高職高專院校學籍管理存在問題及對策

佟嘉

(鐵道警官高等專科學校教務處，河南鄭州450053)

一、高職高專院校學籍管理存在的問題

(一)對學籍管理認識不到位

首先是對學校的管理體制及相關規定缺乏了解，對校、系兩級管理體制的工作分工及權責認識模糊，沒有真正認識到系部管理工作的重要性及基礎性。另外，一些教師和學生管理工作者也沒有充分認識到學籍管理工作在學校教學管理工作中的重要性，因此缺乏一定的主動性。于是一些教師視學籍管理為教學管理部門的事，與己無關;一些學生只把自己作為學籍管理中的一個被動對象;一些教學管理人員的責任心、事業心不強，對有關學籍管理的規章制度不甚了解或根本不當回事等等。這些都在一定程度上影響了教學秩序和教學質量的提高，助長了各種不良傾向。

(二)學籍管理工作不規范

學校人力物力方面投入不足或管理人員素質不高等致使部分高校學籍管理工作不規范的狀況普遍存在，主要問題有:學籍管理文件制度不健全、措施不得力、管理手段落后、成績管理不規范影響學籍處理的進程，學籍處理不嚴謹、學生信息處理收集不及時或不全面而造成信息錯誤和缺失;學籍管理手段較傳統，對計算機信息處理系統數據庫和網絡等的應用還遠遠不足，導致工作效率不高，從而無法及時準確地將信息反饋給學生;信息收集和保存存在較多問題，如數據收集不全面、有錯漏，分類不準確或保存不當。

(三)管理部門之間缺乏協調和信息共享

在早期的建設過程中，各高校行政部門和教學單位缺乏統一的規劃，各自的管理制度和標準也不相同，在信息化建設方面自成一體，直接影響著全校數據的整合，在學籍管理方面難以準確快速地建立學籍信息庫。目前高校都采用網上錄取考生，但招生部門提供的新生庫數據格式大多與學籍管理軟件中的數據格式不匹配，需要重新輸入數據;有時，招辦提供的數據由于報名時個別學生的姓名、性別、出生年月或身份證號等信息輸入錯誤，直接影響了教務部門向省級教育主管部門報送畢業生電子注冊數據準確度等。另外，校系實行分級管理，學生管理部門未及時將學生的異動信息報校學籍管理部門，因此學校學籍管理部門不能及時掌握學生的異動信息，無法很快更新學籍異動信息庫，影響到學校的教學管理秩序。

(四)學籍管理隊伍素質有待提高

學籍管理隊伍由學籍管理工作的執行者組成。學籍管理隊伍素質和管理水平的高低、管理質量的優劣直接影響到高校教學工作的運轉和教學質量的水平。就目前來看，學籍管理人員知識結構不合理，當前許多高校從事學籍管理的人員大都未經過正規培訓，高教管理專業出身的極少，專業性不夠，這將直接導致學籍管理人員在工作中缺乏相應的專業知識，影響到教育管理質量和辦學效益的提高。除此之外，管理人員進一步深造學習的機會較少，整天忙于事務性的工作，無法及時更新自己的理論知識，影響到他們對高等教育的特點和發展趨勢的了解，無法更好地做到管理決策的科學化，發揮好管理效能。

隨著高校內部管理體制改革的不斷深入，這支隊伍也面臨著新的任務和要求。只有正確分析高校學籍管理人才隊伍建設目前存在的主要問題，采取科學的管理方式和方法，加強培訓，不斷提升素質，才能更好地建設高校學籍管理人才隊伍，為學校教育教學質量不斷提高提供保障。

(五)電子化管理程度不高

在目前學籍管理環境下，各個管理環節雖然已經通過計算機的普及而漸漸成為學校的學籍管理手段，但電子化程度并不高，手工操作在學籍管理工作中也還存在著，這在一定時間段上大大制約了學籍處理的速度，導致學籍信息出錯概率的增加。

學籍管理是一項非常具體、十分繁雜、政策性很強的工作。學籍管理工作者還應該主動適應新形勢的發展，更新觀念，增強管理育人意識，針對不同培養對象和階段的實際要求，在學籍建立與變更、電子注冊、畢業文憑與學位等方面加大管理力度，充分發揮其對教學過程的服務作用和政策導向作用，提高管理層次。

面對現代社會條件下的學籍管理工作所出現的問題已經在制約著高校學籍管理的發展這種狀況，為了使今后學籍管理工作能更適應社會的發展變化，高校學籍管理工作應在各個方面不斷改進，以適應現實的需求，更好地服務于學校，服務于學生。

針對以上分析問題，筆者根據個人的工作實踐，提出若干解決意見，與同在學籍管理崗位上的同仁們探討。

二、解決現有學籍管理問題的對策

(一)樹立以學生為本和以服務為本的理念

所謂“以學生為本”是在強調嚴格管理的同時創造一種寬松的環境，發揮學生的聰明才智與主體作用，堅持服務學生。樹立學生是管理的主體觀念，才可使學籍管理制度具有活力。“以服務為本”即學籍管理者應改變行政管理自上對下的命令指揮習慣，通過管理為學生服務。隨著高職高專院校與社會聯系的愈加緊密和院校自身發展的需要，以及學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作必須在新的管理環境下，緊緊圍繞學校的中心工作，如學校的招生、畢業生就業、專業設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等工作，樹立“以學生為本”，“以服務為本”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數據，提高學籍管理的效率。

(二)健全學籍管理制度，明確部門分工

1.規范學籍檔案管理工作

學籍檔案在高等院校檔案中占有重要的地位，它是學生在校期間形成的大量具有考察利用價值的文字材料，主要包括學生學籍表、學生成績單、學生思想政治考核表、畢業生登記表等真實記錄學生成長過程的重要資料，它不僅反映了每個學生的在校情況，同時對高校整個教育教學和學生管理工作有著重要的參考價值。所以要不斷提高對學籍檔案重要性的認識，統一標準和程序，規范學籍檔案管理工作，使它充分發揮應有的作用，體現應有的價值。盡管教育部提出以人為本的政策，但工作仍要規范化、制度化，建立健全各種規章制度，做到有章可循，有法可依，形成網絡化的管理體系，突出服務于教學的職能。好的學籍管理體制還應當包括比較完善的教學管理支持系統，其核心是教學管理自動化、信息化系統的建立，這樣可以大大提高工作效率，增強管理工作的科學性和有效性。

2.完善學籍管理的各個環節

學籍管理是一項具有流水線性質的工作，從入學、注冊、異動，到畢業、提檔，任何環節都需要嚴把質量關。首先，新生要在學校規定的時間內辦理入學和注冊手續，逾期則按學籍管理有關規定視為放棄入學資格處理，對不符合入學資格的學生，要及時清退并說明原因，防止弄虛作假。其次，把好在校期間學籍異動關。學生進行學籍異動，必須嚴格申請、審批手續，符合相關條件。最后，應嚴把畢業證頒發關。畢業資格審查是學籍管理的重要環節，本著對學生負責、對學校負責、對社會負責的態度，根據培養規格審核每個學生是否達到畢業要求，對達到畢業要求的學生，頒發畢業證書，對達不到畢業要求的學生，根據審核結果，頒發結業證書。

3.擴大校系兩級管理體制的影響力，明確各個管理部門在學籍管理中的分工。

當前高校采取的校系二級管理體制，對學籍管理工作來說，學生管理部門主要作用增強，學籍管理部門的統籌作用更加突出，這樣能夠使學生管理部門擁有一定的自主權，變被動管理為主動管理，并通過兩級之間的數據聯網，學籍管理部門能夠很直觀地掌握學籍的最新狀態;而類似批準、異動等原則性較強的工作則放在學籍管理部門，一定程度上能夠穩定學籍狀態，避免頻繁變動。此外學籍管理部門還擔當監督檢查和完善制度的工作。

(三)加強學校學籍管理隊伍建設

加強高校學籍管理工作，必須首先加強高校學籍管理隊伍的建設。學籍管理要順應技術的進步，這就要求管理人員具有比以往更高的素質來適應這種新的需求。除了要具有較高的思想政治素質、良好的心理素質、扎實的學籍管理業務素質，更要能面對新的形勢的發展更新觀念，適應網絡化信息化的時代要求，依托網絡平臺，遵循學籍發展規律，并結合本校的具體情況，探索適合校情的新方法新思路，從而提高學籍管理工作的效率和水平，為學校教育教學質量不斷提高提供保障。

首先要對國家教育政策法規和學校學生管理條例進行系統的學習、了解，并逐步達到熟練掌握的程度，吃透、理解透每一條規定，盡量能在工作中運用自如。其次要加強學籍管理者業務技術的培訓。一方面，是指學籍管理理論的實際應用能力的培養、培訓。在管理過程中，要強化理論與實踐的結合。學校也要盡量創造機會讓大家走出去，學習他人先進的管理經驗，把理論與實踐有機地結合起來。另一方面，是指加強學籍管理人員對現代化管理手段的運用，提高學籍管理工作效率。面對紛繁復雜的學籍檔案、成績的管理和統計分析，學歷電子注冊數據上報等內容，計算機和網絡在學籍管理中的作用日益顯得重要。學校應定期開展計算機、網絡知識及學籍管理系統的講座，把理論培訓與技術培訓融為一體，提高管理人員的業務素質和理論水平。

(四)加強學校學籍信息平臺的管理，建立網絡化的學籍管理工作體制

高校學籍管理工作是高校基礎數據的重要來源，要求必須及時、準確。學籍學歷信息管理平臺是教育部加強學籍管理的主要手段，它對規范和監督高校學籍管理起到重要的作用，是高校學籍管理現代化的基本標準。

高校電子注冊制度從2001年正式實施到2006年啟用在校生管理模塊，學生日常學籍管理工作已經進入到了網絡化的進程。它是一種運用現代信息技術，實行計算機網絡注冊管理的方法，是適應當前社會發展形勢的合理有效的手段。電子注冊實行國家、省、學校三級管理。每個高校都可以進入本校的學籍學歷管理平臺，將核對無誤的學籍信息上傳，經省、國家兩級審核通過后即可在學籍學歷信息網上查詢。學籍學歷信息平臺規范了高校學籍管理和監督高校依法治校的標準，各高校必須以學籍學歷信息管理平臺為基礎，結合本校自身情況做好學籍管理工作，以適應學籍管理現代化趨勢的發展。

一般高校在學籍管理操作中會涉及兩個系統，一個是國家的普通高等學校學籍學歷管理信息系統，一個是學校自己使用的學籍管理系統。目前這兩個系統所涉及的管理內容與范圍有一定差異，如果把這兩個系統并存使用就更發揮其應有的作用，這樣既能滿足高校自己管理系統的正常運行，又有利于國家網上注冊制度的實施。

學籍管理是根據國家有關規章制度實施的帶有教育立法性質的管理，規范的學籍管理對整頓學風、建立穩定的教學秩序、調動教師教與學生學的積極性、提高教學質量、形成良好的校風有著重要的保證和促進作用。學籍管理制度體系明確規定了在校學生的行為準則和管理辦法，對學生健康發展和學生從入學到畢業的全過程監控具有重要的指導作用，從而保障了學校人才培養方案的實現。

隨著改革開放事業的不斷發展，市場經濟機制的逐步建立，高等學校的學籍管理工作被不斷賦予新的使命，社會變革與教育體制改革正促使高校學生教育管理模式由封閉型向開放型轉變，由純管理向服務式管理轉變。高校管理要建立在嚴格、科學管理的基礎上，擁有嚴謹踏實、一絲不茍的態度，堅持實事求是、一切從實際出發、理論聯系實際的科學作風，實行科學規范的學籍管理，以促進高校建設，全面提高教育教學質量。