利用信息技術整合企業(yè)培訓資源的路徑選擇

● 高啟明

為實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的終極目標，企業(yè)培訓必須考慮投入產(chǎn)出。員工對知識的獲取、整理、傳播、運用等構成了企業(yè)培訓管理所要解決的主要問題。單純依靠傳統(tǒng)的培訓管理思路，無法完成知識經(jīng)濟時代培訓所要承擔的任務。因此，需要借助現(xiàn)代信息技術并把人和技術方案進行結合，將企業(yè)培訓的知識鏈轉化到一個共享的平臺上，以便更有效的發(fā)揮培訓管理體系的功能，降低培訓費用。

企業(yè)要生產(chǎn)、存儲、提煉培訓資源，讓員工獲取、分享、應用和創(chuàng)新知識，就必須運用現(xiàn)代信息技術，它是培訓管理績效提升的真正催化劑，也是培訓得以有效實現(xiàn)的基本前提。常用于培訓管理的信息技術包括：計算機網(wǎng)絡技術，知識庫技術，智能搜索技術，數(shù)據(jù)挖掘技術以及群件技術。本文從以下兩個方面介紹利用信息技術整合企業(yè)培訓資源的路徑選擇。

一、基于培訓管理體系的ERP擴展與實施

（一）企業(yè)資源計劃應用中的缺口

企業(yè)資源計劃 （ERP，EnterpriseResource Planning）是指將企業(yè)各方面的管理和資源進行集成和調配，并將許多先進的管理思想，如敏捷制造、精益管理、并行工程、SCM、TQM、CRM等體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)中的現(xiàn)代企業(yè)管理理念。 現(xiàn)在流行的ERP軟件雖然包含了人力資源管理模塊，集成了培訓管理部分職能，但未能對培訓資源進行有效整合，在實施和應用中出現(xiàn)了許多缺口。主要表現(xiàn)在：

1.ERP開發(fā)商與企業(yè)內部管理實際之間的缺口。如許多企業(yè)購買的德國SAP公司標準的ERP軟件R/3，僅僅經(jīng)過了三個月的培訓和熟悉，缺乏后期的二次開發(fā)，加之SAP公司對企業(yè)本身業(yè)務知識了解有限和內部管理人員對軟件一知半解，導致企業(yè)的業(yè)務流程不能有效地與ERP結合在一起。

2.內部信息專家與終端使用者的知識缺口。雖然企業(yè)舉辦了許多ERP使用培訓，ERP的終端使用者也將建議積極反饋給信息專家，但職位、知識、和理解能力的差異往往無法有效溝通。

3.使用ERP的不同部門之間的缺口。由于ERP的實施過分強調企業(yè)內部單個部門的實際產(chǎn)出和個人績效，無形中提高了企業(yè)內部競爭，而內部過度競爭會導致知識高度集中于個人，阻礙內部知識共享，犧牲企業(yè)的整體利益。

4.企業(yè)內部與其供應商、顧客以及合作伙伴之間的缺口。由于信息和知識的不對稱性，企業(yè)很難與顧客、供應商及合作伙伴進行深入溝通。實施ERP后雖然加強了較大的合作伙伴之間的聯(lián)系，但卻削弱了業(yè)務量較小的供應鏈合作伙伴的關系。

以上這些缺口阻礙了知識的順暢流動，降低了ERP的整體效率。為了克服知識缺口，必須擴大ERP系統(tǒng)的集成范圍，使培訓資源與ERP系統(tǒng)實現(xiàn)有效整合，實現(xiàn)企業(yè)效率最大化。

（二）企業(yè)資源計劃系統(tǒng)的二次開發(fā)

基于企業(yè)培訓資源整合的ERP系統(tǒng)集成范圍的擴展，應該建立一個包括整個組織及其上、下游企業(yè)的完整知識體系以實現(xiàn)知識共享，而且ERP系統(tǒng)中的培訓資源還必須與ERP整個流程的各個環(huán)節(jié)有效結合，才能提升ERP的整體效率。對企業(yè)ERP系統(tǒng)的二次開發(fā)，可以采取以下措施：

1.建立知識倉庫。知識倉庫不僅僅是簡單的數(shù)據(jù)庫，因為數(shù)據(jù)不等同于知識。知識倉庫要求各下屬企業(yè)的培訓管理部門將各自的資源進行歸類、分析和整理，通過知識倉庫的入口輸入，存貯到知識倉庫中，以供企業(yè)其他員工學習和共享。為了提高知識的有效性，還應及時對知識倉庫進行整理和更新，將冗余的知識清理出去并將有價值的知識吸收進來。知識倉庫可以不止一個，ERP系統(tǒng)應具備多庫協(xié)調功能，保證知識倉庫有序聯(lián)動運作。

2.構建強大的電子郵件技術及網(wǎng)絡可視化工具。電子郵件可以讓員工以最小的成本廣泛而快速地進行知識和信息的交流，克服時差障礙并為交流提供充裕的思考時間。可視化工具可以在群體和個體之間進行更直接、實時、方便的交流，減少培訓成本。

3.建立有效的培訓評估工具。這種工具通過對每個員工在網(wǎng)上對資源點擊的數(shù)量，對培訓過程的心得體會，對上傳的知識被別人訪問和引用的次數(shù)以及參與討論的頻度的統(tǒng)計，加強培訓效果的定量評估。

4.建立資源檢索與指示工具。資源如果不能被有效檢索和指示就會貶值。這種檢索和指示工具不是簡單的搜索結果的堆積，而是具備了自動分類、翻譯、提取和排序的功能。通過這些工具讓員工了解ERP整個過程的知識資源分布，看到個人和團隊在企業(yè)流程中所處的位置和責任，為員工溝通指明方向和路徑，建立有效的信任和合作關系。

以上基于ERP擴展的企業(yè)培訓管理資源整合措施，能夠有效整合業(yè)務流程中各環(huán)節(jié)的知識資源，使知識資源最大程度上從個人頭腦和下屬企業(yè)中分解出來，成為企業(yè)共同的資產(chǎn)。這不僅實現(xiàn)了知識的增值，而且減少了人才流失的風險。

二、基于Web的知識共享網(wǎng)絡系統(tǒng)的建立

組織結構設計是指在勞動分工的基礎上，設計組織管理部門以及各個部門的關系。其作用在于設計和保持一種環(huán)境，使企業(yè)的管理能夠在組織內協(xié)調的展開，從而實現(xiàn)管理者對組織所擁有資源的有效計劃、組織、領導和控制，并有效地完成目標。要建立企業(yè)知識共享網(wǎng)絡系統(tǒng)，首先必須構建新的企業(yè)培訓管理組織結構。

（一）企業(yè)培訓管理體系的組織結構

傳統(tǒng)企業(yè)培訓管理組織結構只是人力資源管理組織的子系統(tǒng)，嚴格采用科層組織結構，因此也存在科層組織的許多弊端，如信息的流向單一、機構臃腫、反應不靈活、信息失真等。按照知識經(jīng)濟時代培訓管理體系的要求，企業(yè)培訓管理體系的組織應以網(wǎng)絡化和扁平化為目標，構建一個知識共享的平臺（圖1）。

該組織結構具有如下優(yōu)點：

1.通過組織結構的重新構建，使企業(yè)總部培訓管理由集權走向分權，消除了上下職責不清、推諉扯皮、事業(yè)部缺乏工作動力的積弊。企業(yè)總部集中精力推行知識共享平臺的構建，其職責是：“建立平臺”、“資源整合”、“規(guī)劃評估”、“支持交流”。 企業(yè)總部只保留中高層管理人員的培訓，其余全部下劃事業(yè)部。

2.將培訓處改稱“知識管理處”并設立“首席知識官（CKO）”，首席知識官由人資總監(jiān)親任，統(tǒng)一協(xié)調整個企業(yè)的知識管理。同時細化首席知識官直屬部門，根據(jù)職責分別設立“技術支持部”、“培訓資源部”、“規(guī)劃評估與研究部”、“對外交流部”和“首席知識官辦公室”五個部門。

3.優(yōu)化企業(yè)內聯(lián)網(wǎng)（Intranet），更新信息技術平臺，為知識共享構建基礎設施。

（二）企業(yè)知識共享網(wǎng)絡構建的著力點

企業(yè)知識共享網(wǎng)絡系統(tǒng)的構建，應遵循“互惠互利、優(yōu)勢互補、動態(tài)協(xié)調、化解風險”的原則，從以下四個方面著手：

1.確定知識共享網(wǎng)絡系統(tǒng)構建的具體目標。從企業(yè)的戰(zhàn)略目標出發(fā)，分析組織運作中存在的知識缺口，明確組織所需知識的具體類別，最終確定知識共享網(wǎng)絡系統(tǒng)的具體構建目標。

2.選擇共享網(wǎng)絡從屬組織。從優(yōu)勢互補，風險最小化原則出發(fā)，根據(jù)構建目標進行從屬組織選擇，并開始構建知識網(wǎng)絡框架。

3.共享網(wǎng)絡系統(tǒng)的詳細設計。這一過程需要明確組織基于合作所應開展的各項知識管理活動，認真調研各方面的需求，從合作領域、合作方式、知識資源共享的手段上，進一步豐富細化設計方案。

4.反饋完善。對共享網(wǎng)絡系統(tǒng)運作中存在的問題進行反饋，妥善解決存在問題，通過重新選擇從屬組織和調整組織合作模式等途徑彌補缺陷。

（三）基于Web的知識共享網(wǎng)絡系統(tǒng)的建立

知識共享網(wǎng)絡系統(tǒng)是實現(xiàn)培訓資源整合的計算機系統(tǒng)，是培訓管理體系實施的信息平臺。因此，要從企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營的全局出發(fā)構建基于Web技術的知識共享網(wǎng)絡系統(tǒng)模型（圖2）。該模型以開放式的交互操作計算機平臺、通訊網(wǎng)絡進程管理工具為基礎設施，從基于Web的用戶界面開始，通過區(qū)分和確定各種知識分類系統(tǒng)，在知識庫中提取知識并發(fā)現(xiàn)隱藏于數(shù)據(jù)堆積中的各種關系規(guī)律，然后通過郵件的方式或公告牌的方式將知識進行傳遞，從而達到知識共享。

在圖2中，以知識桌面為分界將知識共享網(wǎng)絡系統(tǒng)分為內外兩個基于WEB的層面，構成連接各類人員的網(wǎng)絡和支撐系統(tǒng)功能的信息技術。外層由Intranet、Internet及合作伙伴網(wǎng)絡組成，分別連接企業(yè)內部系統(tǒng)、外部用戶和合作伙伴的虛擬網(wǎng)絡，有效實現(xiàn)企業(yè)內外部合作、知識收集與交流。內層是企業(yè)知識管理活動的工具，包括了知識中心、知識分析、系統(tǒng)管理及分支機構知識庫。其中知識中心是系統(tǒng)的核心，主要由知識庫和知識地圖組成。知識庫相當于信息資源管理時代的數(shù)據(jù)庫，而知識地圖則是目錄管理與詳細通訊方式、專家位置的綜合體。如企業(yè)規(guī)模龐大，單一的知識庫將無法滿足企業(yè)對知識的需要，需要多個分支機構的知識庫管理系統(tǒng)協(xié)同工作，共同完成對知識的獲取、存儲和轉移。

企業(yè)知識共享網(wǎng)絡系統(tǒng)是為適應培訓管理及其它管理的需求，有效彌補知識管理中存在的知識缺口而構建的網(wǎng)絡平臺。此平臺由圖2可知包括以下構成要素——

1.網(wǎng)絡核心組織：一般是企業(yè)總部所在地，它所開展的各項培訓活動應貫穿于整個系統(tǒng)運作中，并最終體現(xiàn)網(wǎng)絡系統(tǒng)的構建成效。

2.網(wǎng)絡從屬組織：即參與知識共享活動的內外部組織，包括下屬事業(yè)部、分支機構、外部科研院所、大學等在內的各類組織。

3.知識管理活動：知識資源的收集、整理與錄入。

4.共享知識資源：企業(yè)內無邊界的知識資源獲取。

5.信息網(wǎng)絡平臺：信息技術構建的物質基礎。

總之，信息技術的應用構成了知識網(wǎng)絡共享系統(tǒng)的基礎。高效的信息服務克服了知識共享時間和空間的限制以及集中和分散的矛盾，使合作和共享成為可能，為企業(yè)整個培訓管理體系的協(xié)調運作和績效提高奠定了基礎。

1.邱輝、，孫正順：《知識管理系統(tǒng)的構建及其策略》，載《計算機工程與應用》，2004年。

2.趙曙明，沈群紅：《知識企業(yè)管理》，南京大學出版社，2000年版。

3.劉強、樊治平：《淺談企業(yè)文化對培訓管理的影響》，載《東北大學學報（社會科學版）》，2003年第5期。

4.王錚等：《知識網(wǎng)絡動態(tài)與政策控制——模型的建立》，載《科研管理》，2001年第22期

5.李丹、俞竹超、樊治平：《知識網(wǎng)絡的構建過程分析》，載《科學研究》，2003年第20期。