基于搜索模式的會計信息應用方式探索

重慶商報社 杜曉華

本文擬通過分析目前會計信息化下的會計信息利用，發現其存在的不足。從而提出建立會計數據倉庫，實現基于搜索模式的會計信息利用新模式，以簡化信息的查找方式，提升會計信息的利用水平。

一、會計信息利用方式分析

會計信息化后，會計信息的利用相對于傳統的手工方式，產生了較大的變化。從傳統的純粹紙質文檔會計信息的利用，到通過會計軟件查詢部分信息的利用，通過兩種方式的結合，實現了會計信息的利用。特別是基于以往年度會計信息的使用，紙質的會計信息利用成了最為主要的方式。當會計信息化已經普及的時候，紙質會計信息的利用如此廣泛的原因主要在于：一是對于實際操作的會計業務人員基本是直接通過會計軟件應用會計信息，但在某些情況下，還是依賴于紙質會計信息。（1）如果中間會計軟件進行了更換，由于軟件之間數據不兼容，使用了新軟件后，如果要查詢之前的會計信息，就只有查看紙質會計信息。（2）在使用上年年末的會計信息時，由于可能在新的一年進行審計時調整了有關數據，而會計系統里面的數據未進行調整。那么要查上年末的會計信息，就需要查紙質會計信息。（3）對于具有證據性的查驗，往往還是習慣于或者也需要查紙質信息。二是對于領導層人員，在利用會計信息時，則大量應用紙質會計信息或轉換成EXCEL的會計信息。

二、信息化后會計信息利用的新手段

實施會計信息化首先要解決的是實現會計業務信息化。當這一階段完成后，必然要促進在會計信息上的利用，這就是會計信息的分析與決策。

其一，基于會計數據倉庫的信息利用。數據倉庫的建設是一個不斷建立、完善、健全的過程，通常需要較長的時間。這就要求各企業對整個系統的建設提出一個全面、清晰的遠景規劃及技術實施藍圖，可以結合其他已有的業務系統，逐步構建起完整、健壯的數據倉庫系統。數據倉庫創建的基本步驟為：（1）通過需求分析建立運營環境文檔。（2）數據倉庫實現的技術選擇。包括數據倉庫的操作系統、數據庫、數據倉庫模型工具及開發工具、OLAP服務器、數據挖掘工具等。（3）數據倉庫模型的設計。包括概念模型、邏輯模型、物理模型。（4）數據準備區的創建。由于數據倉庫的數據來源于不同結構的數據庫，所以在進入數據倉庫之前，需要先進入數據準備區進行清理和必要的轉換。（5）數據倉庫數據庫的創建。在數據倉庫架構設計之后就可以創建數據倉庫數據庫，需要創建事實數據表和維度表，并在所有表的主要字段上建立索引。（6）數據倉庫數據的清理、轉換及加載。數據從不同數據源提取后，需要駐留在數據準備區完成清理和轉換，之后就可以加載到合適的數據倉庫事實表中。在數據加載之后，還要更新元數據，以反映完成的數據加載活動，并且對受影響的概括數據重新進行概括處理。（7）數據集市的設計。數據倉庫設計可能包括特定業務的數據集市，如財務部門的業務。數據集市設計之后就可以向最終用戶顯示所需要的信息。（8）數據倉庫創建之后的測試。數據倉庫的測試不僅包括對軟件系統的測試，同時還包括對數據的測試。只有通過測試才能保證軟件的質量，保證軟件滿足數據倉庫的設計需求。（9）系統的運行。主要包括對用戶的培訓、數據加載、數據訪問及應用等。在數據倉庫系統的運行過程中，通過不斷地收集用戶新的需求，進一步完善數據倉庫系統。通過會計軟件數據接口標準，無論使用的是一種會計核算軟件的不同版本，還是幾種會計核算軟件，都可以非常容易地建立會計數據數據倉庫。在此基礎上，采用有關的分析軟件或編制相關軟件就顯得十分容易。進一步，還可建立會計決策支持系統，進行深度的挖掘與分析。數據挖掘表現為在大型數據庫里面搜索有價值的經營信息，這就需要對海量的數據進行詳細地過濾，并且智能、精確地定位潛在價值。

其二，基于網絡的會計信息利用。互聯網的發展，為會計信息的利用帶來了便利。以往基于網絡的會計軟件，主要集中在如何實現會計業務的網絡化處理，而對于網絡化會計信息的利用，還涉及較少。現在會計信息化的終端除臺式機外，筆記本大量普及，平板的電腦如IPAD之類普及速度更是驚人。再加上上網本、智能手機終端等，網絡化的移動應用已經成熟，跨越時空，資源共享的時代已經來臨。

三、基于搜索模式的會計信息利用

會計信息的獲取，除了現在的專業方式提供外，應該提供更加簡便的形式。這其中一種思路就是基于搜索模式來提供會計信息。現在，如果要查詢某人的工資歷史信息，就需要逐月去查找各月的工資表才能完成。如果要查閱某人在企業的借款情況、報銷情況、工資情況、出勤情況等，就需要進入相應的業務系統，分別查出才能辦到。實際上，這些信息在會計系統中都是存在的，或者在建立數據倉庫中都是存在的。但尋找信息的方式、提供信息的方式，一直固化在以軟件功能提供的模式上，而不是基于數據為中心的提供方式上。基于會計數據為中心，可以采用搜索的模式來提供會計信息。如輸入某人的名字，就可以查詢到該人在企業的有關部分或全部信息，具體信息的查詢范圍，可以通過信息查詢權限來控制。這種提供信息模式主要通過以下過程實現。首先是對輸入信息和信息查詢權限的分析，確定數據的查詢范圍和內容。然后是根據數據倉庫中的數據，進行規范化組織，形成數據的視圖。其次根據信息的需要，確定展現的方式，如表格、圖形、文字信息、視頻信息、聲音信息等。查詢者根據獲得的信息情況，完成查詢或進行更進一步的深入查詢。對于展現方式，對于常用的信息，可以進行固化。對于非常有用的信息，在提供展現方式的基礎上，可以提供工具，按照需要，應用數據挖掘的技術去進行切片、鉆取、切塊等，以達到滿足自己所需信息的查詢工作。會計信息的利用，需要一種新的模式來提升現在已經定型的利用方式。隨著技術的不斷進步，如語音查詢、視頻查詢、決策搜索查詢等都將逐步引入。