高校體制創新中的人事檔案管理研究

摘 要:人事檔案管理體制創新必須堅持三個基本原則:一是實踐性和可行性原則;二是價值性和必要性的原則;三是多元性和包容性的原則。在人事檔案管理中，融入新的理念，實現三個思想轉變;采用新的手段，建立三個管理系統;構建新的內容，關注三類歸檔材料。

關鍵詞:高校 體制創新 人事檔案

中圖分類號:G64文獻標識碼:Ａ文章編號:1674-098X(2011)12(a)-0215-01

1 人事檔案理論與管理體制創新

人事檔案是人事管理活動中形成的，以備考察的文件材料。它記述和反映了一個人自身的經歷和德才表現。人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，其基本內容大致包括三部分:人事檔案的收集鑒別與歸檔、人事檔案的分類與管理、人事檔案的利用與傳遞。為此，建立完善的材料歸檔制度、檢查核對制度、轉遞制度、保衛保密制度、統計制度，對提升高校人事檔案管理水平，有積極作用。

創新是以新思維、新發明和新描述為特征的一種概念化過程，它有三層含義:一是更新，二是創造，三是改變。創新是主觀能動性的高級表現形式。創新主要包括:理論創新、科學技術創新、體制機制創新等。

人事檔案管理是高校教育行政管理中一項重要內容，是一個政策性很強、改革潛力較大的領域。因此，高校教育行政管理的體制創新必須堅持三個基本原則:一是實踐性和可行性原則;二是價值性和必要性的原則;三是多元性和包容性的原則。

19世紀初葉，“檔案學”概念首先在德國出現，目前國內外對人事檔案管理研究主要包括以下幾方面:

一是檔案的雙重價值理論。美國檔案學家謝倫伯格認為檔案文件一般具有兩種價值:一是原始價值，即對檔案所有人自身的價值;二是從屬價值，即對其他利用者產生的價值，包括證據價值、情報價值等。

二是檔案管理的效益理論。20世紀70年代，美國檔案學家梅納德·J·布里奇福特提出:檔案價值發揮作用所帶來的效益，只有超過因保管和保護其安全所需費用或代價時，才具有保存價值和必要性。

三是檔案管理的公開原則。18世紀末歐洲一些國家在頒布的檔案館條例中明確提出檔案“公開原則”，要求檔案向公眾開放。1945年美國新聞編輯庫柏首次提出“知情權”概念，隨后美國聯邦最高法院通過判例確認了此項權利，在許多國際法中“知情權”成為公民的一項基本人權。

四是人事檔案管理的人本原則。許多歐美國家規定，人事檔案提供必須以尊重檔案主體的隱私權為前提，如美國《1974年隱私權法案》規定，未經法院或人事檔案主體授權查看他人檔案是違法的，對執法部門也不例外。為了利于人的發展，美國《公平信用報告法》規定，個人檔案的正面信息可永遠保存，而負面信息超過了一定年限必須刪除。

2 人事檔案管理體制創新的意義及目標

高校是一個知識精英、科技人才相對集中的組織機構，隨著社會對高校科研成果需求的迅速增加，高校人才隊伍流動日趨頻繁，傳統的高校人事檔案管理模式已經難以適應目前改革、開放、和諧、共贏的大環境。人事檔案管理體制創新的理論意義突出表現為:從兩個背景(發達國家、中國國情)、兩個階段(社會主義革命、社會主義建設)、三個角度(法、理、情)立體型系統分析人事管理的本質涵義，并將這一領域的理論研究提升到一個新高度。

高校體制創新中的人事檔案管理將新的理念、新的手段、新的內容、新的機制引入高校人事檔案管理中，構建新的管理模式，使之成為提升高校人事管理水平、促進高校為社會服務的新動力。這一研究成果不僅可以對高校人事檔案管理提出新的思路，還可以對當前國內機關事業單位的人事檔案管理創新提供借鑒作用。

高校人事檔案管理體制創新的目標是:適應高校體制創新的需要，構建高校人事檔案管理創新模式，使之:既要符合國家的政策法規，又要有利于人的個性化發展;既要滿足高校快速發展的人才需要，又要適應社會市場化、國家化的環境變化;既要營造一個以人為本的和諧環境，又要具備一個能者上、庸者下的評價體系;既要考慮到高校優勢學科的形成和發展，又要兼顧學校、教師綜合水平的整體提升。

人事檔案管理是一個涉及面廣、管理環節多、政策性強，復雜的系統工程，其科學研究的內容主要包括以下幾方面:

(1)對國內外人事檔案管理的最新理論成果和高校相應改革創新的成功經驗，進行梳理、分析、歸納，從中總結出有價值的內容。

(2)重點對人事檔案納入高校檔案綜合管理的模式進行比較與分析，對《中華人民共和國檔案法》、中共中央組織部《干部檔案管理條例》進行研究，真正把握管理模式的創新性與政策法規的嚴肅性、各自的邊界及彼此的相容性。

(3)結合江蘇高校的特點，在原有前沿理論的基礎上進行理論提升，構建有實踐指導意義的高校人事檔案管理新模式。

(4)選擇樣本單位進行實證研究，主要解決兩個問題:一是管理新模式的可行性驗證，二是高校人事檔案管理績效的指標確定。

3 人事檔案管理體制創新所涉及的問題及創新之處

高校體制創新中的人事檔案管理研究主要涉及四個方面的問題:

(1)高校人事檔案管理是一個復雜的系統工程，政策的嚴肅性和市場的靈活性有機結合，是構建高校人事檔案管理創新模式的關鍵。

(2)檔案的雙重價值理論要求檔案人員應該重點注意文件的第二價值，即對社會及他人產生的價值，而不是僅僅關注文件的來源。也就是說，人事檔案保護是手段，合法、科學利用才是最終目的。

(3)市場經濟條件下，人由組織的人變為社會的人，因此人事檔案管理創新模式，必須適應這一變化，將其融入“開放”的理念、“信用”的理念和“社會”的理念。

(4)高校人事檔案管理要特別關注教職工的成果狀況、團隊狀況以及培訓掛職狀況，使其更好地為領導決策服務、為教師工作服務、為社會發展服務。

人事檔案管理體制創新的研究的標志成果是:

(1)實現理論創新。通過對高校人事檔案管理的理論研究，爭取在三個方面有所突破。一是融入“開放”的理念，將人事檔案的“單一功能”轉變為“多元效能”;二是融入“信用”的理念，將人事檔案原來特有的“政治色彩”逐步轉變為“信用色彩”;三是融入“社會”的理念，將人事檔案管理主體由“學校”逐漸轉變為“社會”。

(2)實現機制創新。結合理論研究成果，借鑒國內外檔案管理成功經驗，根據高校自身科技人才多、軟件開發能力強的特點，試著在人事檔案管理中采用新的手段，建立起三個模擬管理系統:一是建立自動化的辦公系統，二是建立數字儲存系統，三是建立信息化的網絡系統。并在此基礎上構建可推廣的理論體系。

(3)實現管理創新。首先在人事檔案管理的內容中，要特別關注三類歸檔材料:一是教職工教學、科研成果狀況，二是教職工教學、科研團隊狀況，三是教職工培訓與掛職的狀況。其次，確立評價指標，強化績效管理，使得高校人事檔案管理更好地為領導決策服務、為教師工作服務、為社會發展服務。

(4)實驗模式比較。選擇實證研究的試點單位，分析經驗教訓，推廣理論成果，建立相應的績效評價指標與數據庫。

參考文獻

[1]鄧紹興.人事檔案教程[M]．北京:中國傳媒大學出版社，2008．

[2]劉祖華.人事檔案管理改革應走向“四化”[N].中國人事報，2008-09-19．