淺談中等職業教育文秘專業學生具備豐厚的文化功底的重要性

摘要:本文從中等職業教育文秘專業學生要具備較強的語言表達能力;要具備較高的文學修養;要具備法律常識;要具備較高的政策水準;要具有熟練的外語能力;要具有熟練的計算機操作能力;要熟悉企事業單位的專業知識等七個方面進行了詳細闡述，說明了文秘人員加強以上這些文化功底的重要性和作用。

關鍵詞:中等職業教育;素質;文化功底;效率;培養

何謂秘書工作?就廣義來說，是指秘書人員為完成輔助領導工作和機關工作的任務而在一定業務范圍內的勞動。秘書部門擔負著文稿起草、文件收發、打字校核、批文辦文、會務值班等多項具體而平凡的工作，這些工作都是輔助性、服務性的工作，其宗旨是為領導工作服務，服務的重點是輔助決策、溝通信息、協調關系、督促檢查等。因而，秘書工作既是領導工作溝通上下左右的樞紐，又是領導工作不可缺少的主要參謀和助手，其工作質量和效率如何，直接影響到黨的方針、政策能否準確、及時地得以貫徹、執行，因而是一項政治性強、責任重大的光榮而有意義的工作。

秘書工作的效率，受到多方面因素的制約和影響，如機構設置、編制定額是否合理，規章制度是否嚴格、科學，領導和管理水平的高低，工作人員素質的優劣、工作條件的好壞、整體功能的發揮等等，都是影響工作效率的因素，而秘書工作人員作為秘書部門的主體，機構的設置、編制定額和人員的配備、規章制度的實施，都離不開秘書工作人員的參與。因而，秘書人員素質的高低對于秘書工作效率的提高具有很大的作用，那么，秘書工作人員應具備什么樣的素質呢?

接待，是秘書部門公關的一項十分重要的經常性的工作，對接待工作的影響是不可低估的，端莊、整潔、美好的儀表，能使客人產生好感，從而有利于提高接待工作的效果。同時，與客人進行交談，也是接待工作的一項主要內容，交談的效果如何，往往是接待工作成敗的關鍵。所以，秘書人員衣著端莊、整潔、氣質穩重，加上真摯、平易、穩重、熱情的談話，將十分有助于秘書工作的順利進行，這也是秘書工作取得良好效果的必備條件。但秘書人員要當好領導的助手，僅僅具備儀表、風度、口才及公關等方面的能力是遠遠不夠的，秘書人員應是文化知識的百事通。

秘書工作是一項政治性很強的業務工作，如草擬公文、文件處理，其中包括擬辦、批辦、文稿的校核以及會務工作、接待值班、辦公自動化等等，每項工作都是一門學問，這就要求秘書工作人員不僅要具備一定文化基礎，有較高的語言、文學表達和組織協調、辦事能力，而且要掌握秘書業務、熟悉工作程序，了解各行各業各方面的有關知識，只有這樣，才能適應和滿足不斷變化發展的領導工作的需要，才能成為領導的好助手。因而，具備豐厚的文化功底對于做好秘書工作至關重要，是秘書圓滿完成秘書工作的基礎。那么，作為中等職業教育文秘專業的學生，應該從哪些方面加強自身文化功底的培養呢?

一、要具備較強的語言表達能力

語言表達能力包括兩方面的內容:一是書面語言表達能力;二是口頭語言表達能力。

1. 一個優秀的秘書工作者必須要有過硬的書面語言表達能力

首先，具備深厚的文字功夫。秘書工作的主要內容之一就是:文稿起草、辦文批文。身為秘書人員，筆桿子不硬恐怕不行，這就要求秘書人員必須具備過硬的文字功夫，這是作為秘書最起碼的條件。文字方面的基本知識主要包括語法、修辭、邏輯等。

如果秘書人員不熟記語法知識，語句結構不合乎語法;語言不簡練，詞句不達意，文辭不精美，邏輯混亂，概念不清，關系顛倒，這樣不僅會鬧出笑話，而且嚴重影響文章的質量。因而就需要秘書人員在行文前做好大量的準備工作，勤寫、勤練，多參考資料、書籍等，只有在此基礎上行文，才能做到文筆流暢、筆力犀利、見解獨到、結構合理、概念清楚、判斷和推理準確，這對于寫好公文和文稿至關重要。

其次，要具備淵博的歷史知識。具備豐富的歷史知識是寫好文章的必備條件。文秘這一職業，從遠古的時代就有，我國歷史上的許多秘書人才都是博學之士，都是他們自己所處那個時代的通才、博才，他們上知天文，下曉地理、歷史，正是由于他們的博學，他們才能成為治國安邦的奇才。改革開放以來，秘書工作的綜合性愈來愈強，要求秘書工作者博學、多識、多才，具有舉一反三、觸類旁通的本領。如果秘書人員不具備淵博的歷史知識，在實際工作中就不能縱橫古今、暢所欲言，文章內容也會顯得空泛，因而文秘人員通曉古今中外的歷史知識對于豐富文章內容、更好地從事秘書工作具有重要意義。

再則還要具有較強的邏輯思維能力。書面語言的表達既要做到“表之于外”，又要做到“達及他人”，可見，表達存在于表達者與理解者之間，只有做到表達與理解的統一，才能完成整個交際過程，才能達到理想的交際效果。要表達得正確，既有語言問題，也有邏輯問題。一般人說的“這句話不通”，多半不是語法上有毛病，而是邏輯上有問題。王力先生說過:“一般所謂主謂不合、動賓不合、定語和中心語不合等等，多半不是語法問題，而是邏輯問題?！笨梢?，要寫出一篇好文章，必須要注重邏輯問題。大量的實踐證明，思維越嚴密，駕馭語言的能力就越強，掌握的邏輯知識越豐富，取得的交際效果就越好。運用好邏輯，不僅使演說、也能使文章具有強大的吸引力和感召力，所以，毛澤東同志強調:“寫文章要講邏輯。就是要注意整篇文章的結構，開頭、中間、結尾要有一種關系，要有一種內在聯系，不要互相沖突?！?/p>

秘書人員要具有較強的邏輯思維能力，就必須做到概念準確，能運用靈活多樣的判斷形式，對文章的謀篇布局到銜接過渡、論據的選擇到論證方式等，都要精心構思、合理部署，使之形成一個嚴密的推理網絡。具備了這些邏輯思維能力，秘書人員才能更好地完成秘書工作。

2. 從口語表達能力方面來說，作為一名優秀的秘書人員，具備出眾的口才是圓滿完成秘書工作的重要保證

語言是人類最重要的交際工具，人類要生存、要發展，都離不開交際，也就離不開語言。古往今來，在人類的生產斗爭、階級斗爭、科學實驗等三大社會實踐中，語言的重要性得到了充分的展示，尤其是每當人類社會發生大動蕩、大分化、大變革時代，語言作為一種戰斗的武器，其作用就特別明顯。孔子曾說過:“一言興邦，一言喪邦?！蹦铣乃嚴碚摷覄③脑凇段男牡颀垺分姓f得更形象:“一言之辯，重于九鼎之寶;三寸之舌，強于百萬之師?！边@些都是人們對口語作用的高度評價。

當人類跨入21世紀這一信息時代時，語言特別是口頭語言的作用越來越重要，這一點已經為絕大多數的人們所肯定。秘書工作紛繁復雜，如調查研究、傳達信息，協調工作、出謀劃策等，除了部分工作使用書面語言外，絕大部分工作中運用的是口頭語言。過去人們將秘書人員說成是筆桿子，其實是對秘書工作的誤解。他們只看見了秘書工作的局部，而沒能了解秘書工作的整體。我們很難想象一個只能動筆而不能動嘴的人能夠當一個秘書，一個口才極差的秘書能夠成為一個好的秘書。作為新時期的秘書工作者，經常向領導和上級部門匯報工作、研究問題，經常在群眾和基層調查研究，經常接待來客來訪，時時刻刻都在運用口才履行自己的職責?？诓懦霾怀霰?，直接影響其工作的優劣，因而秘書人員應時刻注意培養自己的口頭語言表達能力。在工作中，秘書人員要努力做到語言條理分明、層次清楚;同時要注意語言生動、幽默感強，善于抓住聽者的心理，思維敏捷，應變性強，隨時掌握表達主動權。做到口頭匯報語言，言簡意賅;談話語言，彬彬有禮;接待來訪的語言，不亢不卑。

秘書工作者要了解情況，進行調查研究，只有問話開宗明義、態度平易近人，語言和藹可親、謙遜溫和，才會使被調查者置身于一種和諧、舒適、愉悅的氣氛中，在這樣的氣氛中交談，才會得到令人滿意的結果。如果秘書人員能做到熱情周到，誠懇相待，客人們便會在秘書人員的熱情的話語中，得到溫馨，感到賓至如歸，從而推動秘書工作的順利開展。

二、要具備較高的文學修養

秘書作為知識型的腦力勞動者，公文撰擬、文書處理等無一不與寫作打交道，具有較高的文學修養，對提高文章的質量，加深文章內涵起著非常重要的作用。現實生活中，大凡優秀的秘書人才都具備較高的文學修養，因此，要想成為一個優秀的秘書人才，秘書工作人員就必須做到廣見、博學、多積累知識，不斷提高自己的文學修養，這對于撰寫出好的公文和文稿具有重要作用。

三、要具備法律常識

秘書機關日常工作的一項重要內容是撰寫機關應用文，而機關應用文是傳達貫徹黨和國家方針政策、發布指示和法規、請求和答復問題、聯系和洽談工作、報告情況和記載事務的重要工具。它通過文字形式，代表機關行使權力，履行職責，辦理公務，保證機關的有效運行。機關應用文的這種基本職能和它自身所固有的權威性、嚴肅性，決定了它的撰寫必須以法律和政策為指導。而法律作為國家意志的集中體現，它對全社會和社會各方面的工作具有普遍的約束力和規范性，相對秘書工作來說也不例外。在我國，法律和政策是黨和國家機關實施領導、組織各項工作共同的最高遵循，是一切行動的出發點和落腳點。秘書人員必須具備豐富的法律常識，以法律指導秘書工作的開展。

四、要具備較高的政策水準

改革開放以來，中央的一些重大的決策，都是通過黨和政府以公文方式下達貫徹的，秘書人員作為這些公文的撰擬者，只有具備較高的政策水準，才能準確地領會黨和政府的指示精神，才能順應領導意圖，也才能忠實完整地體現領導和相關領導者的制文意圖。這就需要秘書在語言表述上應力求準確、簡練而又嚴肅、堅定。

五、要具有熟練的外語能力

人類社會將進入21世紀，頻繁的經濟活動把全球連成整體，秘書人員在社會信息交流中的作用越來越重要，并且與經濟的聯系更為緊密，世界經濟一體化的進程越來越快，秘書人員交往和溝通的范圍已不再限于一國之內，走出國門，發展同世界各國的聯系將是現代社會對秘書工作的新的要求。作為秘書人員要適應這一變化趨勢，必須熟練掌握一門乃至幾門外語。如果秘書人員不懂外語，就不能順利地開展工作，不能適應社會的需要。因而，秘書人員要具備熟練的外語口語和書面閱讀能力，做到能直接翻看國外文獻，能直接與外國人進行交流與磋商。同時要努力提高自己的外事交往能力，發展同世界各國的政治經濟聯系，從而適應現代經濟社會的客觀需求，推動社會的全面發展。

六、要具有熟練的計算機操作能力

自1946年美國研制出世界上第一臺電子計算機以后，世界上計算機技術發展很快，特別是計算機技術和現代通訊技術的結合，為微型機和智能機的發展開辟了廣闊的途徑。人類正邁向以電子計算機的應用為標志的第五次信息革命時代。將計算機技術、通訊技術、系統科學及行為科學結合起來而形成的辦公自動化浪潮已席卷全球。一個完善的辦公自動化系統具有文字處理、圖像處理、語言處理、數據處理、信息查詢、行政管理、決策支持、通訊網絡等功能，使秘書語言信息溝通速度更快、范圍更廣，也使全球性語言信息溝通變得輕而易舉。辦公自動化的迅猛發展，使秘書人員面臨著前所未有的挑戰和機遇，它使秘書工作不再是純粹的抄抄寫寫。

據有關資料介紹，實現辦公自動化，準備一份文件可節省37%的費用，秘書工作可節省80%的時間。面對挑戰，要想成為一個高科技高水平時代的優秀秘書人員，只有具備嫻熟的計算機操作能力，熟練地掌握辦公自動化系統的各項功能，加強與世界各地的信息聯系，才能適應信息、科技的日新月異的變化，從而推動秘書工作效率的大幅度提高。

七、要熟悉企事業單位的專業知識

經濟建設是全黨工作的中心，企業是帶動經濟發展的龍頭，企業的發展當然成為眾目關注的焦點。作為企業領導的參謀助手，秘書擔負著直接為經濟決策服務的重任，因而企業秘書人員要熟悉本單位、本企業的經營范圍、內容、特點，熟悉企業的生產經營活動，面對瞬息萬變的市場風云，能為決策者提供及時、準確的信息等方面的工作。一個不熟悉本單位生產經營情況的秘書人員，是不能適應基層秘書工作的。

總之，作為中等職業教育文秘專業的學生，應加強自身豐厚的文化功底的培養，不斷提高自身的素質水平，使自己成為具有深厚文化功底的秘書工作人員，才能適應信息飛速發展的當前社會，適應新時期的秘書工作特點，推動社會經濟的全面進步。

參考文獻:

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(衡陽市商業技工學校)