醫療設備檔案信息系統的表格應用

鹿泉忠

在信息化、網絡化飛速發展的今天，計算機技術在醫療衛生管理中的應用不斷得到發展。面對這一新的變革，醫療設備檔案作為醫院設備管理工作的重要信息來源，迫切需要加強檔案管理的信息化建設［1-2］。建立醫院設備管理信息系統，實現檔案信息的網絡化存儲和使用，探索適合醫院檔案管理工作的發展模式，以推動醫院的整體創新發展。

1 醫療設備檔案表格在管理信息系統中的作用

以知識現代化為主要特征的管理信息系統，能夠提供系統完整的信息，有效地支持管理、決策過程，從而越來越受到醫院管理層的重視。建設醫院檔案管理信息系統，首先要認清現實的工作狀況、明確管理信息系統功能，同時要大力借鑒醫院其他機構，成熟運作的標準化設備管理工作流程的成功經驗。例如，在醫療設備購置階段，要求管理信息系統能夠提供背景資料和相關歷史信息，為專家論證提供準確的數據。在醫療設備運行階段，為醫療技術人員提供各類醫療儀器和設備的相關手冊和詳盡的說明書［3］。然后在具體的設計階段中，除去方案的整體必須實用以外，主要表格的設計必須緊密結合現實工作的需要。力爭做到簡單易懂，操作方便且經濟實用。

2 醫療設備檔案管理信息系統中常用表格的設計及應用

2.1 醫療設備檔案內容登記表(表格1)此表格是醫院購置醫療設備儀器時的原始資料，此表共分2項:(1)歸檔項目包括:件號、文號、歸檔文件目錄、日期、頁數、保管期限;(2)送件信息包括:送件日期、送件人姓名。

臨床科室因醫療新技術的開展或以舊換新需要更新一臺醫療設備，首先需要填寫“醫療設備申請表”，呈送醫療設備管理部門。相關部門經過醫療設備市場調查、醫療設備有關技術性指標和儀器性能經充分考察和論證后，經醫院主管領導研究討論后同意購買，并進行公開招標采購。在這個過程中，形成的文件就是原始資料，填寫“內容登記表”。在隨后的工作環節中，前期資料將不斷得到補充，逐步形成一份完整的醫療設備檔案。

2.2 醫療儀器設備價值萬元以上檔案一覽表(表格2)此表格可反映醫院的主要設備整體情況，在購進同類大型醫療設備時可以作為對比醫療功能，拓寬醫療技術手段和開展多項醫療診治的先進性的重要參考。也為今后劃分醫療設備檔案的性質，明確醫療工作重點，做好歸檔工作奠定了基礎［4］。此表共分12個項目:(1)年度號;(2)編制檔號類目;(3)設備名稱;(4)規格型號;(5)品牌;(6)數量單位;(7)招標信息:招標公告，招標評標中標文件;(8)合同信息:合同價格，簽訂日期，經辦人員;(9)供應商信息:經銷企業名稱，經銷范圍許可資質，工商稅務證明;(10)生產商信息:制造企業名稱，制造范圍許可證明，生產廠地;(11)驗收信息:驗收日期，參加人員，驗收記錄;(12)使用信息:所在臨床科室名稱，設備的具體負責人。

表1 醫療設備檔案內容登記表

表2 醫療儀器設備價值萬元以上檔案一覽表

這種表格的用途主要是規范設備檔案所包含的內容，具體要結合每臺設備的實際情況，并且要根據設備的性質及功能用途，統一設置檔號類目。其中，檔號類目是由年度號、分類號、案卷(件)號3部分組成。年度號:是由4位阿拉伯數字組成，用自然年度表示，例如:2010年。分類號:是檔案的主體，分類號由多級類目組成，一般是1、2級類目，少數擴展到3級類目。1級類目可以采用名稱主詞的漢語拼音的第1個字母縮寫簡稱，如She Bei(設備)縮寫SB，然后再用兩位阿拉伯數字表示案卷號(件號)。2、3級類目是對1級類目各問題(課題、項目、種類等)細分，按醫院設備的用途設置。2級類目暫時可分為4類:①監護類(01用兩位阿拉伯數字表示)包括各種多參數監護儀系統等;②檢查類(02同上)包括CT、MRI、DR、彩超、生化檢驗設備等;③治療類(03同上)包括血透機、呼吸機、麻醉機、各種手術窺鏡等;(4)其他類(04同上)包括電梯、鍋爐、水處理流程等。案卷(件)號:是以3級類目為主體的設備編號，一般是按照單體設備組織案卷，實行一機一檔，并且根據設備啟用日期的順序排列。

簡而言之，醫療設備檔案的號碼編制由5個部分組成，編號從左到右排列，不同級位之間、不同類目號與案卷順序號之間可用下劃線“_____”分開，如圖所示:

表3 醫療設備檔案內容匯總表

2.3 醫療設備檔案內容匯總表(表格3)此表共分5個項目:①合同:招標(中標)合同、采購(銷售)合同等;②申請論證表:各科室、部門等單位的申請書，論證報告及各級部門的批復及簽字等;③證件:在購買過程中，經銷商及生產廠家的各種有效證件;④設備材料:醫療設備購進時技術人員及有關部門對設備的安裝驗收、技術資料、使用說明的基本情況資料;⑤其他:以上幾項都不能放入，但認為較重要有保存價值的資料，例如:合格者、保修卡等。

此表是根據“表格1”里所收集的各種歸檔文件材料，進行整理匯總。也就是說，將龐雜的檔案登記的文件分門別類，使之有條理、有重點、有先后。所謂“類”是一個嚴格的科學概念，人們常說:“物以類聚”，指出了同一類事務具有共同的屬性，因而能夠聚合在一起。檔案也是如此，有著某個共同屬性的檔案可聚合為一類。故這一表格就以重點和共同性來劃分。

2.4 醫療設備檔案借閱歸還登記表(表格4)此表共分3個項目:①借閱者包括:借閱人的日期、設備名稱、檔號、查找內容、件數、科室、簽字;②歸還者包括:歸還人的日期、簽字;③核對者包括:核對人的日期、簽字。使用此表主要是對醫療設備檔案的一種保護，也是搞活開放檔案信息資源為社會實踐服務的一種有效的信息交流。為了能使檔案更有效的發揮作用，而又能在不同時期都能保證提供完整資料，所以有必要建此表格。

2.5 醫療設備報廢銷毀登記表(表格5)此表分6項:①設備名稱;②規格型號;③金額;④合同時間;⑤報廢銷毀時間;⑥原因。醫療設備報廢銷毀工作，是醫院設備管理的最后一個環節。不進行醫療設備報廢銷賬，不利于搞清醫院固定資產的情況。必然會影響整個醫院醫療設備的管理，因此必須重視設備的報廢工作。凡符合設備報廢條件的，由科室負責人提出報廢申請。再由工程技術人員及設備報廢鑒定小組鑒定后，報請上級主管部門批準，方可按報廢處理。所以此表是一個永久性的表格，也是非常重要的表格。

表4 醫療設備檔案借閱、歸還登記表

表5 醫療設備檔案報廢、銷毀一覽表

3 小結

我院的實行設備儀器檔案系統管理中，充分利用統計表格，使得管理條理化，系統化，規范化，標準化，極大的提高了工作效率，完善了醫療設備儀器檔案管理。以上5種表格，不僅涵蓋了醫療設備儀器從購置開始到報廢終止的全過程，而且明確了各階段對檔案文件的形成過程［5-6］。包括收集范圍、分類原則、組卷存檔和編目方式及信息檢索、鑒定保管、保存期限、報廢銷毀、使用程序等。建立嚴格的管理制度，相關人員就能夠在各階段管理中做到制度完備，責任到人。實現設備儀器檔案科學管理，必將推進醫院檔案管理事業的健康發展。

［1］白香梅，夏慧琳.談醫院設備檔案的建立和管理.醫療設備信息，2003，18(10):59-61.

［2］蔣紅兵，王黎明.醫療設備全段管理技術(五)-醫療設備檔案管理.醫療設備信息，2004，19(8):54-56.

［3］陳愛戀.高等職業學院檔案管理工作的改革探索.廣東檔案，2009，3:14-16.

［4］王愛玫，呂輝.醫療設備檔案與醫療設備管理.醫療設備檔案管理，2003，18(1):59-60.

［5］張旭.淺談醫療設備的管理.廣東省醫院協會醫療設備和醫用耗材管理研討會資料匯編，2006，12:18-20.

［6］楊友秀.檔案工作基本理論與方法.北京:檔案出版社，2004:203.