加強學院評估檔案管理為教學發(fā)展服務

李 爽朱 靜

（1.黑龍江商業(yè)職業(yè)學院 黑龍江 牡丹江 157011；2.牡丹江市疾病預防控制中心 黑龍江 牡丹江 157011）

加強學院評估檔案管理為教學發(fā)展服務

李 爽1朱 靜2

（1.黑龍江商業(yè)職業(yè)學院 黑龍江 牡丹江 157011；2.牡丹江市疾病預防控制中心 黑龍江 牡丹江 157011）

學院檔案是學院人才培養(yǎng)工作水平評估的重點，本文就如何抓住評估的機遇加快學院檔案工作發(fā)展步伐，促進學院檔案工作的有效管理，更好地服務于教育教學工作，為學院培養(yǎng)合格人才做出應有的貢獻提出建議。

學院評估檔案 教學發(fā)展 服務

為了促進教學工作，檢驗教學質(zhì)量，提高教學水平，國家教育部專家組對學院人才培養(yǎng)工作水平進行評估。開展評估工作是貫徹落實科學發(fā)展觀，提高教育教學質(zhì)量的需要。開展評估活動將促進學院的建設、改革、發(fā)展，使學院各項工作邁上新臺階。

學院檔案是學院人才培養(yǎng)工作水平進行評估的重點，如何抓住評估的機遇加快學院檔案工作發(fā)展步伐，促進學院檔案工作的有效管理，更好地服務于教育教學工作，為學院培養(yǎng)大批合格的人才做出應有的貢獻是學院檔案管理工作的新課題。

一、提高認識，加強檔案管理經(jīng)費投入

人才培養(yǎng)工作水平評估是根據(jù)一定的教育目標，通過系統(tǒng)地收集學校教育的主要信息，準確地了解實際情況，進行科學分析，對學院辦學水平和教育質(zhì)量作出評價，為學院改進工作、開展教育改革和教育管理部門改善宏觀管理提供依據(jù)。這既是對學院整個工作的全面檢查，改善辦學條件、深化教學改革等，都具有極其重要的現(xiàn)實意義。評估的結(jié)果將直接影響學院的聲譽和地位，關系學院的命運和前途。雖然學院檔案室不是教學管理部門，在評估準備過程中不是主導科室，但我們必須對即將到來的評估工作給予高度重視。在評估指標體系的項目中，需要有足夠的文件材料作為支撐。這些文件主要就是學院在教學以及有關活動中產(chǎn)生的檔案。隨著學院人才培養(yǎng)水平工作評估的制度化，學院對檔案的關注將進一步得到提高。評估工作對檔案工作的需要，使學院領導對檔案管理工作給予了高度重視和支持，學院在辦學經(jīng)費較為緊張的情況下，仍投入部分資金用于檔案室建設，實現(xiàn)了學院檔案室軟硬件的提檔升級和管理手段的現(xiàn)代化。

二、以評估為契機，提高檔案管理水平

在學院評估過程中，學院檔案作為評估的基礎和依據(jù)，其作用越來越大。因為學院工作情況需要大量的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、文字說明和其它載體（聲像、實物等）加以展現(xiàn)，離開學院檔案談學院評估，將無法具體體現(xiàn)教育教學所取得的成果，沒有檔案，就無法進行有效的評估。通過評估實踐我們體會到，凡是經(jīng)歷過評估的學院，都感到檔案對評估結(jié)果的作用很大，或由于檔案完整、準確而得到好評，或由于檔案不全而失分。人才培養(yǎng)工作水平評估對學院檔案工作的影響主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.通過評估，使學院領導更加認識到了檔案工作的重要性。前些年，由于對檔案工作缺乏認識以及條件限制，學院沒有給予檔案工作足夠的重視和支持，檔案室辦公條件極其簡陋。在大家眼里，和教學部門相比，檔案部門是一個無足輕重的崗位，檔案人員基本上是不具備專業(yè)知識的人員，檔案信息的存儲檢索設備也非常落后，這些都嚴重影響了學院檔案部門的信息服務能力。評估工作使學院領導站在一個全新的角度審視新形勢下的檔案工作，充分認識到學院檔案工作是學院工作的重要基礎工作之一，它體現(xiàn)著學院管理水平的高低，必須把檔案納入學院整體發(fā)展規(guī)劃，加強對檔案工作的領導和管理，加大對檔案建設的投入。學院在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項評估準備工作的同時，也將檔案工作納入其中。因此，檔案管理工作只有得到重視，才能更好地為教學、科研以及其它各項工作服務，才能在學院接受評估時發(fā)揮應有的作用。

2.通過評估，教職員工的檔案意識得到了提高。在日常工作中，檔案人員常遇到的問題是文件材料收集難，檔案不齊全完整，從而造成案卷質(zhì)量不能達到要求。究其原因，主要是學院各部門檔案意識的薄弱，一些反映本部門主要職能活動、對今后工作具有查考利用價值的材料或存放在本部門，或在個人手中，不能按時歸檔。人才培養(yǎng)工作水平評估涉及到學校的方方面面，要求各方面的檔案都應當是齊全完備的，一些老師或教學管理人員平時干了大量的工作，而且干得十分出色，但在教育教學評估這種特殊的檢查中，有的卻拿不出證明工作成績的檔案材料來，有的雖然有材料，但材料雜亂無章，不能及時提供利用，這都將對他們的工作成績帶來影響，還可能挫傷教職工工作的積極性，同時檔案材料的多少和水平高低體現(xiàn)了一個單位的管理水平。因此，迎評過程中的檔案建設需要各方面各層面的人員積極參與。全員參與的過程有助于全面促進對檔案工作的認識了解，所以評估對人們的檔案意識的影響是十分廣泛的。

3.通過評估，學院各部門的檔案建設普遍得到加強。教學檔案是在教學實踐中逐步積累形成的一系列原始資料，它是學校教學管理工作的縮影，直接或間接地展現(xiàn)了學院教學工作的全貌，是衡量學院教學質(zhì)量、學術水平、管理水平的重要依據(jù)。雖然“教學檔案”在評估指標體系中沒有單獨設立條目，但評估指標體系的各個條目的評分標準，都以教學檔案作為評估的依據(jù)，每個條目的內(nèi)容都是教學檔案的具體體現(xiàn)。因此，無論教學評估工作程序、指標體系、組織機構如何確定，最終都將憑借對大量檔案材料所進行的綜合分析，才能對被評單位形成一個客觀、公正、全面的評價。

學院各部門檔案管理工作制度不夠健全，檔案材料都是兼職人員管理，工作繁忙，并且由于教學檔案內(nèi)容繁雜，涉及范圍廣，工作量大，部分人員不愿意從事這項工作，同時對業(yè)務不熟悉，這都給教學檔案管理帶來了不利影響，在工作中出現(xiàn)一些漏洞，如：有些人需要文件時亂翻亂拿，借閱、轉(zhuǎn)閱從不登記；自己不妥善保管也不及時歸還；相當一部分教學檔案材料散失于個人手中。因此教學檔案收集不全、流失、歸檔材料質(zhì)量不高的現(xiàn)象時有發(fā)生。現(xiàn)在，開展評估活動，促使學院各部門教學檔案管理工作開始走上了制度化、科學化、規(guī)范化的軌道。學院各部門以評估指標為指針，確定了教學檔案的內(nèi)容，主要包括教學管理檔案、學籍管理檔案、教師業(yè)務檔案和其它聲像檔案等。同時加強了檔案資料的管理，制定了相應的教學檔案管理制度和教學檔案管理實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則以及立卷歸檔的程序等都做出了明確的規(guī)定，對學院各部門教學檔案管理人員提出了明確的工作目標和工作要求。教學檔案管理責任制的制定，使學院所有教師都承擔了一定的教學檔案責任，對各自的教學檔案進行收集和整理，定期或不定期的移交檔案管理人員，經(jīng)檔案管理人員統(tǒng)一驗收合格后存檔。這種責任制能有效地將這項工作細化，有利于執(zhí)行，能夠從制度上保證教學檔案長期有效地收集和保存好。只有在日常教學和管理工作中做好教學檔案的收集和整理工作，充分發(fā)揮教學檔案的作用，才能進一步提高學院的辦學質(zhì)量和辦學效益，才能使學院教學評估工作順利進行。

4.通過評估工作，將強化學院檔案部門的服務意識。檔案工作的基本任務在于及時、準確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息材料，檔案的作用也在利用中產(chǎn)生和發(fā)揮。在教育部的評估活動中，由于評估專家考察評估時間有限，要想掌握學院工作的動態(tài)運行情況必須查閱大量的檔案資料。因此，學院檔案部門必須方便快速地檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求，這在無形中強化了檔案部門的服務意識。如今，學院檔案部門在職能上已從傳統(tǒng)的管理型向服務型轉(zhuǎn)變，圍繞學院的教育教學工作，為學院領導科學決策，為學院教學、科研、為廣大師生員工提供全面、及時、有效的服務。并在實踐中大力開發(fā)館藏檔案信息資源，不斷拓展服務領域，深化服務內(nèi)容，優(yōu)化服務方式，增強服務功能。學院檔案工作人員深深體會到，只有抓住服務這個根本，檔案工作才有市場、有價值、有地位，才會充滿生機活力，才能充分發(fā)揮出檔案應有的作用。

人才培養(yǎng)工作水平評估的開展為學院檔案工作提供了良好的發(fā)展機遇，學院檔案部門要利用評估促建的強大助推力，配合評估，改進工作，以新的理念、新的姿態(tài)、新的水平更好地服務于教學，更好地服務學院各項工作。