淺談如何加強對事業單位檔案室建設工程的監督與指導

劉天群

（杜蒙交通 黑龍江 大慶 166200）

淺談如何加強對事業單位檔案室建設工程的監督與指導

劉天群

（杜蒙交通 黑龍江 大慶 166200）

在新時期做好事業單位檔案室建設工程是最關鍵的，這是因為各級事業單位所產生的檔案有著極其重要的價值，同時，由于事業單位在社會上的地位的重要性、也對其他單位的檔案工作產生著重大影響。因此，搞好事業單位的檔案工作，能夠帶動和促進其他單位的檔案工作。下面，本文擬就如何加強對事業單位檔案室建設工程的監督與指導，談談自己的認識。

事業單位 檔案室 監督 指導

1.新時期建設事業單位檔案室建設工程的要求

具體要求為：①加強檔案的科學管理。②確保每年按時向檔案館移交應進館檔案和應進館檔案機讀目錄。③按時交送現行公開文件。④積極主動為領導機關和基層單位提供檔案信息。

2.做好事業單位檔案室建設工程的措施

對照驗收標準所規定的各項指標，可以明顯感覺到目前大多數事業單位，特別是檔案工作相對落后的市、縣、區的事業單位，要做的工作還很多，除了資金的投入外，事業單位檔案基礎業務建設、領導人的檔案意識、檔案人員素質等都還有待加強和提高。這些主客觀因素的存在給事業單位檔案室建設工程帶來重重阻礙，要使這些問題得到解決，勢必要進一步加強對事業單位檔案工作的監督與指導，并重點做好以下幾方面的工作：

2.1 繼續加強對《檔案法》的宣傳。《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）是開展檔案工作的法律依據。雖然《檔案法》的頒布實施已有十多年，但黨政機關中以各種借口而違法的現象并不罕見。而最令人感到痛心的是目前還有不少地方政府沒有按照《檔案法》的規定將檔案事業列入當地社會發展規劃，使檔案工作長期處于政府規劃外，嚴重影響了檔案事業的發展?？梢?，加強《檔案法》的宣傳仍然是搞好檔案工作的頭等大事。在事業單位檔案室建設工程中，《檔案法》宣傳的重點對象不是普通工作人員，而恰恰應該是各事業單位的領導人，如果他們的檔案意識不提高，要想做好機關檔案室建設工作，勢必事倍功半。

2.2 建立有效約檔案工作監督檢查機制。在如何對事業單位檔案工作建設有效監督檢查機制方面，筆者認為應采取以下幾種方式：一是與人大、政府有關部門進行聯合執法檢查，通過多方力量強化執法檢查力度，擴大社會影響力，使違反《檔案法》的案件查處得到多方面的參與和支持；二是建立年檢制度，并通過年檢及時發現黨政機關檔案工作中存在的普遍問題并加以解決。

2.3 把握發展趨勢，找準重點。在事業單位檔案室建設工作中把握好事業檔案工作發展趨勢，找準事業檔案工作中的難點重點，是事業單位檔案室建設工程成敗的關鍵。隨著政務公開、信息化技術的發展以及《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》）的實施，筆者認為目前事業單位檔案室建設工程的重點，應當是檔案信息資源的開發利用。

2.3.1 雖然《規則》的實施和檔案工作中大量高科技手段的應用為事業機關檔案信息資源的開發利用提供了有利的條件，但目前許多單位這方面的工作還做得很不夠，有的甚至根本就沒有開展這方面的工作。如果任由這種現狀存在下去、對事業檔案工作乃至整個檔案系統的健康發展，是十分不利的，因此，建立以利用為重心的機關檔案工作思路，是一件十分迫切的事。

2.3.2 事業單位檔案信息資源開發的重要性。事業單位檔案信息資源的開發利用，無論對事業工作還是事業檔案工作，都具有十分重要的作用，主要體現在以下五個方面：

（1）機關檔案信息資源的開發利用，是充分實現檔案價值的重要手段。眾所周知，檔案的保存價值最終是由檔案的查考利用價值體現出來的，長期以來檔案工作中存在的重保管、輕利用的現象，嚴重影響檔案價值的發揮，并且也是許多單位檔案工作得不到重視的原因之一。另外，檔案信息資源中的許多信息有很強的時效性，因此，越早對檔案信息資源進行開發，就能使它發揮更多的作用。

（2）做好檔案信息資源開發利用工作、是爭取檔案工作在事業單位工作中得以重視的重要途徑。檔案工作是服務性的工作，事業單位檔案工作的任務，除對檔案進行整理、保管外，更重要的是利用檔案為事業單位工作服務。而這種服務的主動性和有效性，直接影響到單位對檔案工作的重視程度。因此，只有變被動服務為主動服務，并有所準備，有所預見，才能使檔案工作真正在事業單位工作中發揮應有的作用，才能使檔案工作贏得重視，而做好檔案信息資源的開發利用工作，則是提供有效服務的基礎。

（3）事業單位檔案信息資源的開發，是檔案館檔案信息資源開發的基礎。事業單位檔案信息資源的開發，是立足于本單位工作需要，充分發揮檔案信息資源時效性的資源開發。在事業單位檔案信息資源開發中，由于事業單位檔案人員對檔案內容熟悉，價值取向清楚，所以能夠將檔案中的精華部分更多地提煉出來，而不足之處則是對社會其他人員的利用需求考慮較少，但這些成果仍將成為檔案進館后檔案館在更大范圍內進行檔案信息資源開發的基礎。另外，檔案館接收保存的檔案是機關檔案室的上百倍，因此，如果沒有事業單位檔案室對檔案信息資源的前期開發，將大大增加檔案館對檔案信息資源開發的難度。

（4）事業單位檔案信息資源的開發可以促進事業單位檔案現代化管理。檔案信息資源開發利用形式多樣，如文件匯編、重要文件目錄匯編、以問題進行分類的文件資料匯編、各種有利用價值的數據分析匯總等。在計算機普遍得到應用的今天，這些信息資源開發成果既可以是紙質載體，也可以是電子文件。而使用計算機則不僅可以使信息資源的開發快捷、簡便，更能達到管理利用的方便。如果檔案人員對檔案信息資源的開發有較強的意識，就能做到在對文件進行歸檔整理的同時進行檔案信息資源的開發利用工作。從這個角度上講，檔案信息資源的開發利用對單位檔案管理的現代化是一種有力的促進。

3.如何做好事業單位檔案信息資源開發工作。

一是認識事業單位檔案信息資源開發利用的特點。事業單位檔案室所保存的檔案，一般處于文件生命周期的半現行階段，這些檔案的內容不僅是事業單位過去職能活動的記錄，同時也與今后的工作有著十分密切的聯系，是事業單位工作中經常需要查閱的檔案資料。因此，事業單位檔案信息資源的開發利用，從范圍上講主要是本檔案的內部利用，即為單位的現實工作服務。因此，在進行事業單位檔案室檔案信息資源的開發利用中，一是要緊密聯系單位職能。二是檔案信息資源開發與歸檔整理同步化。檔案信息資源的利用處于較快的更新過程中。隨著文件由半現行期轉入非現行期，這些檔案信息資源對事業單位工作的作用也不斷減少或消失，新的處于半現行期的文件又不斷補充進來。從這點可以看出，事業單位檔案信息資源的利用價值有很強的時效性，信息資源開發的時間越早，其利用價值就越大。最理想的結果，就是在對檔案進行歸檔整理的同時，就對該檔案內容中的重要信息資源進行加工整理。三是注意檔案信息資源開發中的規范化。如前所述，事業單位檔案室檔案信息資源的開發是檔案館在更大范圍內進行檔案信息資源開發的基礎，因此，在事業單位檔案信息資源的開發中，必須對一些可以進行規范的項目進行規范，這樣不僅有利于檔案館對機關檔案信息資源成果的利用，也有利于檔案局業務指導部門對機關檔案信息資源開發利用的指導工作。四是提高機關檔案人員的主動服務意識和業務水平。要做好事業單位檔案信息資源的開發利用工作，最根本的還是要依靠機關檔案人員。要提高事業單位檔案人員為機關工作服務的主動性，使之能以自覺的態度來完成事業單位檔案室的各項工作。同時，也要制定相關的規章制度，促進事業單位檔案人員的工作自覺性。在此基礎上，不斷提高事業單位檔案人員的業務水平，才能真正有效的、全面的對事業單位檔案信息資源進行開發利用。

4.小結

事業單位檔案室建設工程是檔案工作“八項工程”中的關鍵工程。在這項工程中，還需要檔案行政管理部門和廣大黨政機關檔案工作者做大量的努力，而加強《檔案法》的宣傳，建立有效的監督檢查機制，找準此項工程中的重點，是達到目標的關鍵所在。

[1]李金蘭，淺談事業單位檔案室的編研工作[J].蘭臺內外,2007,（2）.