關(guān)于推進(jìn)教務(wù)管理信息化的實(shí)踐與思考

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷增長(zhǎng)，學(xué)校的教學(xué)資源緊張或者不足的形勢(shì)越發(fā)凸顯；隨著教育改革的深化，人才培養(yǎng)模式的不斷創(chuàng)新，單一或低效的教務(wù)管理模式已越來(lái)越不適應(yīng)新形勢(shì)的需要。在這種情況下，對(duì)教務(wù)管理模式進(jìn)行改革成了當(dāng)務(wù)之急，教務(wù)管理的信息化應(yīng)運(yùn)而生。

教務(wù)管理信息化的實(shí)踐

1.促進(jìn)管理理念的革新，需要進(jìn)一步強(qiáng)化管理的服務(wù)職能

教務(wù)管理模式逐漸向服務(wù)模式發(fā)展，將學(xué)生和教師看作是管理的服務(wù)對(duì)象，通過(guò)更多的信息化渠道為他們提供教育資源。我們將各種教務(wù)信息在教務(wù)管理系統(tǒng)、教務(wù)處網(wǎng)站、精品課平臺(tái)以及數(shù)字化平臺(tái)上加以公布，將更多的教學(xué)活動(dòng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)施，如在網(wǎng)上開(kāi)通了畢業(yè)設(shè)計(jì)題目的雙向選擇，通過(guò)學(xué)生和教師的互選，使得畢業(yè)設(shè)計(jì)的工作更加實(shí)時(shí)化、透明化，更加體現(xiàn)教育資源分配公平的基本準(zhǔn)則。

隨著信息化的深入，數(shù)字化校園將各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)連接起來(lái)，形成一個(gè)互相關(guān)聯(lián)的整體，數(shù)據(jù)的共享使得數(shù)據(jù)和管理更加透明化。為了更好地服務(wù)于學(xué)生和教師，需要進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)調(diào)從行政管理職能向服務(wù)職能轉(zhuǎn)換。這種觀念上的改變，不僅要從管理者的思想上加以轉(zhuǎn)化、從辦學(xué)理念上加以更新，而且還要大張旗鼓地營(yíng)造這種理念的氛圍，讓服務(wù)成為每一位管理人員自發(fā)的觀念、平時(shí)工作行為的準(zhǔn)則，以更及時(shí)和多樣的信息化手段為服務(wù)對(duì)象提供更豐富的教學(xué)資源，使得學(xué)生和教師更加自覺(jué)主動(dòng)地加入到各個(gè)教學(xué)活動(dòng)中，同時(shí)推動(dòng)教務(wù)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展，使得教務(wù)管理的工作更加細(xì)致、專業(yè)，促進(jìn)教務(wù)管理水平能上新臺(tái)階。

2.促進(jìn)管理制度的規(guī)范化，需要進(jìn)一步規(guī)范教務(wù)管理信息化的推進(jìn)過(guò)程

在信息化推進(jìn)過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)管理者的觀念與工作實(shí)際操作之間，學(xué)校的制度、規(guī)則與教務(wù)管理系統(tǒng)流程規(guī)則之間有不符的地方。根據(jù)不同的情況，一方面對(duì)管理制度進(jìn)行了重新審視和修訂，其中修訂了《學(xué)籍管理規(guī)定》的某些章節(jié)，每個(gè)教務(wù)管理崗位重新整理了各自的業(yè)務(wù)流程；另一方面對(duì)系統(tǒng)的流程規(guī)則進(jìn)行了個(gè)性化修改，加速了教務(wù)管理系統(tǒng)的校本化進(jìn)程。通過(guò)規(guī)范化管理制度和規(guī)則，使得制度更加科學(xué)、規(guī)則更加合理、業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范。

在規(guī)范業(yè)務(wù)流程和已有制度的同時(shí)，還應(yīng)該規(guī)范信息化的推進(jìn)過(guò)程。在信息化前期需要對(duì)信息化推進(jìn)進(jìn)程做整體規(guī)劃，分期、分階段解決問(wèn)題；在信息化的規(guī)范化推進(jìn)過(guò)程中，既要強(qiáng)調(diào)管理者職責(zé)的完成，更要強(qiáng)調(diào)管理者之間的協(xié)作精神。在一次教務(wù)管理流程中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的反復(fù)過(guò)程操作或者數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，都會(huì)導(dǎo)致后續(xù)環(huán)節(jié)的初始數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題，影響到后續(xù)環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行。每個(gè)教務(wù)管理環(huán)節(jié)需要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)確保各自數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。

3.提高學(xué)生的自我培養(yǎng)意識(shí)，需要進(jìn)一步加大信息化培訓(xùn)力度

教務(wù)管理信息化的一大進(jìn)展就是在網(wǎng)上提供了更多、更全面的教務(wù)信息服務(wù)，為學(xué)生網(wǎng)上遠(yuǎn)程參與教學(xué)活動(dòng)提供了多種信息化的渠道，學(xué)生需要自覺(jué)地利用信息化渠道合理規(guī)劃自己的大學(xué)生活。但在信息化推進(jìn)的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)缺乏對(duì)信息化手段的使用者——學(xué)生、教師和教務(wù)管理人員的系統(tǒng)培訓(xùn)。在信息化實(shí)施的過(guò)程中，會(huì)因?yàn)橐恍┦褂貌僮鲗用嫔系暮?jiǎn)單問(wèn)題，影響到教務(wù)管理流程的順利執(zhí)行。因此，應(yīng)該分層次、分功能對(duì)信息化手段的使用者進(jìn)行分批的系統(tǒng)培訓(xùn)，盡量將一些問(wèn)題解決在實(shí)際應(yīng)用信息化手段的前端，減少使用過(guò)程中的操作層面問(wèn)題，順利開(kāi)展教務(wù)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。

4.加強(qiáng)教務(wù)管理的數(shù)據(jù)反饋，需要進(jìn)一步強(qiáng)化信息化數(shù)據(jù)的監(jiān)管力度

信息化的深入，使得管理者越來(lái)越認(rèn)識(shí)到教務(wù)管理系統(tǒng)不僅應(yīng)該成為管理的手段，而且要反作用于教學(xué)監(jiān)管，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析功能，為決策者提供決策依據(jù)。管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)要有所反饋、有所作用，不能單純只是數(shù)據(jù)。

我們通過(guò)學(xué)生選課、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)、畢業(yè)設(shè)計(jì)題目雙向選擇、精品課程網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等一系列教學(xué)活動(dòng)的網(wǎng)上運(yùn)行，使得教師不僅僅是講自己的課、學(xué)生聽(tīng)自己的課，而是對(duì)課程設(shè)置的合理性、課程內(nèi)容的合理性和教學(xué)方法的合理性提出疑問(wèn)，從而對(duì)課程設(shè)置的順序、課程內(nèi)容的安排以及教學(xué)方法進(jìn)行必要的改革、調(diào)整和修正。我們還對(duì)教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)體系進(jìn)行了重新整合，使得評(píng)價(jià)更加科學(xué)。

數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能增強(qiáng)，也越來(lái)越受到管理者、決策者的注意。數(shù)據(jù)能說(shuō)明很多問(wèn)題，能夠從準(zhǔn)確性上更加及時(shí)地獲取教學(xué)活動(dòng)過(guò)程的信息，并及時(shí)反饋給決策者，加快工作進(jìn)程，提高教務(wù)管理的高效性。目前，信息化工作重視信息化數(shù)據(jù)的流程操作遠(yuǎn)甚于通過(guò)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析對(duì)教務(wù)管理各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)管。要發(fā)揮數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的威力，加大對(duì)制度、規(guī)則的調(diào)整、修正和反饋。

5.提高教務(wù)管理的工作效率，需要進(jìn)一步整合調(diào)整管理職責(zé)的劃分

隨著教務(wù)管理系統(tǒng)的升級(jí)換代，辦公自動(dòng)化程度越來(lái)越高，教務(wù)管理的工作效率也越來(lái)越高。辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，多校區(qū)的形成，教務(wù)管理的數(shù)據(jù)量越來(lái)越大，提高工作效率成為當(dāng)務(wù)之急。隨著系統(tǒng)的應(yīng)用，減少了大量重復(fù)、繁瑣的手工操作，使管理人員從成堆的原始數(shù)據(jù)中解放出來(lái)，能夠方便快捷地進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、查詢和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的速度加快，可以及時(shí)地調(diào)整教學(xué)狀況，避免事態(tài)往嚴(yán)峻的情形發(fā)展。

信息化進(jìn)程中我們發(fā)現(xiàn)管理職責(zé)存在盲區(qū)和交叉區(qū)，由此影響到教務(wù)管理的工作效率。對(duì)管理職責(zé)的劃分需要有清晰的界線，明確界定每個(gè)管理崗位的責(zé)權(quán)利。通過(guò)重新對(duì)管理職責(zé)進(jìn)行梳理，將責(zé)權(quán)利進(jìn)行整合、分配、調(diào)整和彌補(bǔ)，使得職責(zé)分工不明確、不規(guī)范甚至分得太細(xì)的地方進(jìn)行整合和重新分配，從而消除教務(wù)管理工作中的盲區(qū)和交叉區(qū)。各個(gè)管理崗位只有主動(dòng)自覺(jué)地各司其職、協(xié)調(diào)配合，才能使信息化進(jìn)程順利走下去。

教務(wù)管理信息化實(shí)踐后的思考

1.強(qiáng)化業(yè)務(wù)流程再造的概念

強(qiáng)化業(yè)務(wù)流程化概念，規(guī)范教務(wù)管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，將教務(wù)管理系統(tǒng)的過(guò)程操作中形成的標(biāo)準(zhǔn)流程，讓每一位管理人員按照流程規(guī)定的時(shí)間和步驟進(jìn)行過(guò)程操作，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)信息的完整性和準(zhǔn)確性，以保證下一環(huán)節(jié)的初始數(shù)據(jù)的正確性。通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，還要將問(wèn)題、結(jié)果反饋到流程的前端，應(yīng)用業(yè)務(wù)流程再造理論（BPR）優(yōu)化原有的流程，對(duì)原有的流程進(jìn)行再思考和再設(shè)計(jì)，進(jìn)而以發(fā)展的眼光對(duì)待業(yè)務(wù)的開(kāi)展。

2.融入項(xiàng)目管理的理念

將項(xiàng)目管理的理念融入日常繁雜的管理工作中，使得每一項(xiàng)管理工作有條不紊地進(jìn)行，并且保證做到有始有終。項(xiàng)目管理理念的融入和加強(qiáng)，可以更加明晰職責(zé)的劃分，使得每一項(xiàng)管理工作都有專人負(fù)責(zé)，從而避免職責(zé)的盲區(qū)和交叉所帶來(lái)的混亂，同時(shí)也會(huì)避免管理工作無(wú)疾而終。項(xiàng)目管理理念的融入將會(huì)使得教務(wù)管理工作朝著更科學(xué)化的方向發(fā)展。

3.加強(qiáng)反饋和監(jiān)督機(jī)制

對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，不應(yīng)單純?yōu)榱四骋豁?xiàng)業(yè)務(wù)的完成而完成，更重要的是通過(guò)結(jié)果和過(guò)程操作中出現(xiàn)的問(wèn)題，反饋到每一項(xiàng)業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)的前端，即制度和規(guī)則的制定是否可以更加合理。要加強(qiáng)反饋機(jī)制，才能對(duì)問(wèn)題有的放矢，通過(guò)規(guī)則或者制度的修正來(lái)減少或者避免問(wèn)題的發(fā)生。

在信息化技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程中，我們把太多的精力放在了對(duì)業(yè)務(wù)流程結(jié)束的期盼上，而忽視了對(duì)每一項(xiàng)業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)的監(jiān)督。只有在過(guò)程中加以監(jiān)督，才能最大化的順利完成。在每一項(xiàng)業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)的前期、中期和后期，盡可能地采用多種信息化手段去輔佐流程的順利開(kāi)展，重視并利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的功能，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，預(yù)防可能會(huì)出現(xiàn)的狀況，將對(duì)結(jié)果不好的影響盡量最小化。充分發(fā)揮監(jiān)督的作用，有效開(kāi)展業(yè)務(wù)流程操作。

4.增強(qiáng)整體規(guī)劃觀念

在信息多元化的時(shí)代，面對(duì)紛繁的社會(huì)需求，靈活多樣的人才培養(yǎng)模式層出不窮，個(gè)性化教育應(yīng)運(yùn)而生，教務(wù)管理碰到了越來(lái)越多的新問(wèn)題，如何有效地用教務(wù)管理帶動(dòng)教學(xué)質(zhì)量，用教學(xué)質(zhì)量促進(jìn)教務(wù)管理，成為每一位教務(wù)管理工作者思考的問(wèn)題。面對(duì)越來(lái)越復(fù)雜的形勢(shì)，我們要有全局意識(shí)，用前瞻性弱化瓶頸的出現(xiàn)，從信息化的硬件環(huán)境到觀念的培養(yǎng)再到規(guī)則的形成加以整體的規(guī)劃。

（作者單位：北京化工大學(xué)）

[責(zé)任編輯：張 雯]