檔案管理軟件應兼顧通用性與專用性

介文紅

（開封大學 河南 開封 475004）

檔案信息化在很大程度上就是實現檔案館（室）工作信息化，而其中最重要的物質條件就購置檔案管理軟件。檔案館（室）獲得檔案管理軟件的方式通常有兩種，一是由自己的I T人員或I T公司按照檔案館（室）的要求定制開發，另一種是在市場上直接購買I T公司開發好的商業化軟件，兩種方式在通用性與專用性方面各有所長，卻始終是一對難以調和的“矛盾”。

一、檔案管理軟件定制開發與商品化軟件的“長短”

無論是那一種檔案管理軟件從開發者的角度來看只有兩類:一類是針對某一具體檔案館（室）需求定制開發的軟件系統，另一類是針對一類檔案館（室）共性需求開發的通用商品化軟件產品。

定制開發這種方式的優點是能夠最大程度地從某一檔案館（室）的實際業務管理需要出發，開發出適合該檔案館（室）個性特點的管理軟件系統。由于沒有商業推廣的可能，其缺點非常明顯：

（1）開發費用高昂。由于沒有商業推廣，不存在分攤的可能，開發費用自然高出商品化軟件許多。

（2）開發周期長。由于單個軟件開發的總體效益不高，因此開發者不可能同時投入大量人力，從而使開發周期變的很長。

（3）可靠性與穩定性較差。由于軟件不可能經過長時間的運行才投入使用，存在可靠性與穩定性方面的風險。

（4）維護困難。為了防范可能出現的風險，從理論上講開發者或使用者此檔案館（室）應該配備一個技術過硬的團隊隨時維護軟件，而這對兩者來講都意味著增加開發與管理成本，誰都不樂意擔當。

（5）升級困難。由于I T企業人員流動性比較高，加上這類定制開發完成后，后期開發與維護因資金問題往往不會立即跟進。有時一拖就是數年，加上如果有軟件編碼不規范、技術文檔管理混亂等現象存在，當軟件需要再改造的時候，后來的技術人員很可能讀不懂原始代碼，又無從可查，造成管理系統升級困難。

商品化軟件的優點是在開發過程中融合了多個的檔案館（室）管理流程與經驗，并且隨著市場的應用成熟度提升與積累，軟件可以不斷優化、升級、換代。但是卻無法解決每一個檔案館（室）的個性化業務需求。由于每個檔案館（室）的工作流程模式、管理模式都不可能完全相同，正如每個檔案館（室）的業務流程都不盡完全相同一樣。因此，不同層次、不同地區、不同行業的檔案館（室）對管理軟件的應用需求是不同的。這種需求的不同既可以體現在不同的行業上，也體現在行業內部，如大中小不同規模的同行業檔案館（室）對管理軟件的需求就會存在很大差異。更值得關注的是，檔案館（室）隨著社會經濟的發展，其業務與服務內容也在不斷變化，這就使得檔案館（室）的管理軟件要具備隨需應變的能力，而一經定型的商品化軟件在這方面的反應就顯得比較慢。

二、檔案管理軟件定制開發與商品化軟件互有“長短”的成因

造成檔案管理軟件定制開發與商品化軟件互有“長短”的原因是什么？能否從根源上解決這對“矛盾”？對于這個問題，尹清軼、吳雁平先生在《數字檔案館建設理論研究熱遭遇實踐冷遇的思考》一文中的一段話是點到了要害。“沒有規矩，不成方圓。數字檔案館建設必須有標準，必須讓大家在工作中有所遵循。這些標準大至可以分為兩類：一類是技術標準。一類是操作標準。技術標準要參照國際標準、國家標準和行業標準進行制定。操作標準則應該通過實踐，在試點檔案館的具體工作中進行總結摸索。這里有一點必須引起我們的重視，這就是那種等的思想：認為技術發展速度太快，制定標準風險大，責任重，不如等國家拿出標準來時再做。這種觀點在基層，特別是技術力量相對薄弱的地方，十分普遍。這就要求理論界與檔案行政管理高層盡可能快地制定出相關標準，使基礎檔案工作者在進行數字檔案館建設中有所遵循。”[1]雖然，文章作者指出的問題是針對數字檔案館建設的，但這在檔案管理軟件開發中同樣也是適用的。如果不能解決全國統一標準，并認真執行的話，檔案管理軟件就難以從根本上解決通用性與專用性兼顧的“矛盾”。

顯然，在目前情況下，在檔案及檔案信息化標準還沒有制定完備及落實不到位的情況下，不管是定制軟件還是商品化軟件，都一時無法有效解決通用性與專用性兼顧的問題。因此，這一問題一直都是業內不斷探索的問題。大家都試圖尋找一條有效解決通用性與專用性相兼顧的介于定制軟件和商品化軟件之間的模式。北京時空超越科技有限公司李平平先生經過十余年的探索，提出了一套四級開發模式。這種模式可以兼顧軟件成熟穩定與滿足用戶個性化需求的雙重需要。個人認為這種方式也試用于檔案管理系統及數字檔案館系統的開發，在這里介紹給大家。

三、兼顧通用性與專用性的“四級開發模式”

為個方便大家理解，我們將“四級開發模式”轉化為與檔案管理軟件開發相關的表述方式。四級開發模式是指在軟件基礎平臺公共化的基礎上滿足檔案館（室）個性化需要，適應檔案館（室）功能擴展需求的一種方案。具體如下:

第一級，基礎技術平臺開發。“軟件開發商技術研發部門完成管理軟件的底層技術架構，涉及開發語言、操作系統、數據庫等。”[2]在這一級，就要在開發團隊中植入“用較少開發資源適應最多客戶”的思想，既要搭建一個公共性的平臺，也要設計開發一系列的平臺工具，使開發簡單化、普遍化。簡單化就要求平臺工具易學易用，普遍化則要求不僅軟件公司的技術人員用得好，還要使軟件用戶的工作人員會用、用得好。

第二級，地區或行業級解決方案研發。軟件開發商集合行業專家、信息化專家針對不同地區、不同行業檔案工作的特點，應用基礎技術平臺提供的工具形成地區或行業級通用解決方案，這是管理軟件的基本模型。[3]在這一級，會設計出很多可復用的功能模塊，最后根據不同用戶的需要，整合模塊就可實現基本需求。這里的“模塊”有大有小，也就是說，功能模塊既可以是單一功能，也可是一組功能的集合，具體視功能的關聯性而定。例如，檔案管理軟件中組成業務流程的最細小功能有很多種，我們把它叫做服務模塊，通過這些服務模塊的不同組合就可以實現流程的個性化，例如收集管理由收集決策、收集計劃等功能組成，這些可以看成是粗的功能模塊，然后收集計劃又有更多的細小功能，這些就是最底層的細模塊。這些模塊在軟件中的具體體現可以是業務報表、應用表單、各類方案等，但不管如何展現，這些模塊都應該是數據化的。數據化的概念就是這些服務模塊存儲在數據庫中，而非編程語言開發。各個服務模塊都是獨立的，這樣有利于新增功能擴展。在應用部署時，可以將不同的服務模塊整合，提高程序的伸縮性和擴展性。

第三級，服務商項目化。“針對檔案館（室）個性化管理需要，結合檔案館（室）未來發展規劃，項目的實施團隊在地區與行業級解決方案基礎上，應用基礎技術平臺提供的規范工具實現項目需求。”[4]在這一環節，一般是由軟件開發商的實施團隊與檔案館（室）的信息化部門共同完成。這一點很重要，首先只有檔案館（室）的員工才能更深刻理解檔案館（室）的管理需求，其次也只有檔案館（室）的員工能將業務性的語言轉化成技術性的語言傳遞給軟件實施方，幫助實施方理解檔案館（室）的管理特點、存在哪些管理瓶頸。在實施方深刻理解的基礎上項目化會更成功，也才能真正通過軟件工具實現提升整個檔案館（室）的管理水平的目標。同時，共同參與的過程也是知識轉移的過程。

第四級，用戶個性化。服務商項目化后，檔案管理軟件就可在檔案館（室）內正常運轉。但是，檔案館（室）是動態發展的。這時需要管理軟件也能迅速地“動”起來，以滿足檔案館（室）管理過程中“變化”的需求，比如流程的修改、功能的修改等。這些“變化”可通過參數設置實現，比如為滿足不同用戶需求而設計的開關，類似業務流程中是否走某流程的選擇;也可以在不改變程序的基礎上通過修改打印格式、報表格式、資料屬性、權限設置等進行個性化設置;還可以借助基礎技術平臺提供的開發工具對軟件程序進行修改。“只要基于開發標準，軟件開發人員、實施技術人員甚至客戶本身的技術力量都可以整合進來，而且能夠在現有基礎上進行有創新性的工作。”[5]

“四級開發模式中，第一級和第二級需要在軟件開發商內部完成，面向客戶輸出的是具有行業特性的基本產品模型；第三級的項目化成果是向客戶輸出的可運行的軟件系統；第四級是軟件系統的靈活性、適應性、開放性、重用性的集中體現階段。”[6]

值得提醒的是，四級開發模式的成功應用既是軟件開發商不斷積累行業經驗的過程和行業解決方案優化的過程，也是用戶建設適合檔案館（室）個性化需求的信息化建設過程。因此，需要用戶與開發商雙方的共同參與、共同努力，才能真正實現管理軟件的價值。

[1]尹清軼，吳雁平.數字檔案館建設理論研究熱遭遇實踐冷遇的思考[J].檔案管理，2009，（6）.

[2][3][4][5][6]李平平.管理軟件如何兼顧通用與個性[N].計算機世界報，2009年11月16日第44期.