淺議電算化條件下會計前臺記賬存在的問題及對策

薛杰遠

淺議電算化條件下會計前臺記賬存在的問題及對策

薛杰遠

越來越多的單位實現了會計電算化，在會計電算化記帳過程中，經常遇到一些問題，如何面對這些問題，怎么去解決，本文就此根據實踐工作中的經驗，淺談一些看法，旨在提高會計電算化工作的質量。

會計；電算化；記帳管理

會計電算化是集計算機學、信息學、管理學、會計學等學科知識為一體的一門綜合性的邊緣學科。我國的會計電算化工作，經過10多年的發展，已經取得了很好的成績。許多單位在具備條件后，實現了計算機替代手工記賬的飛躍。我單位在2004年開始實現會計電算化工作，經過半年的人工與機器并行，徹底甩掉了手工賬，本人在會計前臺崗位工作多年，下面僅就我在實際工作中遇到過的一些問題，做試探討如下：

一、前臺記賬過程中存在的問題

（一）會計人員所掌握的計算機知識不夠

根據對本地一些單位的調查得知，目前各單位的會計人員知識層次較低，本科以上文憑所占比例較小，由于諸多因素所限，相當部分財會人員只經過短期培訓，盡管他們手工業務經驗豐富，能滿足手工會計核算，但是會計電算化的應用對會計人員提出了更高的要求。由于缺乏對網絡會計基本理論的深入了解，他們就不能靈活運用軟件滿足工作需要。而且當在財務軟件的使用以及保養和維護遇到問題時，只能找軟件的維護人員，而維護人員又基本上是計算機專業出身，對財務知識知之較少，也就是說，懂會計的不懂計算機，懂計算機的不懂會計，雙方不能很好地配合。作為前臺的記賬員在處理業務的過程中由于對財務軟件的應用方法掌握的不夠透徹和熟練，對軟件的認識有局限性，出現了故障不能及時排除，導致系統不能正常運行是常有的現象，碰到一些原因機器死機或者有一點小障礙數據無法輸入或輸出時，往往會束手無策。如果多一點計算機方面的知識，很多問題都是可以自己解決的，這個問題已成為各單位在實行會計電算化過程中一大障礙。如果計算機專業知識很匱乏，是難以勝任用計算機處理會計業務工作的。

（二）會計人員過多重視賬務處理功能，忽視管理功能

傳統的會計人員，就是記賬、算賬，而作為現代條件下的新時代會計人員，如果還僅僅滿足于老形式，那么就與時代相脫節了。目前各個單位使用的會計軟件雖然不同，但功能差別不大，這些軟件大多屬于業務信息系統的范疇，只能完成事后記賬、算賬、報賬，以及提供初級管理功能，大多不具有事前預測、事中控制、事后分析決策等財務管理功能。而前臺會計人員也往往不重視會計分析。我校財務目前采用的軟件有工資核算、固定資產核算、學生收費等等系統，內容功能較強，大大節省了人力和時間，解放了勞動力，可以說相對于過去，財務人員的工作強度降低了，但是長期以來形成的思維模式，仍然束縛著財務人員的大腦，我們的記賬人員仍將過多精力用于成本核算、報賬、記賬及簡單的操作上，很少去考慮財務指標分析體系以及資金供求預測等等，這樣計算機的功能大大降低，雖然核算功能提高了，但整個財務管理職能依然沒有改變，這樣的財務是很難為領導提供出具有參謀意義的報表分析的。

（三）記賬憑證的填制要求方面欠規范、明確

電算化賬務系統與手工賬務系統中的科目級次結構設置基本一樣，但在使用方向上是不一樣的。在手工賬務系統中，會計人員記賬一般是以一級科目為核心，根據自己的經濟業務特點，設置相應的明細科目，憑證由于受規格限制一般只反映一、二級科目。在電算化賬務系統中，一般是設置最詳細的分類項目，作為電算系統的錄入主信息，前臺審核制單時直接進入最低一級的科目，因此記賬憑證的填制包括憑證編號、憑證摘要、憑證內容等方面，與手工記賬時要求是不一樣的，前臺會計人員容易忽視這方面的差別，錄入憑證時如果填寫不規范，就會出現記賬憑證計算機記賬與明細科目不一致的情況。所以，如果在這里把關不嚴，造成原始憑證失真或是手續不完備，那么首先是前臺經辦人員的責任，經辦員要負責此筆業務的后續追查工作，一方面給工作造成麻煩，另一方面讓人對財務產生不好的印象。

（四）缺乏統一性和協調性，形成各自為戰的局面

前臺報賬員對原始單據進行真實性、合法性審查，并根據原始單據分類匯總，然后將數據輸入計算機并打印出來，同一類業務，不同的人做法不完全相同。由于缺乏統一的規劃和組織協調，往往各自為戰，閉門造車，信息交流不暢，使有限的人力、財力并沒有充分發揮作用，不可避免地有一定差別。一些單位通過電算化生成的會計信息資料不系統、不完整，口徑不一致，難以被單位領導和主管部門以及社會公眾有效利用。例如，我校下屬的附屬醫院，俗稱一附院，我們在處理附屬醫院有關業務時，由于前臺報賬員共3人，不可能每次都是同一人經辦，即使是同一人經辦，也未必每次就一致，所以在打印記賬憑證時，有的輸入附屬醫院，有的輸入一附院，這樣一來，在進行模糊查詢的時候，就遇到了無法確定關鍵詞的問題，無論你輸入一附院還是附屬醫院，都不可能全部顯示業務內容。還有我們對個人借款這筆業務的處理，有時我們輸入XXX人借款，有時輸入XXX人個人借款，這也是同樣的道理，機器查詢無法正常統計，再費力氣去人工統計，真是事倍功半。

（五）關于會計差錯方面的處理

前臺經辦員的任務就是要熟悉并認真執行各項費用開支標準和開支范圍，熟練掌握會計科目及經費收支體系。但是，會計人員也不是萬能的，不可能不犯一點錯誤，如果過賬前發現錄入錯誤并及時進行修改憑證是允許的，但在過賬之后，就不太可能逆結賬或將備份取出來解決了，只能填制更正憑證進行改錯。無論是賬簿錯誤還是憑證錯誤，或者賬證都有錯誤，都無法象手工會計那樣采用劃線更正法、補充登記法或赤字沖消法來更正，最好的辦法就是反記賬，如果有一張憑證輸入錯誤，只能另外做一張憑證沖回或改正。這樣，會使一些會計資料失真。例如：錯計入某個科目的借方，再在貸方沖回，則在打印試算平衡表時，借方和貸方都虛增了記錯的一筆?，F在的財務軟件幾乎都解決不了這一問題，這也是經辦員最麻煩的事情，前臺記賬中常常出現。

二、針對前臺記賬中存在的問題提出以下對策

（一）培養復合型的會計人才，適應會計電算化工作的要求

會計電算化要求財會人員不僅應掌握扎實的會計知識和技能，還應對計算機和財務管理知識有比較深刻的了解。只有掌握了比較豐富的管理知識，才能根據本單位的自身特點，利用電算化會計的特點，為單位預測、決策和控制等管理工作服務。因此，在各單位更應注意培養“會計——計算機——管理”型的復合型人才，以促進會計電算化的順利發展。會計軟件年年都在更新版本，甚至一年更新幾次，所以我們必須注重專業人才的素質，加大對“復合型”會計電算化人才的培養力度，特別是對電算化管理人員的培訓工作要經常進行，并結合經驗交流，使培訓收到實效，不斷提高信息化會計從業人員的綜合素質。

（二）完善辦理報銷手續、熟悉和掌握各項財務規章制度，嚴格遵守財經紀律

前臺報賬員是財務的一個窗口，直接與來辦理業務人員打交道，代表財務的形象，同時也是把關審核的第一個關口，所以經辦員責任重大。在辦理業務時要嚴格把關，對支出費用的辦理，要嚴格按照行政事業單位各項經費支出標準執行，節約使用各項資金，提高經費使用效率，對專項資金做到?？顚Ｓ?，以保障本單位各項工作正常運轉。在報銷各類支出費用中須注意：該附的附件一定不可少，例如報銷會議費，須附會議通知；報銷接待費，須附接待標準和審批表；報銷大額裝修費，須附相關審批文件；購買專控物品要按規定程序先報批后統一采購，屬于政府采購范圍的，須按政府采購程序辦理。照章辦事，堅持原則，減少不必要的麻煩。

（三）加強內部溝通與協調

我們強調團隊精神，就是要注重內部的溝通與協調，財務要根據自己的實際情況，制定符合本單位、本部門的規章制度，加強經辦人與經辦人之間、經辦人與客戶之間、領導與同事之間的聯系，對經常發生的，對有爭議的一些事項約定成俗，按統一的口徑標準執行，像上述的一附院和附屬醫院，雖系同一部門，但叫法不一，在查詢時就是遇到困難，所以，溝通與協調這方面很重要。

（四）加強對往來賬編號的管理

會計科目設置應滿足會計核算的要求，在國家制度規定范圍之內，有的則可根據工作需要由單位自行規定。特別是往來賬項管理，作為財務賬的重要組成部分，目前編號管理存在不科學及混亂現象，通過我們實行電算化一年之后的經驗，我們知道，編碼的意義非同一般，不是隨意亂編，信手拈來的，我單位剛開始實施電算化的時候也沒有在意這方面，認為就是一個代碼而已，結果在往來賬登記及查詢時遇到很多麻煩，出現重號或多筆業務區分不清的現象，因此在第二年的時候我們對它進行了科學的歸類編碼，比如，按日期或按字母順序等，效果非常好，只要一敲代碼，這筆賬立刻就出現了，所以初始化時一定要考慮到將來的需要，不要為了當初小小的偷懶，造成的后果是無法彌補。

當前，隨著計算機網絡技術的大規模應用和發展，以及會計核算業務量的增大、業務種類的繁多，會計電算化系統出現許多新的特征，要求我們在日常的工作中必須善于動腦，不斷總結經驗教訓，使會計工作提高到新的高度，以適應會計電算化迅速發展的需要。

《會計電算化指南》

（作者單位：南陽醫學高等專科學校審計處）