淺談藥庫的現代化管理

謝 平

（沭陽縣人民醫院藥劑科，沐陽 223600）

藥庫管理信息系統軟件已經成為現代化管理醫院的必備，結合藥房庫管理系統軟件和現代管理理念進行藥庫日常工作管理，對于醫院現代化管理模式的建設，醫院的用藥安全，藥品的庫存控制起到至關重要的作用。

1 藥庫工作流程的建設

通過多年的藥庫管理經驗。藥庫管理系統軟件的應用，結合現代化管理理念制定藥庫工作流程，保證任何工作人員，任何工作步驟都有復核檢驗的環節，每個工作步驟都有固定的人員、固定的操作模式。

2 藥品的分類分區編碼

2.1 庫位庫區編碼方式

根據醫院的用藥模式、倉庫面積、藥品的劑型、藥理作用、儲存要求將藥品進行分庫分區，所有庫區進行2位數編碼，在每個庫區中，每個藥品存儲庫位進行3位數編碼。這樣，每個藥品就有一個固定的5位數編碼，前2位數代表庫區，后3位數代表庫位。庫位為3位數編碼，理論每區可分為999個庫位，每個庫區都留有空位編碼，以便增加新品種新規格。

2.2 藥品名稱首拼編碼方式

藥庫管理軟件在錄入藥品基礎信息時一般都能自動生成首拼編碼，在查詢時能按首拼碼排列；各種招標文件中，藥品名稱也按照首拼排序；在電子表格處理軟件以EXCEL為例，藥品名稱也可以方便按字母順序排序。

3 藥品的入庫驗收

藥品入庫驗收在待驗品庫區，統一雙人驗收，一人負責清點藥品，檢查外觀質量，核對名稱、劑型、規格、數量、批號、有效期、生產廠家等，另一人核對發票上信息，保證入庫藥品數量等信息和發票一致。麻醉藥品必須清點驗收到最小包裝。清點結束后由工人協助存入相應的庫區庫位。根據發票進行數據庫錄入，錄入人員自己核對名稱、規格、數量、金額、批號、有效期、生產廠家等。錄入結束后，發票交藥劑科會計，會計著重核對藥品名稱、規格、數量、金額等財務信息，打印藥品驗收入庫單，藥庫保管員雙簽字確認后由藥品會計交財務科。在藥品入庫驗收過程中，每個環節都有兩人以上核對，確保入庫藥品準確無誤。

4 藥品在庫養護

一般二級以上醫院藥庫硬件設施都逐步完善和現代化，藥品在庫養護已經不成為藥庫管理難題，因此本文不做重點論述。

5 藥品的出庫調撥

藥品出庫由各藥房通過藥房庫管理系統軟件請領，藥房按照近效期先領，先產先領原則請領，請領單包含藥品名稱、規格、庫存數量、單價、金額、批號、有效期等信息。藥庫初審請領單時同樣遵循“近效期先出”，“先產先出”原則修改請領單，打印請領單，嚴格按批號發放藥品，發藥過程中核對藥品名稱、規格、庫存數量，請領數量、批號等，發藥后在請領單打鉤，特殊情況文字備注。出庫前由雙人核對品名、規格、數量等。根據請領單備注信息修改電腦出庫單，電腦發藥，打印出庫單，藥房根據出庫單核對藥品，出庫單藥庫藥房雙簽字交藥品會計報財務科。由于藥品的中包規格包括6、8、10、12、20等數量，即使非常有經驗的藥庫保管人員也會偶爾疏忽而導致數錯，采取同時清點出庫數量和庫存數量的方式可以有效地減低這種差錯的發生。

6 藥品的盤點

藥庫進行季度盤點，大多藥庫管理軟件不支持庫區庫位排序方式，可以導出藥品庫存信息至EXCEL，利用原先編制的EXCEL庫區庫位信息表，用EXCEL中“Vlookup”函數查找配對藥品庫存信息和庫區庫位信息至一張工作表中，以庫區庫位信息排序工作表生成盤點預備表。因盤點預備表中的排序和藥品庫區庫位排序完全一致，給盤點工作帶來極大的便利。

7 藥品的計劃采購

藥品采購一般每月一次，根據情況可以制定臨時采購計劃。藥庫管理系統一般都可以設置庫存高低限，庫存低于低限會報警，庫存高限減去低限生成采購計劃量。高低限可以隨時調整。但是這種系統生成的計劃單有許多顯而易見的缺陷：

7.1 當某種藥用量很少時，藥房的調撥幾乎就是一次采購量，也就是整個藥庫的庫存量，藥庫庫存為零時就會生成計劃單，但確需采購的時間可能是幾個月以后。

7.2 當某種藥的用量忽然發生較大的變化（臨床上常有這種情況），高低限的調整往往要延后幾個月才能實現，如果用量突然變低，就會產生積壓，如果用量突然變高，就會產生缺貨。

改善這種情況可以：①結合EXCEL導出最近6個月的銷量，公式計算每個月的平均銷量（函數AVERAGE），和最大銷量（函數MAX），以及在最大銷量月份用條件格式突出顯示。統計庫存時同時統計各個藥房的即時庫存以便參照。②根據臨床用藥結合倉儲面積，藥品單次采購量分成2個月銷量、3個月銷量、有些用量小的品種甚至是半年銷量或者1年銷量。③用IF函數比較最大銷量和平均月銷量的偏離程度，如達到某一極限突出顯示，并以最大銷量乘以系數，否則用平均月銷量乘以系數得出一個理論采購量。④結合表格給出的信息人工逐條審核分析，得出實際采購量。

在現代藥庫管理中，必須充分利用藥庫管理系統進行數據管理，根據實際工作經驗對藥庫管理系統軟件開發提出建議，利用EXCEL電子表格補充分析數據，并根據現代管理理論不斷完善藥庫的工作流程。