如何做好檔案保管工作

張 薇 王 鵬

（1.哈爾濱市軌道交通辦公室 黑龍江 哈爾濱 150080；2.哈爾濱市房產(chǎn)交易中心 黑龍江 哈爾濱 150001）

如何做好檔案保管工作

張 薇1王 鵬2

（1.哈爾濱市軌道交通辦公室 黑龍江 哈爾濱 150080；2.哈爾濱市房產(chǎn)交易中心 黑龍江 哈爾濱 150001）

檔案保管工作是維護(hù)檔案的完整和安全的具體性工作，是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。其中心任務(wù)在于采取有效措施延長檔案壽命，保證檔案的安全。

一、熟悉館藏，練好基本功，是做好檔案保管工作的立足點(diǎn)

一般來說，熟悉館藏從內(nèi)容上包括：館藏檔案基本內(nèi)容、種類、檔案所屬歷史時(shí)間、起止年代、全宗數(shù)、檔案及資料卷（冊）數(shù)、檔案保管期限、開放檔案數(shù)；館藏檔案存放狀況、檔案占地面積、延長米數(shù)；現(xiàn)有檢索工具種類、數(shù)量、覆蓋面、使用方法和利用效果等，了解這些是對保管工作人員的起碼要求。而館藏檔案包羅萬象，內(nèi)容浩瀚而豐富，所以要想做一名合格的保管工作者，最大限度地挖掘館藏信息，只知曉上述幾方面是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還須進(jìn)一步深入了解以下館藏內(nèi)容：1.館藏檔案的整理狀況。即案卷、全宗的排列是否系統(tǒng)，保管期限劃分、價(jià)值鑒定是否得當(dāng)；2.館藏檔案制成材料狀況，即檔案的損毀和修復(fù)情況；3.主要檔案全宗構(gòu)成者情況，即立檔單位的職能、任務(wù)、歷史沿革、組織機(jī)構(gòu)變遷、主要領(lǐng)導(dǎo)人等；4.館藏重要全宗及特色全宗檔案的主要內(nèi)容、珍貴價(jià)值、反映的重大社會活動、重要?dú)v史事件等。保管工作人員掌握了上述館藏內(nèi)容，不但工作起來輕車熟路，手到卷來，還能為其他環(huán)節(jié)的工作提供準(zhǔn)確的館藏?cái)?shù)據(jù)、信息，為領(lǐng)導(dǎo)研究決策提供參考，從而更好地位利用工作服務(wù)。

二、加強(qiáng)庫房科學(xué)管理，是做好檔案保管工作的重要步驟

庫房管理是檔案保管工作的主要內(nèi)容和經(jīng)常任務(wù)。搞好庫房管理是維護(hù)檔案的完整與安全，延長檔案壽命的主導(dǎo)因素，是做好檔案保管工作的重要步驟。特別是近些年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)步伐的加快，檔案館藏?cái)?shù)量逐年增加，新的大規(guī)模的檔案管庫相繼落成，檔案庫房數(shù)量增多，管理要求也相應(yīng)提高，所以加強(qiáng)庫房科學(xué)管理顯得尤為突出和重要。

檔案庫房管理內(nèi)容繁雜，可概括為行政管理、業(yè)務(wù)管理、技術(shù)管理三個(gè)方面。行政管理即以行政手段對庫房管理各種制度的建立和奉行。首先，在人員的配備上，要設(shè)一名主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織管理，再選拔那些責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)過硬的同志做庫房管理人員。然后對他們定崗定責(zé)，實(shí)行目標(biāo)責(zé)任制管理，確定總的工作目標(biāo)，并將目標(biāo)分解到個(gè)人，使每個(gè)人都明確自己的職責(zé)和具體分工，最后還要對每個(gè)人的目標(biāo)完成情況，定期考核評比，表揚(yáng)先進(jìn)、鞭策后進(jìn)。

業(yè)務(wù)管理是指庫房管理中涉及檔案業(yè)務(wù)的管理。主要內(nèi)容包括庫房編號、檔案裝具編號、全宗排列、檔案上架、檔案存放地索引的編制及代卷卡的填寫等。為了便于庫房的科學(xué)管理及館藏檔案的提供利用，庫房及庫內(nèi)檔案架柜均要統(tǒng)一編號。編號方法既要符合要求，遵循規(guī)定，又要因地制宜，切合實(shí)際。檔案架柜的排列要做到整齊有序、橫豎成行、疏密適宜。全宗的排列要基本依照進(jìn)館檔案的先后順序，同時(shí)要力求同類型、同系統(tǒng)的全宗相近排列，不同類型、不同載體的檔案分別保管。有些全宗排列還要留有一定空余，以便兼顧后續(xù)檔案。此外，為了便于保管工作人員切實(shí)掌握庫房檔案的存放位置和流動情況，還須編制檔案存放地索引和檔案代理卡（帶卷卡）。

技術(shù)管理即借助一定的科技設(shè)備，對庫房及庫內(nèi)檔案的技術(shù)防護(hù)和安全管理。主要包括防火、防盜、防干防濕、防高溫（溫濕度控制）、防塵、防光、防微生物及有害生物（蟲、鼠）等。

三、改善保管條件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案保管工作發(fā)展的必由之路

伴隨著科技飛速發(fā)展和社會進(jìn)步，檔案工作對物質(zhì)條件和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的依附性也日益突出。

檔案管理現(xiàn)代化，概括說就是應(yīng)用以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法和管理檔案。檔案保管工作的任務(wù)是克服與限制損毀檔案的各種因素，最大限度地延長檔案的壽命。任務(wù)的實(shí)現(xiàn)離不開先進(jìn)的設(shè)備條件和科學(xué)的技術(shù)手段。可見檔案保管工作相對于其他環(huán)節(jié)的檔案工作，對于先進(jìn)設(shè)備和科學(xué)技術(shù)依賴程度更大。實(shí)踐也證明，檔案保管工作在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，得益最多，變革最突出。

檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)復(fù)雜的綜合性的系統(tǒng)工程，是一項(xiàng)長期的戰(zhàn)略任務(wù)，不可能一蹴而就。一要提高保管工作人員的現(xiàn)代化素質(zhì)。現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備需要人來掌握和操作，檔案工作現(xiàn)代化，人的現(xiàn)代化要先行。二要改善檔案貯存環(huán)境。不失時(shí)機(jī)地爭取有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持。因地制宜地對檔案庫房進(jìn)行更新改造，并使檔案裝具、卷皮、卷盒等檔案包裝材料逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。特別是在館舍建設(shè)上，有條件的要按照有關(guān)檔案庫房建筑標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真選址，嚴(yán)格設(shè)計(jì)，建造一個(gè)結(jié)構(gòu)合理，堅(jiān)固耐用，具有防火、防水、隔熱功能又能與先進(jìn)設(shè)施相配套的現(xiàn)代化檔案庫房。三要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，配備現(xiàn)代化的安全保管設(shè)施。四要加強(qiáng)對保管人員的組織協(xié)調(diào)和對檔案庫房的科學(xué)管理：概括地說就是要從現(xiàn)代化的管理思想出發(fā)，建立一個(gè)高效的管理機(jī)構(gòu)，運(yùn)用科學(xué)的管理方法、手段，保證檔案保管工作的安全、便利、有效。