關于加快高校檔案信息化建設的幾點思考

　　摘 要： 檔案管理是高等學校教育管理的重要組成部分，檔案信息化就是要在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。對不同的檔案進行信息化建設已成為各高校檔案工作的當務之急。本文根據高校檔案信息化建設的必要性和必然性，對加快高校檔案信息化建設提出了幾點建議，幫助廣大高校檔案管理者提高檔案管理信息化建設水平。
　　關鍵詞： 高校檔案管理 信息化建設 思考
　　
　　衡量一所高校管理水平的因素有多種，檔案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。高校檔案是高等學校在教學、科研、學生管理、后勤管理、資產管理及其他各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是學校發展歷史的縮影和真實寫照。學校檔案對于學校推動教育教學改革、深化教育科研、創新人才培養模式、提高教育教學質量、提高管理效能、維護學校權益等起著不可替代的作用。隨著經濟社會和高等教育的快速發展，高校檔案工作面臨著新的挑戰，同時也迎來了新的發展機遇。為使高校檔案工作與高等教育同步發展，檔案信息化建設勢在必行。
　　1.高校檔案信息化建設的必要性
　　傳統型的檔案是建立在手工管理的基礎上，其檔案信息服務是以手工服務為主要手段，這種管理方式及檢索利用水平，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失，嚴重滯后于人們對檔案信息的現實需求，為此，高校檔案工作必須走信息化建設道路。開展檔案數字化建設，規范管理，通過為各部門發布信息提供統一的平臺，統一各立卷部門的分類方法和檔案的規范化管理，實現文書處理與檔案管理工作流程的有效銜接，有利于落實部門立卷制度，提高組卷編目的效率和質量，保證歸檔文件材料的齊全完整，提高工作質量和服務水平，進而為檔案文件及其他有關信息的查找、閱覽等提供便捷。
　　2.高校檔案信息化建設的必然性
　　高校檔案數字化建設是以數字技術和數字化信息資源為基礎的建設，隨著高校擴招和社會的進步，面對數量眾多的新型形態和載體的數字文件材料，開展檔案數字化建設，規范管理，更好地為學校各項工作提供檔案信息服務，成為高校檔案部門的當務之急。當高校檔案轉化為數字化信息后，必將有利于高校檔案信息資源的開發利用。首先，數字化的檔案信息打破了檔案利用上的時間概念，可以利用網絡的傳輸便利，提供快速有效的利用服務，使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能，使檔案工作社會化服務的時效性、廣泛性更加突出，最大限度地實現檔案信息資源的共享。其次，數字化檔案信息便于利用計算機進行快速檢索，促進各種高新技術在檔案管理中的應用，更有利于檔案信息資源的開發利用。
　　3.做好高校檔案信息化建設的思考
　　（1）領導重視是高校檔案信息化建設的前提
　　檔案信息化建設能否得以順利開展，關鍵看領導是否重視。各高校領導要充分認識加快高校檔案信息化建設的重要性，以“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的政治高度，增強做好檔案信息化建設的使命感、責任感和緊迫感，把檔案信息化建設納入學校總體規劃，納入領導議事日程，做好檔案信息化建設的人力、物力、財力方面的保障。
　　（2）加強硬件環境建設是高校檔案信息化建設的基礎
　　一是要優化庫房環境。現階段，要在強化庫房紙質檔案保存環境功能的基礎上，突出電子檔案的保存環境和信息化設備的運行環境建設，對新建庫房制定新的標準，對已建庫房提出改造要求。在標準制定上，要有硬性指標，對新建庫房，環境的溫濕度和防塵要適應信息化設備運行要求，網絡中心機房要有防靜電設施，服務器要有防信息泄露手段，電子檔案庫房要有防磁措施。對已建庫房，要按照紙質檔案和電子檔案分區保存的要求，進行功能結構性改造，視條件逐步增加相應設施，以滿足電子檔案保存和信息化設備運行的需要。二是要優化網絡環境。當前各高校檔案部門網絡布線零亂、設備共享度低、有安全隱患的現象比較普遍，為此需采取相應的科學措施，比如優化綜合布線系統、合理配置硬件設備、完善安全防護措施等，做到總體布局科學合理、簡潔明快，選材經久耐用、美觀大方，供電配電系統安全可靠、維護方便，網絡信息安全綜合防護、措施有效，網絡布線規范有序、調配靈活，設備選擇技術先進、運行穩定。三是要優化辦公環境。由于檔案工作的特殊性，辦公環境既不同于一般庫房管理人員以現場收發為主的工作環境，又不同于教師和行政人員以坐班為主的工作環境。信息化建設改變了以往的工作方式，以網絡化辦公、作業為主，因此必須針對此特點對辦公環境進行優化，激發工作熱情，提高工作效率。
　　（3）經費投入是高校檔案信息化建設的保證
　　實施高校檔案信息化建設，需要配備現代化的技術設備和先進的管理軟件，因此必須得到財力支持。首先，各高校要配備適應工作需要的計算機、數碼照相機、錄像機、掃描儀、刻錄機、打印機等硬件設備，有條件的學校要配備計算機終端設備；其次，引進或自行開發研制檔案管理軟件，建設和完善局域網，并與校園網連通，加快高校檔案目錄級及全文級數據庫的建設，實現電子檔案與紙質檔案同步管理網絡化。這些工作的開展必須有強大的財力支持，各高校要從工作需要出發，根據實際情況，增加和改善現有的現代化管理設備，引進先進的檔案管理軟件，為加快推進高校檔案工作的信息化建設提供足夠的經濟保證。
　　（4）檔案人員隊伍建設是高校檔案信息化建設的關鍵
　　事業的發展離不開人才，高校檔案事業的推進關鍵在于人，在于檔案人員隊伍的整體素質。目前，高校檔案人員整體水平還不能適應信息時代檔案事業的發展需要，在知識結構、人才結構和能力結構方面仍存在問題。高校檔案的專業管理人才和計算機人才嚴重缺乏，是高校檔案隊伍的薄弱環節。這不僅影響了高校檔案工作，而且嚴重阻礙了檔案信息化建設進程，成為高校檔案信息化發展的一個瓶頸。各高校要引起高度重視，優化檔案隊伍，配備知識結構合理的檔案管理人員，在對現有檔案人員進行系統的專業培訓和計算機知識培訓、提高其專業和現代管理水平的同時，引進高層次的計算機專業及檔案專業的人才，確保高校檔案信息化建設順利實施。
　　
　　項目來源：湘南學院科學研究課題（2011YY16）。