淺論加強中學檔案管理

中學檔案是廣大教職工在長期的教學、管理及其他各項工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的文件材料，是中學的辦學歷史、師生的基本情況等的真實記錄，是中學改革和發展的重要信息資源，是中學最基本的職能活動的全面反映。健全的檔案，可以反映出一所中學的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色。因此，加強中學檔案管理，對于促進教學改革、提高教育質量、開展科學研究、推動中學科學發展等，有著十分重要的作用。

一、加強中學檔案管理的重要意義

1. 服務于發展。中學檔案真實地記述和反映了中學的教學、管理、運行的發展軌跡，是中學重要的信息資源，是制訂中學發展規劃、總結經驗教訓和開展教育研究的重要依據，是中學基礎工作的基礎。通過分析中學現存檔案，可以全面掌握中學教育教學工作等方面的沿革和演變情況，更好地總結中學建設發展的經驗教訓，為領導科學決策提供參考，推動中學科學發展。

2. 服務于教學。中學檔案完整記錄了中學教育教學活動，中學校長可借鑒大量的檔案資料，在分析總結以往教學工作的經驗教訓的基礎上，制訂新的教學計劃，提出教學改革的新思路。教師特別是剛參加工作的青年教師，可查閱教學檔案，向老教師、教學能手學習教學經驗，不斷充實和提高自己的教學水平。中學檔案還可在校內和校際間的教學管理和教學交流中發揮作用。

3. 服務于管理。在中學開展人事編制、人員調整聘用、干部選拔任用中，人事檔案、文書檔案和教學檔案等可提供可靠依據，有利于客觀、公正、準確地評價每一個人。在每年的職稱評定、年終考評中，詳實的檔案也可為方案、標準的制定提供真憑實據。

二、中學檔案管理工作存在的問題

1. 領導重視不夠。有的中學領導主觀認為，檔案管理只是接收、存放，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格，不需要高素質人員，也不需要現代化設備和完善的規章制度等；有的中學領導沒有將檔案管理列入中學工作的重要議事日程，缺乏長遠的發展規劃；有的中學領導平時對檔案工作不聞不問，資金投入不足，只是為了迎接某項專項檢查而對照評估目標體系專門做一套資料，而不注意平時的積累、整理；等等。這嚴重地影響了中學檔案工作的可持續發展。

2. 基礎設施滯后。一些中學對檔案室建設的“硬件”投入明顯不足。少數中學沒有設立檔案室，或是依附于其他科室，或是成為擺設，庫房、辦公、閱覽也未實現三分開，檔案庫房狹小簡陋，辦公條件較差，設備陳舊老化，“六防”設施不能到位，缺少計算機等這樣的現代化管理設備和手段，工作人員的工作仍是傳統的手工登載、整理、編目、檢索等。檔案丟失散失、受潮霉變、蟲蛀損壞等現象時有發生。檔案的基礎設施與現代化管理設施不健全，僅能滿足檔案管理的一般需求，跟不上檔案管理現代化的需要，也跟不上創建現代化中學的步伐。

3. 規章制度缺乏。有的中學沒有制定檔案工作發展計劃、檔案管理工作規范、檔案工作人員崗位職責等規章，也沒有建立文書處理和檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管、編研、利用等制度。有的中學雖制訂了一些制度，但也只是寫在紙上、掛在墻上，缺乏有效的監督機制，執行起來自然流于形式。

4. 人員素質偏低。有的檔案管理人員為兼職，缺乏專業背景，又沒有經過專業培訓，對檔案工作的分類、歸檔整理、保管、利用等未能很好掌握，整體素質偏低；有的由于工作繁忙，事務繁多，鉆研業務不夠，缺乏必備的專業技能；有的缺乏計算機知識，無法開展信息參考咨詢、網絡檢索等個性化服務；有的缺乏責任心和積極性，服務意識不強，工作不認真負責。這些都嚴重影響了檔案管理工作的效率、水平和質量，影響了檔案管理的規范化、科學化、現代化程度。

三、加強中學檔案管理的措施

1. 提高認識。檔案工作首先要得到中學領導的高度重視，把檔案管理列入中學工作的重要議事日程，并將檔案管理工作納入中學工作目標管理責任制的檢查考核體系中。其次要通過學習與廣泛宣傳《檔案法》，使師生增強檔案意識，充分認識到檔案管理的重要性，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺維護中學檔案工作的良好氛圍。再其次要建立健全管理機構和管理網絡，形成各部門相互協作、齊抓共管的檔案管理格局，保證中學在各項工作中形成的檔案資料能及時、完整、準確地移交到綜合檔案室。

2. 健全制度。《檔案法》和《中小學校檔案管理暫行辦法》明確指出:中小學檔案是指從事黨政管理、教學、教研等各種活動中形成的有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它包括文書檔案、教學檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案等等。它是國家檔案的組成部分，必須實行集中統一管理，任何部門和個人都不得據為己有或拒絕歸檔。要根據《檔案法》和中學實際，制定完善檔案管理制度，建立完善檔案管理工作制度，如《檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定及銷毀制度》、《檔案室管理制度》等規章制度，做到有章可循、有法可依，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標。要按要求規范檔案案卷形成的全過程，從檔案材料用紙到收集、整理、編目等，都力求做到統一標準、科學分類、組卷合理、編目清楚、分門別類、形成體系。要處理好檔案工作中的“接收”和“移交”的關系，做到移交有手續、交接有清冊。要編制實用、系統的檢索工具，逐步建立完善的檢索體系。

3. 加大投入。中學檔案的經費，應列入中學預算，統籌解決。檔案的庫房建設，應列入中學基本建設規劃。要加大資金投入，添置必要的設備，逐步改善工作條件，使中學檔案室真正符合“六防”工作要求，維護檔案的完整與安全。要推進中學檔案的信息化管理進程，形成全校統一的檔案管理網絡體系，以提高檔案工作效率。由于資金或其他客觀因素的制約，中學檔案保存空間有限，可嘗試租借周邊高校或社會公共檔案館或圖書館的空間和設備來寄存利用率不高的檔案。

4. 建設隊伍。要采取切實措施，建立一支有較好的政治、業務素質的檔案干部隊伍，并保持相對穩定。專（兼）職檔案干部屬專業人員，要與教學、科研、圖書管理人員同等對待。要加強對檔案管理人員的職業道德教育，培養他們勤勤懇懇、任勞任怨的奉獻精神。有計劃地邀請上級檔案部門的專家來校對專、兼職檔案人員進行業務培訓和技術指導，掌握先進的檔案管理方法和手段以及現代化設備的操作技術，實現檔案工作的規范化、標準化和現代化，進一步加強對檔案管理人員的考核力度，推行崗位目標責任制，實行量化考核，獎懲分明，充分調動檔案管理人員的工作積極性、創造性。檔案員要加強自身建設，真正樹立“業務精通、愛檔如珍、維護歷史、兢兢業業、服務現實”的理念，要積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，學會運用現代化管理知識和先進技術設備，提高學習能力、協調能力、寫作能力、信息處理能力、創新能力，成為檔案管理的行家里手。

5. 創新服務。要收集各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，并按黨群、行政、教學、基本建設、儀器設備、會計、已故人員、聲像等八大類文件材料進行歸檔。要加強電子檔案的管理，對磁盤、光盤、磁帶等電子文件，應按檔案種類分別整理組盤，建立數據庫。要加強聲像檔案的管理，根據聲像檔案的要求獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放并嚴格控制庫房溫度和濕度，遠離光線、磁場等，錄音帶、錄像帶要采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。要創新檔案工作，確立開放、整合、融入的新理念，拓寬檔案的利用渠道，優化館藏，運用各種先進的技術手段，最大限度地開發檔案資源，對檔案資料進行二次加工、三次加工，編寫出有一定深度的編研材料，促使“死材料”變成“活信息”，使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發利用為主，滿足中學的各種需要。

責任編輯：達名流