升格高職院校檔案管理工作探析

一、升格后高職院校檔案管理的現狀及存在的問題

1.檔案意識淡薄

升級后的高職院校建校時間短，檔案意識淡薄，對檔案工作缺乏長遠的發展規劃。不能有效地實現檔案管理的科學發展和可持續發展，致使檔案工作存在著滯后性，檔案的查考利用價值表現得不明顯。

2.檔案資料收集不完整，歸檔制度不健全

中專學校升格為高職院校，由于管理方式的不同，實行院系兩級管理，缺少專職檔案員，材料保存不完整，文件亂丟亂放。例如，外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學校外派人員參加會議的情況不了解，造成會議文件不能及時歸檔；學生的實驗實訓、聽課記錄、教學進度表等材料不全，教師的個人研究成果甚至教學實踐活動中的教學檔案保存在個人手中，一些設備、科研等類目的材料歸檔不全，規章制度流于形式，嚴重影響了檔案的完整性和準確性。

3.忽視特色檔案的形成，缺少信息資源共享

特色檔案能體現學校與眾不同的個性，也是辦學特色的最好體現。高職院校的檔案種類繁多，內容豐富，形式多樣，但反映學院教學特色的精品課程材料，教師自編講義、教材，沒有及時歸檔，這勢必影響檔案的利用價值。在辦公自動化的今天，信息資源共享在經濟發展、社會進步中發揮著越來越舉足輕重的作用，高校檔案涉及高校辦學過程中的教學、科研、管理、人事、基礎建設、發展規劃等各個方面的文字、圖片、音像資料。由于信息化管理手段落后，院系之間信息資源的傳遞不夠順暢，直接影響了檔案資源的共享。

4.檔案兼職人員專業素質良莠不齊

負責檔案管理的工作人員有的是經過專業培訓的專職人員，但大多是不具備檔案專業知識的兼職人員；再加上對檔案工作不重視，部分檔案管理人員缺乏工作熱情和責任心；另外，檔案信息技術、外語、文史哲等多層面知識和應用能力比較欠缺，遠不能滿足檔案形勢多元化、檔案服務大眾化、檔案管理現代化的要求。

二、高職院校如何做好升級后的檔案管理工作

1.強化檔案意識，理順管理體制

升級后的高職院校應通過學習《檔案法》和《高校檔案管理辦法》等，增強各級領導和廣大教職工的檔案意識，使檔案工作有章可循，有法可依。加強對檔案工作的領導，按照上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，形成各職能部門齊抓共管的局面；健全管理體制，從組織上保證檔案工作的順利開展，利用校園網建立檔案管理信息網，使檔案工作與學院其他管理工作同步發展，納入學院的整體發展規劃，解決好檔案管理工作中的機構設置、人員編制、設備添置、經費開支等基礎性建設，使學校檔案工作跟上教學改革的步伐。

2.完善制度建設，規范檔案管理

（1）完善檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現法制化、制度化、規范化管理的保障。建立院、系兩級檔案管理制度，主要包括各門類載體的檔案立卷歸檔制度，檔案人員職責范圍、考核制度，檔案的保管、借閱制度，利用保密制度等。對院系檔案管理人員提出明確的工作目標和工作要求，實行檔案部門立卷，維護檔案的完整與安全，使散存在各部門或個人手中的有重要保存價值的文件材料及時歸檔，從制度上保證檔案的收集、歸檔和保存。

（2）加強教學檔案的管理，重視特色檔案積累。教學檔案是在教學管理和教學實踐活動中形成的具有保存價值的文字、圖表等各種載體材料，也是學校檔案的核心和重點。對教學過程中產生的大量特色教案、課件以及創新教學、公開課評比、教師管理、實驗室建設、技能培養、學籍管理、學生成績等作為重點材料收集。

3.加強檔案信息化建設，實現信息資源共享

文檔一體化是實行檔案信息化建設的基本原則，是辦公自動化對檔案管理提出的必然要求。檔案部門要轉變思想觀念，調整工作思路，跟上信息化、網絡化的步伐，使檔案管理實現從實物管理向信息化管理的轉變，從靜態管理向動態管理轉變，從封閉被動向開放、主動轉變。做好編研開發工作，使檔案信息的產生、傳遞、存儲、利用、服務形成全面、完整、合理的網絡信息結構。加快實現高職院校的信息化、數字化和網絡化建設，不斷提高檔案的利用效率，早日實現高校檔案網絡的互通和共享。

4.加強檔案隊伍建設，提高檔案管理水平

建立一支政治強、業務精、紀律嚴的檔案干部隊伍，首先要加強檔案管理網絡建設，確保一定數量的專兼職檔案人員，提高工作積極性。隨著高等教育的快速發展，檔案工作也有了新的變化。檔案工作者要努力學習，全面提高檔案隊伍人員的素質，及時掌握檔案工作的新知識、新技術和新方法。

（作者單位：山東省菏澤家政職業學院）