工作效率，光盤校驗工作安排在前幾項工作全部完成之后。主要側重于對光盤本身質量、可讀性、病毒查殺以及應用程序可用性的校驗。

為確保光盤檔案數據最大程度安全，本次光盤校驗采取100%逐盤校驗，全部館藏光盤（A、B、C）三套共4779張校驗完畢后，經計算總壞盤率約為6.91%（總壞盤數/使用總盤數），低于7%，符合相關要求。校驗所用光驅均與原刻錄光驅區分，對于校驗未通過的光盤按第一步驟中區分情況重新刻錄。

三、對以光盤為存儲介質檔案發展趨勢的一些看法

經實地調研得知，目前北京市檔案館已停止了對館藏光盤檔案多套備份的工作，主要原因在于光盤介質存儲方式不穩定，且單盤容量較小，對于精度較高的單個大容量文件無法應對。我館在本次工作中也出現相應問題，如轉錄館藏錄像帶，將其轉換為通用的AVI或MPGE格式后，單個文件大小幾乎都超過單張光盤容量，為將其刻錄成光盤，需要將原文件切割成兩到三個甚至更多個文件分盤刻錄，此做法顯然不利于檔案文件的完整性保存。

因此，光盤自身的局限性決定了其只能作為部分檔案階段性保存方法，通過我館開展此項工作的經驗，從長期看應選擇容量更大、更穩定的介質保存檔案數據，現有的僅以光盤形式存儲的檔案數據也應盡早選擇其他相對更穩定的介質備份存放，以確保其安全。

作者單位：北京市朝陽區檔案局