文檔一體化背景下文秘人員的角色定位和素質培養

　　[提 要] 文書工作與檔案工作的聯系和銜接主要是公文，它是文書工作的產品，又是檔案資源的主要來源。而傳統的文書和檔案分塊管理，使得兩者在具體操作中存在著許多不規范現象，產生一系列的問題，“文檔一體化”的要求逐漸凸顯。因此，在文檔一體化的背景下，如何實現文書與檔案工作規范的銜接，文秘人員面臨著角色重新定位的問題。
　　[關鍵詞] 文檔一體化；文秘；角色定位；素質培養
　　[作者簡介]況 敏（１９７５—），女，江西科技師范學院黨委（院長）辦公室館員，碩士，研究方向為文書、檔案管理。(江西南昌 ３３００１３）
　　文檔一體化，就是借助計算機及網絡技術，對文件生成、制發到歸檔管理實行全過程控制，使文書和檔案工作信息共享、規范銜接，實現對文書和檔案工作的綜合管理。
　　一、文檔一體化的管理模式在中國的實踐與發展
　　我國的文檔一體化管理思想最初體現在２０世紀３０年代的“行政效率運動”中，其最重要內容“文書檔案連鎖法”則是我國文檔一體化的最早實踐之一。
　　此后一段時期，文件和檔案管理獨立操作，文件管理中的問題往往在檔案管理階段才被發現，無法很好地保證歸檔文件的質量，對以后的檢索利用也不利。
　　隨著社會信息化的發展，文書與檔案工作各自獨立的狀態又重新融合。由西方國家首創的文件生命周期理論在上世紀８０年代中期傳入我國，為實現文檔一體化管理并對文件進行前端控制提供了理論基礎，文檔一體化管理的思路就是基于文件生命周期理論而產生的。上世紀９０ 年代，隨著我國信息化發展，檔案管理逐漸由實體管理向信息管理轉變。１９８５年８月，國家教委和國家檔案局聯合印發的《關于發展和改革檔案學教育的幾點意見》中，第一次明確指出了檔案工作和檔案學研究正面臨著“檔案與文件管理一體化”趨勢。
　　進入 ２１ 世紀，無紙化辦公已成為一大趨勢，電子文件大量涌現與檔案管理手段相對滯后的矛盾越加突出。文檔一體化的管理模式，將文書和檔案工作兩者有機地結為一體，實現了信息資源共享，保證了文書運轉的高效率和檔案管理的高質量。文檔一體化已成為文書和檔案工作發展的必然趨勢，也成為文書檔案管理所面臨的必須解決的課題。
　　二、當前文書工作與檔案管理銜接中存在的主要問題
　　（一）在管理體制上各自分立，使得文書與檔案工作分離
　　文書是檔案管理工作的基礎，檔案管理是文書工作的延續和深入。但是，在日常工作中，人們往往只關注文件的現行目的和現行作用，文件的內容與辦理過程及結果，而忽視了對文書的專門管理，致使檔案質量得不到可靠的保證，檔案資源也得不到充分利用。按照我國目前的管理體制，文書和檔案工作大多處于分離狀態，實行分塊管理。文書一般由辦公室等職能部門管理，而檔案由各級檔案局和各檔案室管理，兩者各自有完整的管理體系，文書處理和檔案管理各自為政，既破壞了文件運轉的聯系性和連續性，又制約文檔一體化的實現。
　　（二）在業務規范上難以統一，使得檔案資料質量不高
　　１．公文質量不過關。文秘人員在日常公文處理中，往往存在以下問題：①用紙不規范。工作人員對紙張的選擇隨手拈來。②質量不高。如一文多事，中心意思不突出，字跡潦草。③文種使用不當。如請示、報告不分，不規范使用紅頭文件等。④版記不全面。即主題詞、抄送單位、印發單位和印發日期等不全。這些問題都可能為以后的檔案管理帶來不便，影響到檔案的利用效果。
　　２．文件歸檔質量不高。“歸檔”這一概念是文件向檔案轉化的一般程序和條件，也是文件轉化為檔案的一般標志和界限。早在１９５６年國務院發布的《關于加強國家檔案工作的決定》中就提出“全面推行文書處理部門立卷，以建立統一的歸檔制度”，之后１９８３年印發的《機關檔案工作條例》又重申了這一制度。然而，從幾十年來的工作實踐看，文書部門立卷制度并未得以全面切實地貫徹執行。傳統的檔案管理模式以立卷歸檔為工作界面，文件在歸檔前屬文書部門管理，歸檔后屬檔案部門管理。在這種模式下，檔案管理缺乏“前端控制”，屬“后保管”模式，造成文件管理與檔案管理的嚴重脫節，影響了檔案的歸檔率和檔案質量。
　　３．業務規范不統一。由于文件處理和檔案管理屬于兩個不同的管理部門，兩者在工作業務上分離，缺乏統一的標準和制度，文件工作的許多勞動成果不能為檔案部門直接運用，而檔案部門比較成熟的行業標準、規范也難以為文書處理部門利用，造成工作重復進行和人力極大浪費。這樣從工作效果、經濟效益和社會效益來說都極不劃算，也制約了對標準化、規范化要求程度很高的文檔一體化進程。
　　三、文檔一體化背景下文秘人員的角色轉換和定位
　　“文檔一體化”思想的提出，對文書和檔案工作的規范化銜接提出了更高要求。據不完全統計，我國檔案從業人員約１００多萬，其中專職或以檔案工作為主要職業的不到３０萬，其余均為兼職檔案人員，而兼職檔案人員主要由兼管文件工作的文秘人員擔任。因此，在文檔一體化背景下，文秘人員有必要重新審視自己在檔案工作中的地位與作用，“文件制作者＋檔案管理者”可以說是當前新形勢下文秘人員的新的角色定位。
　　第一，“文件制作者”——傳統的文秘工作簡而言之就是辦文、辦會、辦事，其中與檔案工作聯系密切的主要就是辦文，包括公文起草、傳閱、辦理、存檔等，這些都是通過文秘人員進行的。在傳統意義上，文秘人員可以說是“文件制作者”。
　　第二，“檔案管理者”——文件在最終歸檔移交檔案部門之前，文書檔案的管理大多是由文秘人員兼職的，最終為檔案利用這個中心環節服務，為本單位的中心工作服務，這也是文秘人員作為文書檔案管理者的根本任務。
　　四、文檔一體化背景下文秘人員素質的培養
　　新的角色定位必然需要新的人員培養方案來完成角色的轉換，對文秘人員的檔案素質的培養必須從認識、管理到素質上實現全面提升。
　　（一）在認識上樹立“一體化”觀念
　　每一個文秘人員頭腦中時刻要有“檔案”二字，規范辦理好每一份公文。在認識上樹立“一體化”觀念，培養服務檔案工作的整體意識，加強文件日常管理，保證檔案質量。同時，還要從加強檔案的管理和利用方面，培養文秘人員的檔案意識。應在文書處理完畢后，按照“部門立卷”的原則，做好檔案的分類、整理的前期工作。
　　（二）在管理上強化質量意識
　　文書檔案的質量是體現文書工作價值的核心，因此，在管理上必須不斷強化高質量意識。
　　１．提高責任意識，建立崗位責任制。文秘人員要有高度的職業責任感，強化“質量第一”觀念，明確認識自己的崗位職責，不放松任何一個環節。
　　２．強化文件管理，建立標準和規范。一是要規范公文處理程序，把好公文形成關。二是要做好公文評估分類，實現超前控制。對處理完畢的公文進行價值評估，歸檔其中具有保存價值的文件，供日后的工作查考利用。三是要完善公文材料管理，做好材料收集。對未歸檔的材料要及時催要、跟蹤收回，避免長時間分散在個人手中而遺失。
　　３．規范工作標準，建立文檔統一體系。要加強對文書工作的指導，加強崗位培訓，確保業務規范落到實處。必須建立切實有效的文檔一體化管理的業務體系，建立統一的業務規范，尤其是文檔一體化軟件的統一規劃及計算機管理系統的建立，注重文檔系統數據結構的一致性、功能結構的連貫性、管理方式的協調性，避免走彎路。
　　（三）在素質上注重全面提升
　　文秘人員注重四種素質的培養：１．職業道德素質。正確認識并了解檔案及其真正價值所在，樹立愛崗敬業的精神、實事求是的態度和從事檔案事業的信心和熱情。２．業務素質。具備秘書工作修養的同時，還要具有文書檔案管理方面的修養。３．信息素質。緊跟時代的發展，不斷接受新信息，擴大知識視野，樹立檔案信息意識、培養檔案信息觀念、提高檔案鑒別能力，豐富檔案信息知識等。４．技術素質。在辦公自動化系統迅猛發展的時代，必須具備一定的技術素質，熟練掌握現代信息技術的運用和現代化信息管理方面的信息知識。
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　　[責任編輯：程文燕]