開(kāi)放教育招生項(xiàng)目管理研究與實(shí)踐

張廣增

（安陽(yáng)廣播電視大學(xué)，河南 安陽(yáng) 455000）

開(kāi)放教育招生項(xiàng)目管理研究與實(shí)踐

張廣增

（安陽(yáng)廣播電視大學(xué)，河南 安陽(yáng) 455000）

本文結(jié)合項(xiàng)目管理理論，在深入研究與解剖電大開(kāi)放教育招生的項(xiàng)目屬性基礎(chǔ)上，參照根據(jù)項(xiàng)目管理過(guò)程，提出各個(gè)階段的管理內(nèi)容、要求與方法，以安陽(yáng)電大為例，對(duì)開(kāi)放教育項(xiàng)目管理的實(shí)踐性進(jìn)行了說(shuō)明與論證。研究結(jié)果表明，項(xiàng)目管理理論與方法對(duì)開(kāi)放教育招生的發(fā)展與提高具有十分有效的指導(dǎo)作用。

項(xiàng)目管理；開(kāi)放教育；項(xiàng)目

一、項(xiàng)目概況

1.項(xiàng)目概述

2006年以來(lái)，開(kāi)放教育招生形勢(shì)十分嚴(yán)峻，面臨巨大的生源危機(jī)，尤其隨著金融危機(jī)的到來(lái)，人們收入減少，使得開(kāi)放教育報(bào)名人數(shù)銳減。以安陽(yáng)電大為例，從表1中可以看出，安陽(yáng)電大校本部的招生數(shù)量已經(jīng)達(dá)到了歷史最低位。開(kāi)放教育在安陽(yáng)電大出現(xiàn)了前所未有的生源危機(jī)。

表1 安陽(yáng)電大開(kāi)放教育2005年～2009年春季招生人數(shù)

為了克服生源危機(jī)，開(kāi)放教育招生階段引入項(xiàng)目管理思想成為必然，繼而成立開(kāi)放教育招生項(xiàng)目組，并且把項(xiàng)目組打造成為一個(gè)系統(tǒng)的工程更是迫在眉睫的任務(wù)。實(shí)施項(xiàng)目管理并不是任命幾名項(xiàng)目經(jīng)理或者組成幾個(gè)項(xiàng)目小組，而是要有組織變革、資源配置、人員培訓(xùn)和激勵(lì)措施等政策支持下才可能取得成功。

（1）組織變革

開(kāi)放教育招生實(shí)行項(xiàng)目管理后，應(yīng)及時(shí)地進(jìn)行組織的變革。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)開(kāi)放教育項(xiàng)目的實(shí)施負(fù)全部責(zé)任，同時(shí)，也給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人足夠的授權(quán)，以使其在工作中能夠有效地調(diào)配和使用相應(yīng)的組織資源。為了保障開(kāi)放教育招生小組的特殊地位，由一名副校長(zhǎng)擔(dān)任項(xiàng)目組的負(fù)責(zé)人，工作人員5～6人。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可在全校選擇適當(dāng)人選充實(shí)到項(xiàng)目組中。

（2）進(jìn)行資源配置

開(kāi)放教育招生項(xiàng)目負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)踐的過(guò)程，就是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)利用學(xué)校各種資源實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的過(guò)程。為了使項(xiàng)目能夠順利完成和項(xiàng)目管理更有效率，學(xué)校除了在人力資源方面進(jìn)行必要的配置外，還在信息技術(shù)、工作環(huán)境、溝通渠道、社會(huì)交往等方面進(jìn)行配置和設(shè)計(jì)。歸結(jié)起來(lái)有如下幾點(diǎn)：

①項(xiàng)目組成員每人配置一臺(tái)電腦并申請(qǐng)一個(gè)QQ號(hào)用于信息處理和交流；

②在學(xué)校網(wǎng)站主頁(yè)上開(kāi)辟專門(mén)的位置供項(xiàng)目小組使用；

③學(xué)校按實(shí)際招生人數(shù)提供一定比例的招生經(jīng)費(fèi)；

④給項(xiàng)目組配備專門(mén)的辦公室用于溝通；

⑤學(xué)校的交通工具讓項(xiàng)目組優(yōu)先使用；

⑥項(xiàng)目組人員按原工作崗位及職級(jí)，享受相應(yīng)的學(xué)校平均崗位津貼，以解除后顧之憂。

（3）人員培訓(xùn)

開(kāi)放教育招生項(xiàng)目小組是一個(gè)工作團(tuán)隊(duì)，應(yīng)注重合作精神和溝通技巧。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人作為一個(gè)項(xiàng)目的總指揮除了一定的教育理論背景外，更重要的是要掌握豐富的管理知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)。而項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員能夠達(dá)到良性互動(dòng)的合作關(guān)系將使一個(gè)團(tuán)隊(duì)更具主動(dòng)精神和創(chuàng)造精神，所以項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員除了必要的開(kāi)放教育招生培訓(xùn)外，也應(yīng)該提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)以提高他們的團(tuán)隊(duì)精神和交流溝通的技巧。安陽(yáng)電大學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)曾為項(xiàng)目組成員進(jìn)行了一次管理方面和招生方面的培訓(xùn)，以提高整個(gè)項(xiàng)目組的工作效率和溝通技巧，更好促進(jìn)招生工作的進(jìn)行。

（4）激勵(lì)措施

學(xué)校按前三年平均成本核定生均定額成本，實(shí)際成本低于定額成本的，節(jié)約部分的25%獎(jiǎng)勵(lì)給項(xiàng)目組；在完成學(xué)校規(guī)定招生數(shù)的基礎(chǔ)上，每多招一名學(xué)生，獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目組100元。若未能達(dá)到項(xiàng)目管理目標(biāo)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目組成員必須承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政責(zé)任。

2.項(xiàng)目的管理流程

此項(xiàng)目按照項(xiàng)目管理的一般過(guò)程［1］，把開(kāi)放教育項(xiàng)目分為如下過(guò)程。如圖1所示。

圖1 開(kāi)放教育項(xiàng)目管理流程

二、項(xiàng)目的調(diào)研與計(jì)劃

1.開(kāi)放教育項(xiàng)目知名度和社會(huì)求知欲

在開(kāi)放教育項(xiàng)目啟動(dòng)之前，項(xiàng)目組展開(kāi)了開(kāi)放教育在所在市的社會(huì)認(rèn)知程度調(diào)查。以安陽(yáng)電大為例，項(xiàng)目組采用了街頭隨機(jī)訪問(wèn)的調(diào)查法，地點(diǎn)是安陽(yáng)市人流較多的商業(yè)路口，時(shí)間是周末9：30～11：30和15：30～17：30。之所以選擇周末行動(dòng)，一是周末出行人多，對(duì)象可采性強(qiáng)；二是周末人們多以休閑心態(tài)運(yùn)動(dòng)，成功率較高。鑒于街頭隨訪，共采訪市民100名，確定有效調(diào)查問(wèn)卷，青年、中年、中老年各20名調(diào)查有效。如表2：

表2 安陽(yáng)開(kāi)放教育知名度和社會(huì)求知欲

由于是概括性分年齡段測(cè)試，要想評(píng)定社會(huì)的整體狀況，須賦予不同年齡段以不同權(quán)重。根據(jù)一般求知需求程度常識(shí)，分別賦予40%、40%、20%。結(jié)合表中數(shù)據(jù)，計(jì)算認(rèn)知率及教育欲求度分別為：

開(kāi)放教育在安陽(yáng)市區(qū)的社會(huì)認(rèn)知率：

電大開(kāi)放教育課程的市區(qū)認(rèn)知率：

市民教育欲求度：

由上得數(shù)據(jù)可知，開(kāi)放教育在安陽(yáng)的社會(huì)認(rèn)知程度明顯偏低。而同時(shí)市民的教育欲求卻相當(dāng)旺盛，這將會(huì)為開(kāi)放教育提供廣闊的成長(zhǎng)空間。

2.項(xiàng)目組的目標(biāo)

從辦學(xué)規(guī)模和招生成本等方面提出了項(xiàng)目組需要完成的目標(biāo)。

（1）辦學(xué)規(guī)模

學(xué)校可以以開(kāi)放教育前幾年的招生情況和所在市開(kāi)放教育經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展情況為基礎(chǔ)，確定本年度的招生。以安陽(yáng)電大為例，根據(jù)前幾年的招生情況，具體如表1-1，校領(lǐng)導(dǎo)要求項(xiàng)目組春季招生人數(shù)450人，每季招生人數(shù)不少于650人。

（2）招生成本

為了提高效率，降低招生費(fèi)用，規(guī)定項(xiàng)目組：學(xué)生人均招生成本不超過(guò)前兩年的平均成本數(shù)。

三、項(xiàng)目的實(shí)施

根據(jù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展情況，學(xué)校制定招生規(guī)模，為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校制訂的目標(biāo)，項(xiàng)目組可以實(shí)行全員招生、在校生的“二度開(kāi)發(fā)”［2］和行業(yè)招生等措施。

1.全員招生

項(xiàng)目組在學(xué)校內(nèi)利用各種場(chǎng)合和媒體進(jìn)行宣傳，使學(xué)校上下對(duì)發(fā)展開(kāi)放教育的意義及迫切性有了清晰的了解，讓教職工感受到開(kāi)放教育與自己的切身利益是密切相關(guān)的，同時(shí)也使教職工的招生宣傳更加有的放矢。項(xiàng)目組設(shè)立了教職工個(gè)人招生獎(jiǎng)。以安陽(yáng)電大為例，獎(jiǎng)金采用泰羅“有差別的計(jì)件工資制”，即招生人數(shù)越多，每生獎(jiǎng)金越高，如表3所示。每季招生結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)兌現(xiàn)獎(jiǎng)金，有效地調(diào)動(dòng)全員招生的積極性，促進(jìn)開(kāi)放教育宣傳工作的良性循環(huán)。通過(guò)全校教職工的宣傳，學(xué)校內(nèi)外了解并支持開(kāi)放教育的人群迅速增加，客觀上也喚醒了一批成人接受學(xué)歷教育的意識(shí)，為開(kāi)放教育開(kāi)發(fā)了大量潛在生源。

表3 開(kāi)放教育招生人數(shù)獎(jiǎng)勵(lì)（以安陽(yáng)電大為例）

2.在校生“二度開(kāi)發(fā)”

根據(jù)電大開(kāi)放專科學(xué)生對(duì)高層次教育的需求，項(xiàng)目組可以牢牢抓住在籍學(xué)生這一不可多得的資源，實(shí)施“二度開(kāi)發(fā)”。項(xiàng)目組發(fā)動(dòng)班主任對(duì)在籍學(xué)生進(jìn)行宣傳，在開(kāi)放專科生中開(kāi)發(fā)本科學(xué)員，使學(xué)校現(xiàn)有生源得到最大限度的利用，有效地提高招生的效率和效益。

3.行業(yè)招生

針對(duì)公務(wù)員、中小學(xué)教師及中央企業(yè)基層辦事機(jī)構(gòu)對(duì)學(xué)歷要求較高的實(shí)際情況，項(xiàng)目組充分挖掘?qū)W校內(nèi)外人脈關(guān)系，深入各系統(tǒng)、各部門(mén)、各單位開(kāi)展招生宣傳，介紹開(kāi)放教育的特色和優(yōu)勢(shì)，介紹開(kāi)放教育的辦學(xué)特色，實(shí)行與行業(yè)、企業(yè)主管部門(mén)的聯(lián)合辦學(xué)。與單位組建聯(lián)合辦學(xué)班，實(shí)現(xiàn)學(xué)校與企業(yè)、行業(yè)的“雙贏”。

4.多媒體、全方位的招生宣傳

項(xiàng)目組在招生宣傳上使用多種媒介的宣傳，如表4所示。通過(guò)表中采取的各種方式，開(kāi)放教育招生宣傳基本上覆蓋了市民。

表4 安陽(yáng)開(kāi)放教育廣告媒體選擇

四、項(xiàng)目的控制

1.建立每日進(jìn)度匯報(bào)制度

項(xiàng)目組同志每天把招生的數(shù)據(jù)匯報(bào)到項(xiàng)目責(zé)任人，讓項(xiàng)目組成員及時(shí)了解每天的招生情況。項(xiàng)目組每周例行會(huì)議，匯總并分析一周來(lái)招生情況，找出一周內(nèi)招生的不足和存在的問(wèn)題，制定下一階段招生的重點(diǎn)與難點(diǎn)，努力克服招生困難，使招生工作上一個(gè)新的臺(tái)階。

2.認(rèn)真組織水平測(cè)試，促進(jìn)學(xué)生質(zhì)量提高

開(kāi)放教育的內(nèi)涵之一，就是實(shí)現(xiàn)教育對(duì)象的開(kāi)放，為構(gòu)建終身教育體系作準(zhǔn)備，它與傳統(tǒng)教育的區(qū)別之一，就是實(shí)現(xiàn)高等教育的大眾化，滿足社會(huì)的需求。在招生方面，入學(xué)條件放寬，實(shí)行“寬進(jìn)嚴(yán)出”，在不同的層次上都沒(méi)有相應(yīng)的入學(xué)門(mén)檻［3］。但是，不能為了擴(kuò)大入學(xué)規(guī)模，忽視開(kāi)放教育的教學(xué)質(zhì)量，因?yàn)樯吹馁|(zhì)量正是今后教學(xué)質(zhì)量的保障。所以，在開(kāi)放教育學(xué)生入學(xué)注冊(cè)之前，必須組織一次入學(xué)水平測(cè)試，這樣做的原因，主要是為了了解學(xué)生的學(xué)習(xí)基礎(chǔ)，以便在教學(xué)過(guò)程中有針對(duì)性地對(duì)學(xué)生進(jìn)行分類指導(dǎo)。組織入學(xué)水平測(cè)試，既能夠加強(qiáng)對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)指導(dǎo)的針對(duì)性，又能夠較好地堅(jiān)持教學(xué)質(zhì)量的底線。

五、項(xiàng)目的評(píng)估

為了做好開(kāi)放教育項(xiàng)目的招生工作，使開(kāi)放教育項(xiàng)目數(shù)據(jù)及時(shí)上報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)校應(yīng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面的評(píng)價(jià)。同時(shí)，也是引入項(xiàng)目管理思想后，對(duì)開(kāi)放教育項(xiàng)目小組的一次重要的評(píng)價(jià)。

以安陽(yáng)電大為例，項(xiàng)目組實(shí)施多項(xiàng)招生措施后，安陽(yáng)電大開(kāi)放教育招生人數(shù)顯著增加。2010年秋季招生達(dá)到了1152人，列全省第四位，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校制訂的招生目標(biāo)，見(jiàn)表5。

表5 2009春～2010年秋招生人數(shù)統(tǒng)計(jì)

截至2010年10月，安陽(yáng)電大開(kāi)放教育項(xiàng)目取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。招生宣傳工作深入到社會(huì)、單位、家庭、個(gè)人，為招生工作營(yíng)造了良好的輿論氛圍，招生實(shí)現(xiàn)了一定規(guī)模，增加了安陽(yáng)電大開(kāi)放教育在安陽(yáng)市民的知名度和美譽(yù)度。

［1］韋如.項(xiàng)目管理速成教程［M］.海南：海南出版社，2002，2.

［2］鄧明明，張存江，徐建榮.“項(xiàng)目管理”在開(kāi)放教育管理模式中的探索與實(shí)踐 ［J］.江蘇廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2009，2.

［3］余光會(huì).電大現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育教學(xué)內(nèi)部質(zhì)量保證體系研究［D］.天津大學(xué)，2007，8.

Research and Pratice of ProjectManagement In Open Educaiton of Radio＆TVUniversity EnrollNew Students

Zhang Guangzeng
（Anyang Radio＆TVUniversity，Anyang，China 455000）

Thispaperestablishes themanagementprocessmode open education projectofbased on the thorough research and the anatomy of the education project，referres the projectmanagementprocess，and puts forward somemanagementmethods ofeach stage. In the end，the author takes An yang Radio＆TV University as an example to illustrate the significance of open education project management.The research results showes that the projectmanagement theory and method of open education have a very efficient guidance during the course ofdevelopmentand improvement.

projectmanagement，open education，projectprocess

A

1671-2862（2011）02-0077-03

2011-02-06

張廣增，男，山東莘縣人，碩士，安陽(yáng)廣播電視大學(xué)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：項(xiàng)目管理。