電子文件對檔案工作的影響及對策

劉鳳娟 何曉明

（1.伊春市廣播電視局 黑龍江 伊春 153000；2.伊春林業勘察設計院 黑龍江 伊春 153000）

電子文件對檔案工作的影響及對策

劉鳳娟1何曉明2

（1.伊春市廣播電視局 黑龍江 伊春 153000；2.伊春林業勘察設計院 黑龍江 伊春 153000）

本文分析了電子文件對檔案工作的影響，論述了在此形勢下，檔案界應該采取的對策。

電子文件 檔案工作 影響 對策

電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子表文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文件有以下幾個特點：1.電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；2.電子文件的利用是可共享的，不再受時間和距離的影響；3.電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求卻很高。

一、電子文件對檔案業務管理工作的影響

1.傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿人直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限，紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法和原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。

2.由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形成特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

3.由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件；另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管辦法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

二、電子文件對檔案學理論的影響

1.對檔案本質屬性的影響，原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其他信息，而具有法律憑證的作用。在辦自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特征，使得最能體同檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統大的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。

2.對檔案來源原則的影響，來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件，而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本業順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，豐富和發展來源原則。

3.檔案學理論研究內容的影響，檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。

三、檔案界所應采取的對策

1.做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

2.解決好電子文件的保存問題

以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。

3.使檔案管理向立體化方向發展

以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其他基礎工作構成一個平面。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

4.檔案人員知識結構的變革迫在眉睫

我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展，必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博知識，以適應科學技術發展的需要。

總之，檔案利用工作已經迎來信息數字化時代，盡管這個進程中還面臨著電子檔案真實性和網絡安全等嚴峻問題，但是前景卻是無限光明的。面對數字化時代的沖擊，我們必須勇于探索，積極進取，努力應用現代化技術，使檔案利用工作主動適應社會發展的需求。只有這樣，我們才能把握住時代發展的脈搏，才能夠實現檔案工作與時代發展的同步，從而更大范圍地為社會提供檔案信息，更好地為公眾服務。

[1]林迪，王霞.淺析企業電子文件歸檔[J].檔案天地，2006，（6）.

[2]成俐歷.CAD電子文件歸檔的問題與對策[J].湖北檔案，2006，（7）.

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[4]中華人民共和國檔案法.

[5]中華人民共和國檔案法實施辦法.

[6]盛彥.檔案館業務建設與管理[M].檔案出版社,1993.

[7]趙國俊.文件工作的科學管理[M].北京：中國經濟出版社，1993.