淺談房地產(chǎn)檔案的信息化管理

任 爽 杜延云

（黑龍江省八五三農(nóng)場 黑龍江 紅興隆 155630）

淺談房地產(chǎn)檔案的信息化管理

任 爽 杜延云

（黑龍江省八五三農(nóng)場 黑龍江 紅興隆 155630）

近年來，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使檔案信息管理進入現(xiàn)代化管理的先進行列,并為檔案信息管理提供了可靠的保證，檔案信息作為“信息鏈”中的重要一環(huán)，在經(jīng)濟發(fā)展和社會進步中處于重要地位。新時期房地產(chǎn)檔案工作由原來的封閉型、管理型、被動型向開放型、科技型和主動型轉(zhuǎn)變，如何適應(yīng)檔案工作轉(zhuǎn)型的需要，促進房地產(chǎn)事業(yè)健康發(fā)展，加強房地產(chǎn)檔案的信息化管理是亟待解決的一個重要課題。

一、信息技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的作用

房地產(chǎn)檔案是政府職能部門在依法對房地產(chǎn)所有權(quán)、使用權(quán)及相關(guān)權(quán)利進行登記，確認和規(guī)范管理活動中長期形成的，能反映權(quán)利人、房屋自然狀況及土地使用情況的演變及現(xiàn)狀，具有歷史資料和法律憑證的雙重價值。在檔案信息計算機檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù),可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯(lián)機檢索,發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索,實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。另外，房地產(chǎn)檔案通過計算機的管理,對檔案信息資源進行分類、提取、分析,可以直接提高檔案工作的效益。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比,數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改,并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，提高了檔案的利用率,降低了檔案管理的成本。

二、如何搞好房地產(chǎn)檔案的信息化管理

（一）提高檔案管理的現(xiàn)代化意識

房地產(chǎn)檔案工作者向來以默默無聞、無私奉獻著稱，封閉意識較強，要改變這種局面，不斷更新觀念、勇于進取，努力學習鄧小平建設(shè)有中國特色的社會主義理論，關(guān)注改革開放的新形勢、新問題，把房地產(chǎn)檔案工作與社會活動結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。在信息化時代，強化檔案管理的現(xiàn)代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識,在加快檔案由手工管理向計算機數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變工作中是至關(guān)重要的。一是樹立開放搞活觀念?，F(xiàn)在的通信手段日新月異，房地產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)利用計算機網(wǎng)絡(luò)加強房地產(chǎn)檔案的管理，這對增強全社會的房地產(chǎn)檔案意識，開拓房地產(chǎn)市場，構(gòu)建房地產(chǎn)市場信用體系必將產(chǎn)生積極作用。同時，最大限度地挖掘檔案館（室）貯存的房地產(chǎn)信息，使“死信息”變成“活資源”，對優(yōu)化房地產(chǎn)資源，盤活房地產(chǎn)存量資產(chǎn)，更大地發(fā)揮房地產(chǎn)檔案信息的作用都是十分有利的。二是樹立信息時效觀念。知識經(jīng)濟時代，時間就是效益，效率也是效益。一個房地產(chǎn)檔案信息，運用及時，就會產(chǎn)生巨大的社會和經(jīng)濟效益。因此，增加檔案人員計算機技能管理內(nèi)容十分必要。檔案管理中應(yīng)用計算機技術(shù)時，要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。

（二）增強檔案信息化管理的安全意識

信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。房地產(chǎn)檔案工作者應(yīng)樹立強烈的知識產(chǎn)權(quán)保護觀念。我國已經(jīng)加入WTO，簽署了一系列知識產(chǎn)權(quán)保護協(xié)議，對知識產(chǎn)權(quán)的保護工作已經(jīng)逐步與世界接軌，新的形勢要求房地產(chǎn)檔案工作者必須知法、懂法、守法，有較強的法律意識。在對房地產(chǎn)檔案信息的發(fā)布和傳播時，把國家、民族和集體的利益放在首位，注意保守國家機密，不以小利忘大義，在開發(fā)和利用房地產(chǎn)檔案信息資源時，要注意保護用戶的利益，防止造成不應(yīng)有的損失。目前，一些單位在進行檔案信息化建設(shè)時，安全意識往往不夠，造成檔案信息的丟失和泄密，帶來巨大的損失。在管理中，一定要對房地產(chǎn)檔案管理的相關(guān)政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎(chǔ)上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。切實加強檔案資料的安全性研究，認真搞好數(shù)字檔案的及時備份與維護工作，要正確處理好數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，確保檔案資料的安全完整。

（三）完善管理人員的專業(yè)素質(zhì)

知識經(jīng)濟是一種能力經(jīng)濟，具有掌握知識能力的人才成了第一資源。房地產(chǎn)檔案工作“四化”的發(fā)展方向即：電子計算機化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、貯存縮微化、復制自動化，對房地產(chǎn)檔案工作者自身素質(zhì)提出了更高的要求。這就需要培養(yǎng)一支專業(yè)化干部隊伍。管理人員要加強專業(yè)知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，并且還要加強計算機知識及房地產(chǎn)檔案管理軟件知識的學習，掌握豐富的檔案專業(yè)知識和理論，掌握房地產(chǎn)發(fā)展的前沿動態(tài)，掌握現(xiàn)代化的技術(shù)手段，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識，又懂得計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復合型人才。另外，由于房地產(chǎn)檔案工作人員在檔案建設(shè)和管理中承擔著十分重要的責任，因此還要牢固樹立房地產(chǎn)檔案工作為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，為社會主義市場經(jīng)濟服務(wù)，為房地產(chǎn)事業(yè)健康發(fā)展服務(wù)、為人民群眾服務(wù)的思想，才能與時俱進，開拓創(chuàng)新，在實際工作中實踐“三個代表”重要思想。

（四）強化檔案管理的法規(guī)建設(shè)

檔案管理需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護。檔案管理部門與形成檔案的社會各個部門或個人的關(guān)系往往存在一系列復雜關(guān)系和法律問題，這就需要相應(yīng)的法律法規(guī)加以調(diào)整。檔案的收集、保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護?？梢哉f，依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段。房產(chǎn)部門及各組織部門領(lǐng)導，要增強檔案意識，了解、熟悉、研究房地產(chǎn)檔案工作，組織人員學習《檔案法》等一系列法規(guī)文件，強化房地產(chǎn)檔案管理意識，要根據(jù)社會公民對房地產(chǎn)檔案工作的需求，制定房地產(chǎn)檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃，備好房地產(chǎn)檔案管理工作所需的軟、硬件，建立健全房地產(chǎn)檔案管理工作的各項規(guī)章制度，使房地產(chǎn)檔案工作有章可循。

總之，房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)對實現(xiàn)房產(chǎn)部門信息管理工作的社會化服務(wù)有非常突出的現(xiàn)實意義。房地產(chǎn)檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的信息化，實現(xiàn)房地產(chǎn)的檔案管理的根本變革。