企業檔案與企業記憶控制的關系及探討的意義

現代社會，檔案的地位日益提高，已經被提到了足以建構社會記憶的高度，檔案與社會記憶之間的關系越來越緊密。而作為現代社會發展的一個重要因子——企業，企業檔案與企業記憶控制之間是怎樣一種關系呢？文章從記憶控制理論出發，扼要解釋了企業記憶控制選擇企業檔案作為固化方式的必然性，探討了企業檔案與企業記憶控制之間的理論關系，并分析了明確這種關系的意義所在。

二十世紀90年代以后，隨著“世界記憶工程”的全球推進、電子文件大量生成以及社會科學領域對“社會記憶”(或稱“歷史記憶”、“集體記憶”)研究的深化，檔案的“記憶” 屬性被重新“激活”。①在企業的地位日漸突出的今天，企業檔案作為社會檔案的構成部分也日益受到重視，企業檔案與企業記憶控制之間存在著某種緊密的關系，這種關系的探討將為企業建構記憶墊定基礎。

一、從企業檔案到記憶控制的理論探析

（一）企業檔案內涵剖析

企業檔案是“企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件”。這是國家檔案局于2009年11月2日發布的《企業檔案工作規范》中對企業檔案的界定。在覃兆劌教授所編寫的《企業檔案的價值與管理規范》中綜合了關于雙元價值觀里對“檔案”的理解，即“檔案是人類有意識控制的憑證信息”，最終將“企業檔案”理解為：是企業有意識控制的憑證信息。②這一定義強調了企業檔案的工具價值，有助于理解企業檔案與企業記憶控制的邏輯聯系。

（二）企業記憶控制選擇企業檔案方式固化的必然性

在百度百科中查到：“記憶控制也叫經驗控制，是一種應用廣泛的控制方式。把由隨機控制得出的結果用于指導下一次控制，就是經驗控制。在經驗控制中，最重要的是經驗的可靠性。它包括兩層含義：一是真實性；二是必然性。”記憶這種抽象的事物需要選擇一種實物來固化它，它的真實性和必然性就決定了檔案是能將它固化的最有效的實物，是控制記憶的不二選擇，一個企業要將它發展中的記憶，包括過去的現在的記憶固化，必然要建立起自己的檔案。

這里引用英國社會學家安東尼·吉登斯的話，“在組織內部，檔案是強化監視的關鍵。對于空間是關注過去的事件或是組織本身成員行動的問題，該組織可以通過檔案這一手段將其自身進入過去，并可以確保對未來的某種尺度。”③這句話亦強調了選擇檔案作為控制組織記憶方式的必然性。

二、企業檔案與企業記憶控制的關系

從本質上來說，企業記憶控制和企業檔案有同一層含義，二者有著密不可分的關系。

（一）企業記憶控制是企業檔案存在的根髓

企業為什么要建立自身的檔案？直接原因來自于檔案本身的價值——憑證及信息價值。檔案可以成為企業自身經濟發展的基墊，可以成為與競爭者對薄公堂的工具，可以成為后人談論和分享的寶貴經驗，這僅是檔案被建立的較外在的原因。而在這下面根植著某種不可磨滅的原因，說到底便是企業對記憶控制的要求企業建立并管理檔案。企業檔案的建立以企業主流意識和需求為導向，通過提供、展示企業檔案信息，形成符合企業主流意識形態的、占主導地位的強勢企業記憶和記憶中心，從而起到對企業員工思維和意識的控制，鞏固或強化既存在的企業秩序或企業文化，為企業可持續發展提供保障。

記憶控制是企業建立檔案的根本原因，記憶控制的內在要求催生了企業檔案的出現。一個企業從產生到發展，會形成大量的文件資料，這些文件資料的存在證明了企業存在過并試圖發展，當企業發展到一定程度，企業管理者逐步意識到企業記憶需要被控制，并用于指導下一次的管理行為，按照社會學家斯賓塞的觀點——“控制與管理是同義的”，那么控制記憶等同于管理記憶，把對記憶的控制提升到管理的視角，更強調了記憶控制在企業發展中的重要性。

（二）企業檔案是企業記憶控制的最有效方式

什么東西可以讓企業后來人近距離甚至是零距離觸摸到企業發展歷程中的光榮與辛酸？前輩的動情講演、外界的公開輿論還是網絡的龐雜信息？這些都是摻雜了人的主觀因素的不客觀的評價信息，不能作為打開企業記憶之門并解讀企業的工具，而唯有檔案才能客觀公正地展現出企業的榮辱史，企業的檔案才是唯一有權控制企業記憶的最有效方式。

檔案是對企業過去記憶延續控制的最有效形式。企業的過去需要被銘記，正如列寧說過，忘記過去，就意味著背叛。所以企業的所有人都應該通過一種方式去銘記企業的過去，無論它是否輝煌，而檔案是眾多方式中被證實了的最有效的方式。同時，檔案又是對企業未來提供記憶的最有效形式。加拿大檔案學者特里·庫克所提出的檔案在建構社會記憶中的作用是“銘記未來”，④所以又將檔案作為對控制企業現有事物（即企業未來的記憶）的最有效方式，這是一種站在未來的角度通過來引導并控制企業發展的行為。

三、企業檔案與記憶控制關系探討對企業發展的意義

（一）更加明確了企業檔案的重要性

這是從企業實體檔案管理的角度來討論的。從記憶的角度研究檔案及其管理活動，使人們獲得了對檔案的屬性、功能、價值等的新的意義詮釋，⑤對企業檔案與記憶控制關系的理論探討的更讓企業更加清晰其檔案的重要性以及用何種方式、何種原則管理檔案的重要性，企業檔案在企業發展進程中起著舉足輕重的作用的理論更加被明確。企業檔案與企業的生存與發展息息相關，作為企業的管理者，應該站在歷史與文化的高度，用可持續發展的眼光去對待每一份檔案。

（二）激起企業員工對檔案的關注與熱情

檔案界已經深刻認識到檔案對保護人類共同記憶、對認識個人及民族的身份所起到的至關重要的作用，同時意識到檔案職業在建構和保護社會記憶中的重要歷史責任。⑥

首先，檔案工作者在控制企業記憶的工作中的作用是不言而喻的，他們像“一只看不見的手”，“操控社會記憶”，⑦這等同于說檔案工作者是企業記憶控制的直接主導者。在記憶控制理論影響到檔案工作者的意識后，可以使他們明白他們需要重視的不僅僅是對檔案管理實際操作與電子技術的熟諳，更需要進一步認識自身在企業發展中的作用，后現代檔案宏觀鑒定觀要求檔案工作者不僅僅是一個被動接受社會主流文件的仆人，而是一個參與到管理過程中為銘記未來作出貢獻的主人翁，⑧他們在檔案鑒定與文獻編纂工作中的作用顯得尤為重要。

同時，檔案工作者的工作需要被監控和質疑，因為他們控制的是整個企業的記憶，關系到整個企業的發展，企業的非檔案工作者有權利知道并提出建議，更有義務提供必要的支持。

（三）推進企業檔案管理活動與企業文化的良性互動

明確了企業檔案與企業記憶控制的緊密關系，逐步意識到企業檔案在建構企業記憶中的重要地位以及企業記憶控制對企業檔案的導引作用，這將推進企業檔案管理活動與企業文化之間的良性互動。

企業文化是企業記憶的產物之一，是企業記憶之所以被建構的一個重要因素。企業檔案作為控制企業記憶的最有效形式，使企業在建立自己的企業文化時不得不重視自身的檔案工作，只有做好了檔案工作才有可能建立起突顯企業自身優勢的企業文化。而企業文化的建立又反過來為檔案工作的發展提供了有利的氛圍，讓企業檔案工作更好地為建構企業記憶作出貢獻。

注釋：

①⑤⑥丁華東.社會記憶建構--檔案文獻編纂社會功能的新闡釋[J].檔案與建設.2008(4).P1，P4。

②覃兆劌.企業檔案的價值與管理規范[M].上海世界圖書出版公司.2010(1).P5-6。

③⑦丁華東.論檔案與社會記憶控制[J].檔案學通訊.2011(3).P5。

④⑧特里·庫克.銘記未來--檔案在建構社會記憶中的作用[J].檔案學通訊.2002(2).P74。

（作者簡介：譚飛菲（1986.09-），女，土家族，湖北建始人，碩士，湖北大學歷史文化學院檔案專業09級研究生，研究方向：企業檔案與知識管理。）