細論用 PDCA實施方針管理

劉宗祥,楊志剛

(1.唐山愛信齒輪有限責任公司,河北唐山 063033;2.河北理工大學(xué)計算機與自動控制學(xué)院,河北唐山 063009)

細論用 PDCA實施方針管理

劉宗祥,楊志剛

(1.唐山愛信齒輪有限責任公司,河北唐山 063033;2.河北理工大學(xué)計算機與自動控制學(xué)院,河北唐山 063009)

PDCA;方針管理

方針是一個組織指導(dǎo)事業(yè)向前發(fā)展的綱領(lǐng),是引導(dǎo)事業(yè)前進的方向。方針的制定與管理,是直接影響組織長久經(jīng)營的關(guān)鍵。所以,方針及方針的管理是組織的大事。

無論一個組織的規(guī)模大小,發(fā)展的早晚,都會有方針的存在。只是你清楚和重視的程度問題。方針是指導(dǎo)組織的事業(yè)發(fā)展和前進的綱領(lǐng)和方向;是為了完成經(jīng)營目標,不斷地取得經(jīng)營成果的必做之事。有了方針和管理,這個組織就會不斷的進行挑戰(zhàn)和改善,進而健全組織體制,朝著既定的方向、目標永續(xù)地經(jīng)營和發(fā)展,走向成功。反之,就會朝三暮四,一事無成。

一 方針

1 什么是方針

方針,是指導(dǎo)事業(yè)向前發(fā)展的綱領(lǐng),是引導(dǎo)事業(yè)前進的方向和目標,是組織的高層管理者對管理的期望,是執(zhí)行過程的總體指導(dǎo)思想,是蘊涵在管理流程中的思想精髓。

2 方針管理的意義

方針管理是組織司為實現(xiàn)以質(zhì)量為核心,長期和年度的經(jīng)營方針,目標及為實現(xiàn)這些方針目標而實施的活動。通過方針目標的建立,來進一步

明確重點 (公司經(jīng)營活動的主要意圖)。以下均稱“公司”,并按部、科、系、班、員工的設(shè)置論述。

明確高層以下全員的各自立場 (整個團隊朝著一個方向形成合力)。

明確目標和對策 (制定不同級別的目標的對策)。

在實施過程中進行確認和跟蹤 (現(xiàn)地、現(xiàn)物、現(xiàn)認的實施過程管控)。

有效實施PDCA循環(huán)。

取得成果、強化企業(yè)體制 (不斷實施 PDCA循環(huán),進行標準化)。

3 方針的體系

公司根據(jù)中長期遠景規(guī)劃,制定公司方針,公司下屬各部門根據(jù)公司方針來制定各部門的方針,同理,各部下屬各科根據(jù)各部門方針來制定各科方針,各系根據(jù)科方針來制定自己的系方針,最后一層是個人根據(jù)系方針和目標來設(shè)定個人的挑戰(zhàn)課題。各階層的方針都是依據(jù)上一級方針的對策和目標來制定,上級方針是本級方針的目標,本級方針是上級方針的對策手段及下級方針的目標,上下級方針是目的和手段的關(guān)系,基層方針的貫徹決定著公司方針和經(jīng)營目標的實現(xiàn),方針管理中,不僅僅是目標 (結(jié)果)重要,為達到結(jié)果而實施的過程也非常重要。

4 方針的內(nèi)容和方針管理的目的

公司經(jīng)營就是要通過進一步的改革來產(chǎn)生更大的成效,要打破業(yè)務(wù)管理的現(xiàn)狀,方針針對的是課題的解決。

二 方針的制定與管理

1 使用PDCA

為了高效率的達成目標,制定解決問題的對策和行動計劃并付諸實施,進而對其實施的結(jié)果進行確認和跟蹤等一系列 PDCA活動,稱之為管理。PDCA管理循環(huán)是指 Plan (制定對策和行動方案),Do(實施),Check(對結(jié)果進行確認、評價),Action(采取必要的措施)。

2 方針的制定和實施 (即 PDCA中 P和D階段)

1)方針制定的要求

(1)企業(yè)的方針是由總方針、目標和措施構(gòu)成的有機整體。總方針是指公司的導(dǎo)向性要求和目的性方針,是公司各類重點目標的歸總和概括;目標是指帶有激勵性的定量化目標值;措施是指對應(yīng)于目標的具體對策。所以公司制定的方針應(yīng)包括總方針、目標和措施三個方面,并使其有機統(tǒng)一起來。

(2)公司方針目標內(nèi)容可以包括:質(zhì)量品種、利潤效益、成本消耗、產(chǎn)量產(chǎn)值、技術(shù)進步、安全環(huán)保、職工福利、管理改善等項目。應(yīng)根據(jù)實際情況選擇重點、關(guān)鍵項目作為目標。

(3)目標和目標值應(yīng)有挑戰(zhàn)性,即應(yīng)略高于現(xiàn)有水平,至少不低于現(xiàn)有水平。

(4)在指導(dǎo)思想上要體現(xiàn)以下原則:長遠目標和當前目標并重,社會效益和企業(yè)效益并重,發(fā)展生產(chǎn)和提高職工福利并重。

2)方針制定的考慮因素

(1)上一級方針

·為實現(xiàn)公司的遠景規(guī)劃、經(jīng)營目標而設(shè)定重點實施事項

(2)職場使命 (含顧客需求)

·為了誰,如何提供有價值的服務(wù)

(3)環(huán)境變化和未來預(yù)測 (含調(diào)查比較的信息)

· [Benchmark](調(diào)查比較),為了創(chuàng)造比對手更高的價值,順應(yīng)環(huán)境的變化,尋找能實現(xiàn)價值的途徑

· (4)職場上的規(guī)劃 (含職場的中長期課題·計劃)

·Benchmark信息、按照自身職場的競爭力的現(xiàn)狀(環(huán)境變化和將來的預(yù)測),以及對 (職場上的 規(guī)劃)進行再確認,把握整合性的課題

(5)按照職場管理的反思進行課題改善

·把握上年度遺留的課題、問題的根源,然后對課題(推進體制、方針制定、過程等等)進行整理。

3)方針制訂的程序

(1)宣傳教育 (2)搜集資料、提出報告 (3)確定問題點 (4)起草建議草案 (5)組織評議 (6)審議通過 (7)三個階段

三個階段具體表現(xiàn)為:

◆第一階段

發(fā)現(xiàn)過去的不足,產(chǎn)生改善意識的階段。

◆第二階段

設(shè)定 6個月至 1年的短期目標,進而付諸實施的階段。

為完成半年＊年度銷售收入和利潤目標,確定進行品質(zhì)、成本、交貨期、人材培養(yǎng)等重點實施項目。

◆第三階段

該階段明確遠景規(guī)劃 (5年以上),并針對性的實施改善活動。

對新產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)體制改善、長期人材培育等企業(yè)體制進行根本性改善活動。

4)方針的設(shè)定

按考慮因素抽出課題后一定要明確優(yōu)先順序,有重點的投入資源,可以有效的解決課題。所謂的重要度,不僅僅是效果的大小或取得的效率,也包括對新業(yè)務(wù)的適應(yīng)性和涉足領(lǐng)域的廣泛性等,管理才能方面的課題。

設(shè)定方針的視點一定要本著

(1)為了什么 (目的)

(2)做什么 (對象)

(3)怎么做 (手段)

為了高效率的完成目標,不僅僅是單一的制定和實施對策,有必要對其結(jié)果進行跟蹤和確認,完成良好的管理循環(huán)。為此,有必要按照方針能涉及到的各項目,設(shè)定相應(yīng)的目標值,明確每個課題解決之后會產(chǎn)生什么變化。

5)方針管理的目標內(nèi)容

(1)什么 (評價尺度、測量指數(shù))。

(2)到什么形態(tài) (目標值)。這里需要注意的是明確客觀的進行評價,達成量化衡量。很難做到量化衡量的情況下,設(shè)想 (解決該課題后會產(chǎn)生什么變化),從而確定衡量指數(shù)。目標的設(shè)定要向比競爭對手或行業(yè)最高水平更高的水準挑戰(zhàn)。

(3)到什么時候 (完成期限)。設(shè)定完成期限時不能單一的只確定開始和結(jié)束時間,應(yīng)該按照方針項目設(shè)定完成期限,對直接影響最終的結(jié)果的各個過程設(shè)定界限。

6)方針的共有

上述內(nèi)容都確定后,可以著手制作方針書,各級方針書都包括封頁,公司的經(jīng)營理念,去年的回顧和今年形勢展望,今年的公司方針,今年的重點活動以及今年的重點目標指標分解情況等,方針書不是用來控制部下的工具,讓所有成員能夠理解并接受其內(nèi)容,讓它成為大家用以自律的自我管理的工具。

制定方針書后一定要做到方針在公司周知共有,為了有效地貫徹并實施方針,使本職場的成員以及公司的相關(guān)組織成員都共有并理解方針,應(yīng)該明確每個人的擔當業(yè)務(wù)跟方針的關(guān)聯(lián)關(guān)系。對于本職場上的成員,每個人都設(shè)定為實現(xiàn)目標的具體行動計劃,因此,不僅僅是方針的內(nèi)容,也應(yīng)該就方針的背景、由來以及制定者的想法等向大家作充分說明。方針所涉及的項目,有的是初次實踐、有的涉足范圍很廣,往往需要借助相關(guān)組織的配合才能解決課題。因此,公司的相關(guān)組織也應(yīng)該共同理解方針,創(chuàng)造共同行動的局面是很重要的。

7)方針的分解及聯(lián)鎖

公司方針制定完成后,為達成公司目標,分解和連鎖工作尤其重要,分解的結(jié)果是各階層的方針根據(jù)對策和目標形成緊密的聯(lián)鎖關(guān)系,而分解過程中,各階層之間進行充分的鏈接,使彼此形成共同的問題意識,汲取現(xiàn)場 (成員)的信息、智慧、要求和期待。

3 方針的點檢即動態(tài)管理 (PDCA中 C階段)

方針管理中一定要切實實施 C(CHECK)和A(ACT ION),避免遭到 (只是一味的D(DO),造成 PDCA循環(huán)不正常。為了切實執(zhí)行相互關(guān)聯(lián)的各階層方針,提高企業(yè)整體的業(yè)績,各級管理人員有要采取迅速的行動,對方針的展開狀況進行相應(yīng)的點檢。

點檢的目的是確認目前的目標達成狀況,保障 PDCA管理循環(huán)。及時修訂各課題的執(zhí)行計劃并設(shè)定新的行動計劃。把握包含制定方針和展開方針的方法在內(nèi)的管理上的改善課題。

點檢要注意的不僅是結(jié)果,也對產(chǎn)生結(jié)果的過程進行點檢。不僅是對各課題進行過程點檢也對職場上的管理過程進行點檢。

方針點檢目的是盡快讓 PDCA管理循環(huán)轉(zhuǎn)起來,加速進程確認的循環(huán)過程 (每日、每周),如果把握住計劃和實際,計劃推遲的情況下可以及時采取對策。

4 方針的處置階段 (標準化和防止再發(fā),即 PDCA中A階段)

方針管理中處置的著眼點主要是針對已有的成果進行標準化和進行防止再發(fā)的問題改善。標準化可以持續(xù)提供品質(zhì)高的產(chǎn)品和良好的服務(wù),可以將個人的技術(shù)訣竅成為集體的財富,成為進一步改善業(yè)務(wù)的基礎(chǔ) (明確工作現(xiàn)狀才能探索出更好的工作方式),在方針點檢處置階段,將分析的結(jié)果反映到下一期的課題、目標以及推進體制的設(shè)定過程中是重要的工作。

(1)方針管理的考核

1)側(cè)重點在于通過對上一時段的成果和部門、員工做出貢獻進行考核核定,供以激勵職工,為完成下一時段的目標而奮進。考核的對象包括公司的基礎(chǔ)單位、職能部門、班組和個人。

2)方針管理的評價

方針管理的評價是通過對本年度 (或半年)完成的成果、審核、評定企業(yè)、基礎(chǔ)單位、部門和個人為實現(xiàn)方針管理所做的工作,借以激勵職工,為進一步推進方針目標管理和實現(xiàn)方針目標而努力。

方針管理的考核和評價區(qū)別:考核是在執(zhí)行中進行的,評價是把全過程的綜合情況與結(jié)果聯(lián)系起來進行綜合評價。

3)方針管理的診斷:

方針管理的診斷是對企業(yè)方針的制訂、實施、檢查及處置四個階段的全部或部分工作的指導(dǎo)思想、工作方法和效果進行診察,提出改進建議和忠告,并在一定條件下幫助實施,使公司的方針管理更加科學(xué)、有效。

診斷的要點:

⑴是否實事求是的表述事實

⑵是否用數(shù)據(jù)做鋪墊

⑶不單純只是追求業(yè)績,也對過程 (工作的方法、體系能力)進行改善

⑷多次快速實施 PDCA循環(huán)

⑸以新的視點融會新的創(chuàng)意了么嗎

⑹其結(jié)果是否跟組織能力及個人能力的提高相掛鉤

⑺反思切中點和遺留問題是否理順

三 管理者在方針管理中的作用

1 管理者的作用

無論是方針管理還是其他,管理者的作用都是無法比擬的。在我們這,還要再加一個“更”字。尤其是方針和方針管理,是公司經(jīng)久不衰的大事。“一把手”要親自掛帥,責成相關(guān)部門進行推進。

2 成功進行方針管理的 7個條件

(1)實施者要認真·有干勁·有勇氣·有毅力 (創(chuàng)造這樣的環(huán)境)

(2)思想·體系·培訓(xùn)·手法(3)同相關(guān)部門的協(xié)調(diào)、合作

(4)補充不足的能力、排除障礙、匯集智慧和資源

(5)通過 PDCA快速運轉(zhuǎn)積累更多的改善

(6)適當?shù)脑\斷、指導(dǎo)支援

(7)方針管理體系的維護和改善

[1] 門田安弘 .新豐田生產(chǎn)方式 [M].保定:河北大學(xué)出版社,2001.

[2] 彼得·德魯克 .管理的實踐 [M].北京:機械工業(yè)出版社,2006.

Key words:PDCA;approach to the management

Abstract:Policy is a guiding principle which puts for ward an organization’s development.The formulation and management of policy,directly affect the organization,and it is the key for long-ter m business.Therefore,guiding principle and it’smanagement are very important for organization.

Delve Into the Deta ilsW ith the PDCA Approach to theManagement to I mplement

L IU Zong-xiang,YANG Zhi-gang
(Hebei Polytechnic University,Tangshan Hebei 063009,China)

F 270.7

A

1673-2804(2010)05-0044-03

2010-03-16