工程項目危機管理淺析

唐 盛,向子亮

(1.湖南省高速公路管理局,湖南長沙 410003; 2.懷化市公路勘察設計院,湖南懷化 418000)

公路工程建設包括可行性分析、初步設計、施工圖設計、施工、養護等階段,其中施工階段投資額最大,工期最長,對整個項目的質量、安全、成本都有重要的影響。施工過程中的諸多風險,如果管理不當,將對項目產生災難性后果,進而引發項目危機。筆者站在施工承包方總部的角度,對危機出現的原因進行分析,提出處理方案,探討使用危機預警系統杜絕危機的發生,為施工企業管理者們提供有益的參考。

1 工程項目危機管理概述

圖1 危機管理工作流程圖

危機管理包括危機爆發前的危機預防和危機爆發后的危機處理(見圖1)。危機預防主要是指在危機爆發前發現并抑制觸發危機的因素,從而避免危機的爆發,它是一種慣例性的日常項目管理工作。危機處理是指在危機爆發后為降低損失、消除不利影響所做的善后工作,它是一種由承包商高層發起的一次性的管理活動,缺少慣例可以遵循。

危機的預防是需要管理成本的。危機因素隱藏越深,發現的成本就越大;危機因素發現得越早,預防的成本就越低;危機預防的成本通常遠遠低于危機處理的成本;來自企業外部的危機因素,企業往往能力有限,只能加強監測。由此可見建立高效的危機預警體系是預防和杜絕項目危機的有力保障。

2 危機處理

恰當的危機處理可以避免承包商蒙受更大的損失,有時候甚至可以轉“危”為“機”。危機處理通常包括以下工作流程。

2.1 組建危機處理小組

在確定危機爆發之后,企業應立即組建危機處理小組。危機處理小組應由企業高層領導牽頭,并保證有足夠的授權。小組的主要成員應具備以下基本素質:頭腦冷靜、思維全面、視野開闊、善于溝通、意志堅強、專業出色、客觀公正、精力充沛、富有管理藝術、德高望重。

危機處理小組的人員選擇關系到危機處理的成敗,企業可建立相應的人才庫,以確保在需要時能夠迅速找到合適的人才。

2.2 危機分析

危機處理小組應盡早趕到項目現場開展工作,通過各種渠道全面了解項目情況,與項目各方充分溝通,深入分析項目面臨的各類困難,挖掘項目存在的深層次問題。

危機處理小組應審查項目的財務、工程和機務文檔,深入了解項目的真實情況,如有必要,須對項目現金流計劃、人員計劃、質量保證措施、安全保障措施、施工組織計劃、設備和材料計劃進行修訂。

危機處理小組的總體工作目標是化解危機,挽回或減少損失,設定危機處理的安全、進度、質量、成本等工作目標。危機處理小組還應據此編制危機處理工作計劃,該計劃是為了指導危機處理活動,使之有計劃、分步驟、無遺漏、有條不紊地進行,計劃應包括危機處理的整體策略和實施細節等等。危機處理計劃是危機處理的綱領性文件,應獲得企業、業主和監理等項目各方的支持。

危機過去之前,企業總部應授權危機處理小組代表總部直接管理該項目。

2.3 采取措施

危機處理小組應果斷采取措施阻止危機的蔓延,落實危機處理計劃,盡可能消除危機產生的負面影響,恢復項目正常運轉。具體應積極開展以下工作。

2.3.1 消除社會影響

危機一旦發生,企業一定要迅速拿出最大誠意來調查與公布真相,并應盡快向項目業主、監理和當地政府反饋真實情況和應對措施。如果已經有媒體關注,則應準備好新聞稿和背景材料,統一口徑,及時向公眾傳遞積極信息,力爭通過媒體將企業的積極態度表現給公眾,主動承擔責任,來降低危機所帶來的危害,還要冷靜與靈活應對,去尋找突破危機的契機,博取輿論同情,重塑企業形象。

2.3.2 加強項目內部管理

若危機是由企業或項目引發,危機處理小組應根據危機處理計劃有針對性地加強項目內部管理,把握轉化危機的機會,正確運用危機管理策略,來進行積極的把握駕馭。

如果項目存在技術瓶頸,應邀請有關專家進行現場考察,對項目施工方案進行技術評審,并做好后續技術跟蹤工作。

如果項目財務運作困難,應對項目成本、計量支付、變更索賠、現金流計劃進行深入檢查,如有必要還要進行財務審計。如果發現經濟問題,應嚴肅處理。如果確有資金缺口,總部應果斷撥款支持。

如果項目管理松懈,人心渙散,則應對項目領導班子進行全面整頓,調整人員分工,明確責權利,加強項目班子凝聚力,提高項目職工的主人翁意識。

如果項目進度滯后,則應調整施工組織計劃,將進度、質量、安全和成本目標分攤到人,明確獎懲辦法和責權劃分,充分調動項目部人員工作積極性。

如果項目發生安全事故,則應立即安撫受害人或家屬,盡快談妥并落實賠償協議,消除負面影響。此外,應遵照有關安全法律法規,如實上報事故情況,對安全事故展開調查,對項目安全保障體系進行全面整改,落實安全責任制。

2.4 評估和總結

在危機處理過程中,危機處理小組往往會發現一些平時未能發現的一些問題,特別是與引發危機事件有關的問題。這些問題中有些是偶然的,有些則是制度性的,有的則是人為造成的。隨著危機事件的處理,這些問題也逐漸暴露出來,而且這些問題的暴露還會發現一些與之相關聯的、與危機事件無關但也是很重要的問題。企業則可以通過對暴露出來的問題的分析,進行必要的改革和調整,從而避免企業犯更大的錯誤。

危機處理完畢后,應由危機處理小組及時撰寫危機處理報告,描述危機處理過程中消除危機的各項措施和有效性,總結項目管理的經驗教訓,記錄在案,以備將來的危機預防和處理。

3 危機預防

為減低項目危機產生的概率,施工企業應建立危機預警系統。防范于未然,危機預警系統貫穿于項目施工投標和實施全過程,它通過各種方法,把矛盾和風險消滅或控制在萌芽狀態。作為一項經常性工作,危機預警系統必須有健全規范的制度成果作保障,才能夠維系它規范、有序、積極地運轉;否則,就會出現臨陣磨刀,手忙腳亂的現象。對應于投標前、投標中、中標后三個階段,施工企業項目危機預警系統包括:標前分析、效益分析、跟蹤考評三個部分。

3.1 標前分析

作為承包商,為了業績對項目往往來者不拒,這為項目后續工作埋下了潛在的風險。標前分析要求承包商在正式投標之前對項目合同條款、施工條件、技術難點和要點、資金、材料、設備、人員、市場環境等諸多要素建立評分機制,對各單項要素逐一進行詳細分析并評分。根據評分情況判斷承接該項目是否符合企業戰略,企業各方面能力是否能滿足履約的需要。如有任何要素不達標,都應重新考慮是否參與投標。

3.2 效益分析

在廣泛的市場調研的基礎上,承包商應對影響工程效益的諸要素量化分析,結合企業實際情況優化施工組織設計、測算項目成本,評估項目經濟效益,確定投標單價,明確項目成本目標責任。

3.3 跟蹤考評

項目實施過程中,項目的安全、質量、進度、效益、施工環境、設備、人員、材料、技術方案、分包、業主和監理的評價等各要素一直在變化之中,這就要求承包商總公司(一般是總公司主管工程的職能部門牽頭)對項目進行密切跟蹤。對影響項目的主要要素建立評估、打分和考評制度。總公司可定期或不定期通過現場調查、走訪業主監理等先關單位等多種途徑調查了解各要素的真實情況。要素的評分,建議使用綠、黃、紅三種顏色分別對應于好、一般、危險三種狀態,如果項目被評為危險,則應馬上啟動危機處理程序。

為保證危機預防工作的順利開展,企業應制定相應的危機預防制度,并組建危機預防工作小組。危機預防小組的主要職責是進行日常危機預防工作,包括危機預警系統的管理、危機的宣傳和危機演習,并參與危機爆發后的前期工作(例如籌備危機處理小組)。

4 結論

預防為主、行動迅速、判斷準確、嚴格跟蹤是項目危機管理的基本原則。建立科學完善的危機預警系統是降低項目風險的有效手段,應引起企業管理層的高度重視;危機一旦爆發,如果靈活機動地應對處理是企業所需要學習的,若處理得當,危機可以逐漸化解,并為企業創造新的機遇。成功的危機管理不僅可以使深陷困境的企業擺脫危機,甚至有可能促使企業把危機變成轉機,獲取意想不到的收益。

施工項目的管理是一個系統工程,企業高層應加強風險意識,搞好項目危機管理,提高項目管理水平和履約能力,在實踐中摸索出的危機管理的經驗,具有較強的可操作性和借鑒價值。

[1]仲景冰.工程項目管理[M].武漢:華中科技大學出版社,2009.

[2](澳)羅伯特?希斯.危機管理[M].北京:中信出版社,2001.