固定資產清查的新方法

李 靜 郭梅芳 李玉紅 倪 爽 劉 唯

北京工業大學 北京 100124

固定資產清查的新方法

李 靜 郭梅芳 李玉紅 倪 爽 劉 唯

北京工業大學 北京 100124

開展資產清查工作從資產實物的日常管理、資產實物的清查問題、資產數據信息的共享和轉換問題3個方面進行了詳細說明，利用先進技術，如：條碼技術、移動計算技術和條碼技術相結合、強大的數據導入導出功能，實現和財政部清查系統的無縫對接，順利完成了資產清查工作。

固定資產；管理；條形碼

Abstract: This paper gives its own opinion concerning how to carry out asset inventories work from the detailed description of the three aspects, including daily management of physical assets, physical goods inspection, sharing and conversion of the asset data information; taking advantage of advanced technologies such as: bar code technology; mobile computing and bar code technology combined, powerful function of data import and export, to achieve seamless connectivity with the inventory system of the f nance ministry, so that we can complete the asset inventory work successfully.

Key words: f xed assets; management; barcode

固定資產管理幾乎是任何一個單位管理中涉及的問題，行政事業單位由于其各項經費都來源于國家財政，其固定資產的采購、使用、維修等費用也是由國家財政支付的，固定資產的損失也就是國有資產的損失。

加強固定資產管理不僅是高校自身發展的需要，也是建設節約型校園和建設節約型社會的需要，在中共中央號召建設節約型社會的今天，繼續探索與實踐高校固定資產的管理有著十分重要的現實意義。

為此，北京市教委在2010年5月14日下發了《關于開展資產清查工作的通知》（京教財2010[12]號），要求在2010年5～8月對北京市行政事業單位的資產進行全面清查。

按照財政部、北京市教委的相關標準和要求,我校采用北京化工大學開發的高校固定資產管理系統,該系統重點解決了行政事業單位資產管理中的以下問題：

1 資產實物的日常管理問題

行政事業單位資產管理中最常見的問題是賬實不符，即資產的賬面情況和資產實物不符，造成這種情況的主要原因是缺乏對資產實物進行有效的日常管理，由于資產賬和資產實物的管理往往是由不同的部門完成的，一旦出現這種情況，就很難查找原因；另一方面，由于缺乏有效的資產實物的日常管理手段，即使單位花大力氣進行了資產清查，沒多久，賬實不符的情況又會重新出現，因此，必須有一套有效的管理手段對實物進行管理。

2 資產實物的清查問題

資產清查是資產管理中一項重要工作,資產清查中最重要、最困難的是要對大量的資產實物進行清查。由于行政事業單位要求將價值500元以上的資產都必須列為固定資產,固定資產的數量和分類都很龐雜,加之通常從事資產實物管理的人員都很少，清查工作量是很大的，這就使各單位無力進行經常性和制度性的清查工作,從而無法及時發現資產實物的損失。因此,各單位急需能夠解決本次及日后資產清查的手段。

3 資產數據信息的共享和轉換問題

根據財政部資產清查工作的要求，各單位需要將資產數據按財政部統一要求的格式，利用財政部提供的清查系統進行報送。要進行報送，首先必須將資產的基礎數據錄入清查系統，手工錄入由于歷年積攢的數據量太大，幾乎是不可能的，必須采用數據導入的方式。由于各單位原始資產數據的管理方式各不相同，有的是用財務軟件進行管理的，有的是自行開發的資產管理系統，有的僅僅使用電子表格，如何在不同的數據源和不同的數據格式間共享和轉換所需的數據也是資產管理必須面對的問題。針對上述問題，我校使用了北京工業大學固定資產管理系統，采用了以下解決方案：

3.1 利用條碼技術，加強對資產實物的日常管理

目前,絕大多數單位出于管理的需要,為固定資產加貼了資產標簽,但無論是采用手寫方式,還是打印方式,都不包含條碼,這樣在日常管理中無法實現對資產信息采集的自動化,不僅效率低,還容易出錯。我校使用的固定資產管理系統提供了完善的資產實物日常管理功能，利用本系統可以對資產使用生命周期中每一次信息變動、狀態變動進行詳細跟蹤，從而避免因缺乏有效的日常管理手段而造成的資產流失或賬實不符的現象。

3.2 利用移動計算技術和條碼技術相結合，輕松實現資產清查

采用條碼對資產進行標識后，才有可能利用條碼進行資產清查。由于固定資產的分布是分散的，有些資產不便移動，進行實物清查時必須在移動的環境中進行。為此，本系統采用了移動計算技術和條碼相結合，利用掌上數據采集終端，采集資產條碼數據，輕松、高效地完成資產查詢、清查等現場業務。

3.3 提供強大的數據導入導出功能，實現和財政部清查系統的無縫對接

系統提供了強大的數據導入功能，可以支持從Excel，DBF，XML，Access，TXT，CSV等格式的文件中導入資產原始數據，對要導入數據表的格式、名稱、排列順序、數據類型基本不作任何要求，利用系統提供的導入向導，都可以輕松完成。

本系統中的數據可以按財政部清查系統的要求直接導出到清查系統（不需要任何轉換）；也可以將清查系統中的數據直接導入到本系統中。

另外，本系統還可以將數據根據用戶的要求導出成Excel文件，系統中所有的報表都可以導出成Excel，PDF，CSV，TXT和HTML等格式的文件。

通過使用本系統，使固定資產管理工作邁上了新臺階，使管理更加科學、規范、簡潔、實用、高效、全面。學校在2010年8月較好地完成了北京市資產清查工作。

Discussion on the new method of inventory of f xed assets

Li Jing, Guo Meifang, Li Yuhong, Ni Shuang, Liu Wei
Beijing university of technology, Beijing, 100124, China

2010-12-14 稿件編號：1012074

李靜，碩士，實驗師。