淺談房地產檔案的信息化管理

任 爽 杜延云

（黑龍江省八五三農場 黑龍江 紅興隆 155630）

淺談房地產檔案的信息化管理

任 爽 杜延云

（黑龍江省八五三農場 黑龍江 紅興隆 155630）

近年來，計算機網絡技術的廣泛應用使檔案信息管理進入現代化管理的先進行列,并為檔案信息管理提供了可靠的保證，檔案信息作為“信息鏈”中的重要一環，在經濟發展和社會進步中處于重要地位。新時期房地產檔案工作由原來的封閉型、管理型、被動型向開放型、科技型和主動型轉變，如何適應檔案工作轉型的需要，促進房地產事業健康發展，加強房地產檔案的信息化管理是亟待解決的一個重要課題。

一、信息技術在房地產檔案管理中的作用

房地產檔案是政府職能部門在依法對房地產所有權、使用權及相關權利進行登記，確認和規范管理活動中長期形成的，能反映權利人、房屋自然狀況及土地使用情況的演變及現狀，具有歷史資料和法律憑證的雙重價值。在檔案信息計算機檢索系統中采用現代計算機網絡通信技術,可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索,發展為智能檢索及網絡檢索,實現檔案信息傳遞網絡化。另外，房地產檔案通過計算機的管理,對檔案信息資源進行分類、提取、分析,可以直接提高檔案工作的效益。并且，與傳統檔案資料相比,數字檔案更易于保存、查詢、修改,并且可以通過網絡快速傳遞，提高了檔案的利用率,降低了檔案管理的成本。

二、如何搞好房地產檔案的信息化管理

（一）提高檔案管理的現代化意識

房地產檔案工作者向來以默默無聞、無私奉獻著稱，封閉意識較強，要改變這種局面，不斷更新觀念、勇于進取，努力學習鄧小平建設有中國特色的社會主義理論，關注改革開放的新形勢、新問題，把房地產檔案工作與社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變。在信息化時代，強化檔案管理的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識,在加快檔案由手工管理向計算機數字化管理的轉變工作中是至關重要的。一是樹立開放搞活觀念。現在的通信手段日新月異，房地產檔案管理部門應利用計算機網絡加強房地產檔案的管理，這對增強全社會的房地產檔案意識，開拓房地產市場，構建房地產市場信用體系必將產生積極作用。同時，最大限度地挖掘檔案館（室）貯存的房地產信息，使“死信息”變成“活資源”，對優化房地產資源，盤活房地產存量資產，更大地發揮房地產檔案信息的作用都是十分有利的。二是樹立信息時效觀念。知識經濟時代，時間就是效益，效率也是效益。一個房地產檔案信息，運用及時，就會產生巨大的社會和經濟效益。因此，增加檔案人員計算機技能管理內容十分必要。檔案管理中應用計算機技術時，要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。

（二）增強檔案信息化管理的安全意識

信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。房地產檔案工作者應樹立強烈的知識產權保護觀念。我國已經加入WTO，簽署了一系列知識產權保護協議，對知識產權的保護工作已經逐步與世界接軌，新的形勢要求房地產檔案工作者必須知法、懂法、守法，有較強的法律意識。在對房地產檔案信息的發布和傳播時，把國家、民族和集體的利益放在首位，注意保守國家機密，不以小利忘大義，在開發和利用房地產檔案信息資源時，要注意保護用戶的利益，防止造成不應有的損失。目前，一些單位在進行檔案信息化建設時，安全意識往往不夠，造成檔案信息的丟失和泄密，帶來巨大的損失。在管理中，一定要對房地產檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數據庫的數據根據使用權限進行系統的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系，既要克服求穩怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設界限、隨隨便便的麻痹思想。切實加強檔案資料的安全性研究，認真搞好數字檔案的及時備份與維護工作，要正確處理好數字檔案與紙質檔案的關系，確保檔案資料的安全完整。

（三）完善管理人員的專業素質

知識經濟是一種能力經濟，具有掌握知識能力的人才成了第一資源。房地產檔案工作“四化”的發展方向即：電子計算機化、信息傳遞網絡化、貯存縮微化、復制自動化，對房地產檔案工作者自身素質提出了更高的要求。這就需要培養一支專業化干部隊伍。管理人員要加強專業知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，并且還要加強計算機知識及房地產檔案管理軟件知識的學習，掌握豐富的檔案專業知識和理論，掌握房地產發展的前沿動態，掌握現代化的技術手段，努力使自己成為既熟悉檔案管理業務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。另外，由于房地產檔案工作人員在檔案建設和管理中承擔著十分重要的責任，因此還要牢固樹立房地產檔案工作為社會主義現代化建設服務，為社會主義市場經濟服務，為房地產事業健康發展服務、為人民群眾服務的思想，才能與時俱進，開拓創新，在實際工作中實踐“三個代表”重要思想。

（四）強化檔案管理的法規建設

檔案管理需要相應的法律環境和有力的法律保護。檔案管理部門與形成檔案的社會各個部門或個人的關系往往存在一系列復雜關系和法律問題，這就需要相應的法律法規加以調整。檔案的收集、保管和利用也需要法律法規加以保護。可以說，依法治檔是保證檔案工作健康發展的重要手段。房產部門及各組織部門領導，要增強檔案意識，了解、熟悉、研究房地產檔案工作，組織人員學習《檔案法》等一系列法規文件，強化房地產檔案管理意識，要根據社會公民對房地產檔案工作的需求，制定房地產檔案管理工作發展規劃，備好房地產檔案管理工作所需的軟、硬件，建立健全房地產檔案管理工作的各項規章制度，使房地產檔案工作有章可循。

總之，房地產檔案管理現代化建設對實現房產部門信息管理工作的社會化服務有非常突出的現實意義。房地產檔案管理人員要積極創造條件，盡快實現房地產檔案管理的信息化，實現房地產的檔案管理的根本變革。