促進中小企業會計電算化實施的建議

摘 要:我國會計電算化的迅速發展對會計改革的順利實施起到起到了重要的作用，使會計工作發生很大的變化。但是在中小企業還沒有得到廣泛的應用，文章主要探討了促進中小企業會計電算化實施的幾點建議。

關鍵詞:會計電算化 中小企業會計 企業管理

中圖分類號:G712 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2011)12(b)-0202-01

在會計數據處理過程中運用計算機技術、可以使會計人員從繁重的手工操作中解脫出來，把主要精力用于會計監督、控制和決策。會計工作實現計算機處理后，會計人員只要將會計數據輸入計算機、會計數據的分類、歸集、計算、存儲、分析等工作，都由計算機自動完成，從而大大提高了會計的工作的效率。計算機能夠自動、高速地處理會計數據，提供企業經營管理所需的最新信息，滿足企業實時控制的需要，從而提高會計信息的時效性。以下主要探討了中小企業會計電算化的實施策略。

1 中小企業會計電算化的操作管理

1.1 操作人員的職責和權限管理

會計電算化應配有熟練的經過專門培訓的專職或兼職操作員，而且在各操作員之間必須有明確的職責分工。操作人員的崗位分工和崗位變化通常由會計主管和系統管理員確定，而其工作權限可以通過所采用的電算化軟件，以口令或其它方式進一步設定。操作人員應嚴格按照各種設備的使用說明進行操作;嚴格按照操作權限操作，不得越權使用系統;操作人員必須對本人所錄入或審核的數據負責，對本人所使用的儀器設備和軟件負責，并定期進行數據備份;不得有意或無意地將自己的密碼或口令泄露給他人，禁止在系統機器上玩游戲或運行外來軟件，不得擅自刪除系統文件;在運行系統過程中，不得在未退出系統之前擅自離開現場，以防他人盜用系統。

1.2 會計數據的輸入管理

會計數據輸入是會計電算化使用過程中的最重要的階段。只有保證系統輸入數據的有效、準確，才可能得到正確而有效的輸出。會計數據的輸入管理主要包括以下兩方面:(1)進行會計審核:為保證原始數據的正確、合法和有效，系統所錄入的原始憑證和記賬憑證等會計數據必須經過會計主管審核批準;(2)進行錄入審核:為保證會計軟件數據輸入的正確性，所有輸入計算機的重要會計數據如原始憑證和記賬憑證等，必須經過其他操作人員的復核確認。復核確認可采用二次錄入復核或顯示復核等方法。

1.3 嚴格的上機操作記錄制度

與許多大型系統一樣，會計電算化在使用過程中必須實行嚴格的上機操作記錄制度，以便系統管理員和系統維護人員能夠詳細了解系統硬件和軟件的運行情況，一旦出現問題，可以及時解決。上機操作記錄應包括操作人員姓名、上機起止時間、使用機器和型號、操作內容、運行情況的處理等。

2 中小企業會計電算化系統的軟硬件管理

2.1 嚴格的機房和設備管理制度

(1)會計電算化的機房應保持清潔、安靜，盡量遠離強電場、磁場和機械振動強的場所，并應具有溫濕度控制、防火、防水、防塵、防靜電、防電磁波等方面的設備或措施;(2)機房要有安全可靠的供配電系統，根據機房規模和用電功率，配備不間斷電源。硬件設備要采取安全有效的接地措施;(3)建立機房進出登記制度，禁止無關人員進入機房和非操作人員使用機房設備;(4)建立設備的定期維修檢查制度，減少運行期間發生故障的可能性

2.2 會計數據的安全保護措施

一個具有較完善的安全保密措施的會計核算系統，如果沒有運行期間對會計數據的安全保護措施做保證的話，則可能前功盡棄。會計數據在使用過程中的保護措施主要是做好數據的備份和保護，是保證會計軟件會計數據安全的另一重要措施。由于電算化后，日常的會計工作均由計算機完成，除原始憑證或記賬憑證外，會計數據均為電子數據。如何確定數據備份和賬本打印的周期和頻度，常常困擾電算化系統的用戶。從會計制度的要求和會計軟件的安全需要出發，通常可以采用月備份和日備份兩種備份形式、按季或按半年的賬本打印周期。日備份是每天都在大量錄入的基礎性數據如原始憑證或記賬憑證，及可能隨之發生變化的數據如會計科目文件等，必須采用日備份形式，以兩套軟盤或其他介質輪流覆蓋方式備份(單、雙日各一套，既經濟又便于數據損壞后的恢復)。月備份是根據基礎性數據生成的各種賬本數據、報表數據等，采用月備份形式，用兩套軟盤或其他介質進行雙備份，作為會計資料妥善保存在不同地點。

2.3 加強會計軟件運行環境的維護

與其他軟件系統一樣，會計電算化的正常運行，通常還受到運行環境的影響。運行環境包括系統的硬件環境、軟件環境及機房使用環境等。這些環境往往由于增加了新的外設，人為改變了因系統配置或自然環境發生了變化而改變，如果不進行適當調整，將會影響系統的正常運行。

在會計軟件投入使用后，可能會遇到更換打印機、擴充內存等情況。這時，通常需要系統管理員或系統維護人員及時更換打印驅動程序和重新進行系統配置，以保證新的打印機和擴充的內存能夠正常使用。此外，硬盤空間的維護也是經常性的工作。隨著會計軟件的運行，產生的文件數將越來越多，存儲的數據量也將越來越大。盡管系統開發人員通常在軟件系統中提供了對已備份的過期數據的刪除功能，但整理硬盤鏈表、消除硬盤碎片的工作往往不可缺少，有時還需要更換大容量硬盤甚至光盤，由此將帶來更多的系統轉移和環境維護工作。

3 加強會計電算化的檔案管理

為防止數據損壞或者被不法分子的擅自修改，存儲介質應裝在保護套和包裝盒內，分別存放在兩地，由不同部門如會計部和操作部保管。保管地點必須符合磁性介質對保存環境的要求;對磁介質檔案，必須建冊登記，標明存放內容、存放地點、保管人員、正副本別和復制時間等，必須做好分類索引工作，定期檢查備份的完好情況;對磁介質形式的會計檔案，其保管期按以下制度執行:系統程序及系統的全套開發文檔資料，保管期至系統停止使用或有重大修改之后的三年，明細賬、記賬憑證及其它會計數據保存期為兩個會計年，兩年之后，可根據需要刪除或延長保存期;

借閱會計檔案必須經過審批。而系統的所有技術文件，如開發資料和維護資料等，除用戶手冊和程序執行代碼以外，禁止系統部以外的人員調用，以防不法分子通曉系統的技術細節后，再利用職務之便(如系統操作員可頻繁接觸系統等)進行非法活動。對借閱前后的磁介質材料必須進行對照檢查，以保證數據的完好;會計軟件打印輸出的證、賬、表等，必須經輸出人員、審核人員和會計人員簽章，才能作為有效的會計資料上報和存檔。

參考文獻

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