獨立學院辦公室秘書工作初探

一 注重修養，提高素質

獨立學院的領導和職工的高文化層次決定了辦公室對秘書素質和工作能力上的高要求。在獨立學院管理干部隊伍中，辦公室秘書一般都是政治強、紀律硬、業務精、作風正、觀念新和素質高的群體。秘書的修養是多方面的，但就其參與政務來說，一般應具備的素養有：

(一)四項素質

(1)有較強的黨性修養和紀律性；(2)有敢于創新的精神和務實肯干的工作作風；(3)有淵博的基礎知識和扎實的專業知識；(4)有過硬的秘書工作技能。

辦公室秘書要起到領導助手的作用，就應該是文秘工作的行家和從事其他工作的“雜家”。不僅要懂得秘書專業知識，而且要懂得教育科學、社會科學和自然科學的基本知識。其中，掌握并熟悉教育管理科學知識和獨立學院發展狀況，是對獨立學院管理干部的共同要求，也是獨立學院秘書的必備素質。在獨立學院秘書應具備的諸多素質中，理論水平和文字水平是必須具備的看家本領。要當一個成功的秘書的確不容易，一些高學歷的人員進入黨政辦公室后，之所以最終沒能適應文字綜合崗位，究其原因，更多的可能還是由于沒有真正掌握語言文字這一工具；“文字關”成了他們難以逾越的障礙。秘書人員除加強平時積累之外，在具體寫作實踐中，要從三個方面人手鍛煉文字表達的能力。一是在大型會議文稿撰寫過程中，采取“集中討論、分頭起草、統一串聯”的方式；二是在日常文稿的起草過程中，采取“以老帶新”的方式；三是在文稿修改過程中，采取“校讀”的方式，力求文章表達準確。

(二)七種意識

獨立學院秘書所處的辦公室是貫通上下、銜接左右、協調業務、綜合事務的一個綜合職能部門，有參與政務、管理事務、搞好服務等職能，要履行好這些職能，要求秘書人員必須具備七種意識。

一是全局意識。秘書崗位盡管職責分明，但由于辦公室工作具有突發性、偶然性、急辦性和特殊性，往往會有很多無定位、無定時的工作。遇到這種情況，就要求秘書人員從辦公室乃至學校的全局出發，以大局為重，分工不分家，把個人和集體、局部和全局緊密聯系在一起，珍視團結，識大體、顧大局，相互理解，相互支持，相互補臺，使整個部門形成一個風雨同舟、團結協作的戰斗集體，充分發揮整體功能。

二是奉獻意識。文秘工作人員“不顯榮于人前，卻辛勞于人后”，經常需要加班加點、夜以繼日超負荷工作，而且很少能出頭露面、留名得利，物質待遇尚不是很高。對此，文秘人員要充分認識到秘書活動的輔助性決定了秘書工作名義的假借性、過程的幕后性和成果的潛在性。奉獻是秘書的天職。首先要甘于奉獻，愛崗敬業，始終以事業為重，認認真真做好每一項工作，不計個人榮辱得失，扎扎實實，樂觀向上，無怨無悔，甘于在奉獻中實現自己的人生價值。其次是樂于吃苦，無論是起草文件、組織會議，還是處理突發事件、協助重大決策，都十分繁雜而具體，時間緊、任務重、要求高。很多工作看似小事，但沒辦好就會出大問題。

三是超前意識。獨立學院秘書要當好領導參謀，必須具有一定的超前意識，獨立學院的舉辦本身是一個新事物，故而要密切關注其發展動態，要想領導思而未言、思而未舉的問題。有些事雖然領導想到了，往往因事務較多，頭緒雜亂，以致遺忘；或因還未來得及進行更深入思考，事情就發生了，使領導處于舉步維艱的境地。在這種情況下，秘書如果進行了超前思維或早有準備，就能為領導提供解決問題的最佳方案，使領導擺脫窘境。長此以往，自然會得到領導的信賴和同事的崇敬。因此，要求秘書人員必須熟悉全局，培養自己洞察和分析問題的能力，提高駕馭全局和樹立遠見的工作意識。

四是效率意識。獨立學院的管理人員一般非常精簡，辦公室工作更是頭緒繁雜，辦公室秘書普遍有這種感受：忙忙碌碌無頭緒，兢兢業業無成績，一天到晚不歇氣，領導抱怨無能力。文秘人員要適應經濟社會快速發展的新要求，就必須講求效率，增強工作的時效性。要提高快速反應能力，遇到緊急情況要立即反應、馬上行動，搶時間、爭主動，不能有絲毫拖延，否則就有可能誤大事、出大錯。要靈活應變，對任何問題的處理都不能墨守成規、按部就班、一成不變，要在保證質量的前提下減少環節、簡化程序、提高效率，在辦會、辦事、辦文等具體業務中要充分體現高質量、高效率，有條不紊，雜而不亂。

五是服務意識。獨立學院的管理工作，就是服務。因此，要轉變觀念，樹立管理就是服務的思想。要明確人與人之間的關系就是服務與被服務的關系，自己在服務別人的同時也會接受別人的服務。獨立學院的秘書工作，主要是為學校、系(部)領導服務，為學校、系(部)各職能部門服務，為廣大教職員工和學生服務，重點是為學校、系(部)領導服務。要做到黨政領導需要什么就提供什么，什么時候需要就什么時候提供，以滿足領導總攬全局和處理問題的需要。

六是求知意識。獨立學院辦公室秘書工作是一個知識、信息高度密集的領域，文秘人員知識的質量、深度、廣度乃至層次，直接影響著文秘人員的工作能力與思維能力。對于獨立學院辦公室的文秘人員而言，強化求知意識非常必要，需要學習的知識也有很多。首先，要提高學習的自覺性。文秘人員如果僅僅滿足于過去已有的知識，停留在目前的狀態水平，不去攝取新知識，吸收新的營養，看問題就不會有新的見解，寫文章就不會有新的觀點，辦事情就不會有新的招數，搞調研就不會有新的成果，為領導服務也就不會有新的起色。因此，文秘人員要樹立終身學習、終身提高的追求和理念，增強學習的自覺性，真正使學習成為一種生活習慣和自覺行為。其次，要保持學習的廣泛性。豐富廣博的基礎知識是秘書知識結構的根基，扎實的專業知識是秘書知識結構中具有職業特征的主要部分，所在工作部門的專業知識是秘書人員知識結構中的核心層次，此外還有各種相關輔助知識等。文秘人員，要學貫中西、精通古今，構筑起自己全面的知識結構。

七是形象意識。辦公室秘書人員由于在領導身邊工作或接觸領導的機會較多，其言行常常被當成領導意志和行為的反映。所以，每個秘書人員都要有塑造自身形象、維護領導良好形象的意識。首先，要嚴格規范自己的行為。時刻保持清醒的頭腦，充分把握好自己的角色地位和作用，把自己置于各項制度的有效約束之下，時刻接受組織和群眾的監督，自覺維護領導和單位的形象。要嚴格遵守各項規章紀律，謹言慎行，遵紀守法，管住自己的嘴、手和腳，做到不該說的話堅決不說，不該做的事堅決不做，不該去的地方堅決不去。其次，要培養良好的道德品質。誠實正直，說老實話，做老實人，辦老實事，是做人的基本準則，也是文秘人員最基本的行為規范。要有正直的人格，是非分明，公道正派，對人對事不帶主觀偏見，對上對下一個標準，人前人后一個模樣，本本分分做人，兢兢業業工作，以一流的作風、一流的業績來展示形象，樹立威信，體現自身的價值。再次，要塑造良好的儀表舉止。文秘人員無論是在工作還是社交場合都應該注意自己的儀表舉止，體現出優雅的風度和較高的修養。穿著要端莊，打扮要得體，儀容要整潔，舉止要文雅，不能標新立異，穿奇裝異服，也不能扭扭捏捏，矯揉造作，不管什么場合，都應站有站相，坐有坐姿，精神飽滿，以顯成熟、精干、高效。此外，辦公秘書還應該養成說文明話、辦文明事的良好習慣，多講文明用語，談笑要有節制，處事體現水平，努力做到親切、準確、得體、誠摯、熱情，充分表現良好的道德素養。

二 準確定位，嚴履職責

獨立學院的辦公室是學校的綜合辦事機構，秘書崗位的主要職責有兩大類：一是辦事；二是當參謀。秘書在學校、部門、系(部)主任直接領導下，參與辦文、辦會、辦事，與學校領導或部門負責人的工作目標是一致的。但目標的一致性并不意味著職權的一致性，二者是主從關系。因此，秘書在日常工作中，應找準自己位置，不能越位，力求做到思想到位、服務到位。平時我們常常看到這樣一種現象，有些秘書，在上級布置的任務或形成的材料完成后，不知向誰匯報請示，材料送給哪位領導審定，甚至不經過直接領導審閱、批示，自作主張，直接上報，釀成錯誤，結果自己出了力，領導不滿意。

三 處好關系，做好參謀

獨立學院不論是哪一層級的秘書，在工作上都與直接領導有著密切的關系。因此，處理好與直接領導的關系是非常重要的。

(一)尊重而不迎合

秘書和直接領導在政治上、人格上是平等的。但由于分工的不同，工作的性質不一樣，也就出現：領導在“臺前”，居主導地位；秘書在“幕后”，處從屬地位，受直接領導支配，這一點必須明確。既要尊重領導，又要有自信心，不卑不亢，充分發揮好自己的內在潛能和主動性，為實現共同的目標而努力工作。尊重領導一是維護領導威信，從內心尊重領導；二是尊重領導個性，給領導“補臺”。

(二)相處而不相聚

工作中經常會有直接領導因年齡、性格、閱歷、氣質不同，從事專業和分管范圍不同，處理問題的方式和風格不同，造成領導之間或領導與下屬之間的工作矛盾，有時也導致秘書和辦公室主任產生工作矛盾，從而使秘書處于左右為難的境地，這時很重要的一點就是保持“等距離關系”，做到和睦相處，而不相聚議論。如兩位直接領導給秘書布置的工作任務在時間安排上發生沖突時，秘書應當先表示愿意接受任務，同時應該表明自己已經接受了其他領導安排的工作，時間上有沖突，能否將時間推遲一些。這樣，后布置工作的領導一般都會體諒并同意調整時間或采取別的辦法。同樣是這件事，如果秘書說：“不行，某校長(或某處長、某院長、某主任)已安排了其它工作”。這樣，效果就會大不一樣。在類似上述的矛盾中，秘書保持“等距離關系”至關重要。

另外，在獨立學院秘書人員中，有時還會遇到“多層次領導”。比如系(部)秘書有時和學校領導、教務處、學生處等部門領導以及本院系的直接領導發生工作關系。常使剛做秘書工作的同志感到無所適從。竊以為：一是都尊重。學校領導、部門領導、系(部)領導，理所當然都應尊重。但要避免兩種情況：一種是按照一級管一級的老規矩，只服從直接領導，而怠慢學校領導和部門領導；另一種是與學校領導或部門領導接觸多了點便飄飄然，目無直接領導。在對待直接領導班子成員和辦公室主任時，也會發生上述類似情況，都應避免。二是勤工作。“多層次領導”往往造成多頭布置工作的現象，使秘書任務重疊、繁忙。作為秘書，要盡可能完成各級領導布置的任務。如實在超負荷或時間不允許，秘書可主動向領導說明情況，由領導根據緩急，做出定奪。秘書不可擅自壓掉領導布置的任務。三是多聯系。獨立學院秘書日常工作一般由直接領導或辦公室主任安排，但有時學校領導、部門領導和其他人員也會突然安排一些工作。這時秘書就要設法與他們聯系，使他們知道情況。另一方面，也好了解領導行動，以便及時請示匯報。四是少議論。秘書工作在領導身邊，掌握大量的機密。因此，對外對內都應守口如瓶，不要傳播領導說過的話，不要說不利于團結的話，要維護領導的威信。做到少說話、多做事，少議論、多工作。五是講分寸。秘書人員在工作中要隨時隨地把握好一個“度”字，不然會失體。領導召集的會議，秘書要少說、少做或后做。辦公室主任請示領導的工作，秘書不可越俎代庖、喧賓奪主。對待服務工作，秘書則不可退縮。對所有領導都要一視同仁，努力做到服務得體，妥當適度。

(三)辦事而不吹噓

執行領導交辦的工作任務要把握兩個環節，一是接受任務要正確領會領導意圖，明確要辦什么事。二是明確領導的要求是什么，包括工作質量要求、時間要求、注意事項等。如果領導交待任務零亂冗雜，要加以歸納，提出一個簡要方案請領導審定；如果領導布置任務過于簡單，要作出部分補充，請領導認可；如果認為領導的要求超越現實條件，完成任務困難太大，不要輕易提否定意見，要從指標調整上提出自己的見解，供領導參考。明確任務后，應作肯定的答復，如“我馬上去辦好”；如果把握性不大，可以說“我盡力去辦好”。切忌無論有無辦好的把握，事先在領導面前說大話。辦事不論采取那種形式，首先，要明確重點，做好關鍵性工作，防止眉毛胡子一把抓。具體工作中沒有孤立抽象的大事，大事往往是由小事積累起來的。其次，要明確工作質量與速度的關系，既保質保量，又要在規定時間內完成，決不允許拖延推諉。工作任務全部結束，或告一段落后，應向布置任務的領導復命，匯報完成任務的效果、時間講明遇到的問題，以及對后續工作的看法和打算等。匯報要實事求是，不擴大，不吹噓，不借機夸耀，不訴苦，不趁機提條件、講要求。

(四)深入而不冗長

獨立學院辦公室秘書工作繁雜，大多是事務性的具體工作，但不能只當收發員、傳聲筒，而應積極主動地圍繞學校的中心工作，全面了解各方面的情況為領導決策提供建議和方案。調查研究是務實與務虛的最佳結合點，也是檢驗參謀服務水平高低的一個重要標志。如何把調查研究搞得更加扎實深入、更有成效，應從以下幾個方面加強。一是勤學多想，能夠從大量的文件資料中捕捉調研信息；二是統籌兼顧，善于從浩如煙海的信息中篩選調研課題；三是善抓要領，善于從紛繁復雜的事物中找準問題。

四 加強溝通，協調配合

獨立學院不管哪一層級的秘書，其工作離不開與其它處室、系(部)的配合，講求溝通藝術十分重要。

第一，要牢記服務宗旨，待人要熱情、大方、和藹。秘書既有為領導服務的職責，更有為學校其它處室、系(部)服務的職責，思想認識不能有偏差，不能對上熱情有余，對下嚴肅過度。無論哪個部門、哪一級人員，哪怕是學生，都應以誠相待，保持正常的人際關系，廣泛團結同志，絕不能搞人身依附，把個人的前途寄托在個別領導人身上。

第二，相互交流，取長補短。要經常與學校其它部門、系(部)的秘書聯系，交流從事秘書工作的經驗、教訓。這樣，既可取長補短，又能增進同行之間的彼此了解，保持工作中的經常協作關系。

第三，經常聽取群眾意見，自覺接受群眾監督。待人要有禮貌，要尊重群眾；一個自負清高、對校領導或直接領導以外的人員持不屑一顧態度的秘書，只會斷絕和人們的交往，最終孤立自己。

第四，克服溝通過程中的自卑心理。對獨立學院辦公室秘書來說，要全方位地為領導、師生服務，工作任務重、責任大、難度高，因而強烈地渴望得到人們的理解和尊重。但是，獨立學院辦公室秘書既沒有黨政機關秘書顯要的地位和身份，也不如其它系列如教師等人員的工作有主動性，加之學校內部對行政人員包括秘書人員的偏見，秘書人員極易產生自卑心理。因此，在搞好協作關系的同時，盡力克服自卑心理。

五 遵法守紀，保守秘密

保守秘密特別是保守黨和國家的秘密，是每個公民的基本義務。對于秘書人員來說，保守秘密則是一條重要的紀律。如果損害了應承擔的保密義務，違反了《保密法》之規定，就應當追究其紀律責任和法律責任。獨立學院辦公室秘書除遵守黨和政府的各項大政方針外，最需要重視的是遵守保密紀律、做好保密工作，必須按保密法和本單位執行保密法的細則約束自己。機要秘書要熟悉保密法規，積極防范，確保國家和學校的秘密安全。校(院)辦秘書，往往會接觸黨中央、國務院、省委、省政府的文件，盡管文件的內容與學校的關系不密切，看起來不重要，其實并非如此。傳閱完畢須及時上交，丟失或泄密，秘書要負責甚至受到處分。因此，傳閱、收發密級文件和材料都必須按規定程序進行，絕不可走捷徑而造成文件泄密或丟失，要處處以保密守則約束自己。做到不該說的機密，絕對不說；不該問的機密，絕對不問；不該看的機密，絕對不看；不該記錄的機密，絕對不記錄；不在公共場所和家屬、子女、親友面前談論機密。