試論文書檔案如何逐步實現計算機有效管理

李媛媛

（杜爾伯特蒙古族自治縣民政局救助管理站 黑龍江 大慶 166200）

試論文書檔案如何逐步實現計算機有效管理

李媛媛

（杜爾伯特蒙古族自治縣民政局救助管理站 黑龍江 大慶 166200）

較之于傳統的文書檔案管理方式,計算機管理具有多方面的優勢：可減輕管理的勞動強度;有利于文檔的補漏增缺;有利于保持文件的原始面貌;使文檔資料的利用簡便、準確;有利于文檔資料的保密;有利于提高文檔管理工作質量。當前要從多方面推進文書檔案計算機管理:更新思想觀念,適應社會的發展;加大文書檔案計算機管理的投入;加強文書檔案管理隊伍建設,提高計算機管理水平;加快文書檔案管理的現代化進程。

文書檔案計算機管理分析

1.文書檔案現狀與存在問題

檔案工作是一項基礎性的工作，不可能超越現實技術和經濟水平進行發展，計算機應用和辦公自動化中的檔案管理也不可能一步到位。況且檔案工作的價值、效益不能在短時間內立即顯現出來，傳統觀念阻力較大，所以被重視的程度遠不如其他工作，投入的資金也很有限，這就需要我們設法把有限的資金和人力用在最有效的地方，以最少的投入取得最大的回報，避免重復輸入增加的工作量，按“節約型社會”的新精神來辦事。現在很多單位檔案管理工作還停留在初始的低級階段，以為擺上幾臺計算機，錄入檔案目錄就是現代化管理，檔案管理缺乏深層次的提高。更主要的是，由于各個單位檔案管理軟件千差萬別，水平參差不齊。軟件的來源，有的是自己編制的，有的是行業推廣使用的，有的是購買而來的，出現了檔案管理軟件“各自為政”的狀態，計算機管理檔案的優越性遠遠沒有發揮出來。軟件水平低、通用性差，實用范圍小，已成為制約檔案現代化的主要障礙。雖然，檔案現代化管理已成為檔案工作者的共識，但如何進行有效管理仍然是擺在我們面前的主要課題。

2.做好基礎性工作，加快文檔一體化管理的步伐

文檔一體化最大限度保證了電子文件的原始性、真實性和準確性。電子文件一經生成，就按照文檔一體化方式進行管理，積累、鑒定、整理、歸檔。在尚沒有統一、標準規范的通用軟件前，必須做好以下三項基礎工作，以加快文檔一體化進程。

2.1 根據實際情況逐步應用計算機中適用的程序來管理

隨著計算機的普及，人們對計算機應用能力得到提高，尤其是近幾年各種應試考試和工作中廣泛使用，計算機已成為不可缺少的一種工具。現在計算機普遍裝有Excel軟件，可以在ExceI中制作表格，開展文書檔案機讀目錄是一件很容易的事。導入、導出數據變得便捷并且在Excel中制作的表格，待將來使用標準軟件完全可以進行數據轉換。這樣我們先做機讀目錄的準備既有現實使用價值，又為今后升級發展提供有效的平臺，不會造成重復輸入的浪費，又符合了《規則》要求。

2.2 收集保存現已形成的電子文件和文檔

目前各級國家機關和事業企業單位的公文基本上用計算機打印并有規范化、標準化格式要求，文稿經打字后很多都存儲在計算機硬盤和磁盤、光盤等介質上。正式文件印制好后，人們往往不注意收集打好的電子文稿，有的分散在擬稿人手中；有打印室的單位經常存放在打字員的計算機中，保存積累到—定數量時就被刪除，這樣造成了人力的極大浪費。從發展的角度看，計算機全文檢索勢在必行，為期不遠，以后需要再來重新錄入或掃描的話工作量是何等之大，可想而知。所以，筆者認為，在現有條件下采用最簡單的方法即將打印過的文件，按發文字號排序，按年度、機構（或問題）打好公文包，文件夾，刻錄在光盤上并備份保存。這樣既保證了電子文件的原始性、真實性和準確性，又為計算機全文檢索打下基礎，同時節省日后錄入的巨大工作量。這樣做的結果，現在日常工作中就能利用計算機查找檔案，滿足其基本要求，從而減少紙質檔案的磨損損耗，延長紙質檔案的壽命。

2.3 文件和檔案密不可分，文檔一體化是檔案現代化管理發展的基礎

進行檔案現代化管理，就必須從基礎的環節開始，從文件的形成階段著手。對文件運轉的各個階段，包括文件的起草，簽發等各個環節實行自動化管理。文件辦理完畢后經過主題標引等前期準備工作，通過自動組卷功能來完成立卷歸檔工作，避免以往立卷歸檔時重新錄入的重復勞動。實現文檔一體化管理，可以大大提高文件運轉速度，從而提高行政管理效率。檔案和文件既然本質上具有同一性的特點，那么檔案工作就不應該與文書工作相分離，而應當是文件運轉過程中不可少的不同表現形式。隨著辦公自動化技術的應用和深入發展，無紙辦公已成為可能，人們通過先進計算機技術對文件、檔案的全部信息進一步統一管理，其轉換形式是多樣的。如利用計算機網絡，從文件信息的生成到檔案情息的轉化，以及檔案信息的提供利用等實行一體化管理，能獲得明顯的效益。但目前文檔管理的計算機軟件的五花八門，從標準化的角度出發，還需研制一套質量好、標準高、通用性強的軟件，才能使檔案的計算機管理工作登上一個新臺階。

從文件運動周期的角度看，文件與檔案的關系決定了它們具備實行一體化管理的條件。 一方面，現行文件與檔案是一個具有內在聯系的整體。它們的物質形態、內容主題以及社會本質都是相同的，均是附在有形物質上的信息，其區別僅在于是現行文件還是歷史文件。其實，從現行文件到歷史文件，是一個完整的運動過程。文件與檔案只有運動階段的區別而無本質的不同，對處于不同階段的文件實行一體化管理，是順理成章的事情。在體制上，文書處理部門與檔案部門只是分別管理處于不同運動階段的文件，分屬于不同的職能部門，這是不爭的事實。同時，在文件的制作階段和現行使用階段，文件處于不停的運動中，適宜于分散保存，以便于隨時查用和迅速運轉，這項任務主要由文書處理部門承擔。當文件處于“休眠”狀態，宜集中保存，這樣既有利于信息載體的完整、安全與科學管理，又有利于向社會系統地提供利用，這就有了檔案館（室）的工作。因此兩者都是為了存貯信息，傳輸信息。可見，把文書和檔案工作納入一個大系統內進行統一管理，有利于文檔信息系統整體化優勢的發揮，有利于檔案現代化管理的快速發展。

3.逐步實現檔案的計算機全文錄入和檢索，對電子文檔進行有效管理

3.1 在已形成本單位電子文件的同時，可以把外來文件用掃描儀完善電子文件內容。如本單位形成的請示，經上級或主管部門答復后的批復，可通過掃描將批復放在請示的電子文件內，這樣一個完整的以事由為主的電子文檔就建立了。

3.2 把已建立的電子文件，按年度——機構刻錄成光盤。利用者可以在計算機查找功能框中輸入1—2個標題詞就能找到檔案內容，減少檔案原件的調用次數，從而延長紙質檔案的壽命。檢索時用“標題詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率。“主題詞”雖然有規范統一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端。怎樣取其利避其弊，我們認為可以采取以“標題詞”替代“主題詞”的做法。電子目錄已把題名或文件主題錄入了計算機，完全可以利用計算機中查找的功能進行處理。例如：題名為《局機關目標管理責任制暫行辦法的通知》中，標題詞就有“機關”、“目標”、“管理責任制”、“辦法”、“通知”等大量詞可以進行檢索。這種做法不僅解決丁手工標引速度侵、計算機自動標引主題詞不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。

3.3 隨著軟件的不斷修改完善，統一、標準的通用軟件出臺后和辦公自動化的運用，再導入已建立的機讀目錄和電子文檔比較容易，可以實現信息的一次輸入，多次利用，這樣不會造成工作的重復進行和人力的極大浪費。在推進檔案管理現代化的進程中通過實行標準化、規范化的工作，提高檔案管理基礎工作水平，從而使計算機對文書檔案進行有效的管理。

[1]丁巨元,陳海峰.王東華文書檔案計算機管理系統的研制[J[.2001（6）.