如何做好檔案保管工作

張 薇 王 鵬

（1.哈爾濱市軌道交通辦公室 黑龍江 哈爾濱 150080；2.哈爾濱市房產交易中心 黑龍江 哈爾濱 150001）

如何做好檔案保管工作

張 薇1王 鵬2

（1.哈爾濱市軌道交通辦公室 黑龍江 哈爾濱 150080；2.哈爾濱市房產交易中心 黑龍江 哈爾濱 150001）

檔案保管工作是維護檔案的完整和安全的具體性工作，是檔案基礎業(yè)務工作的一個重要環(huán)節(jié)。其中心任務在于采取有效措施延長檔案壽命，保證檔案的安全。

一、熟悉館藏，練好基本功，是做好檔案保管工作的立足點

一般來說，熟悉館藏從內容上包括：館藏檔案基本內容、種類、檔案所屬歷史時間、起止年代、全宗數(shù)、檔案及資料卷（冊）數(shù)、檔案保管期限、開放檔案數(shù)；館藏檔案存放狀況、檔案占地面積、延長米數(shù)；現(xiàn)有檢索工具種類、數(shù)量、覆蓋面、使用方法和利用效果等，了解這些是對保管工作人員的起碼要求。而館藏檔案包羅萬象，內容浩瀚而豐富，所以要想做一名合格的保管工作者，最大限度地挖掘館藏信息，只知曉上述幾方面是遠遠不夠的，還須進一步深入了解以下館藏內容：1.館藏檔案的整理狀況。即案卷、全宗的排列是否系統(tǒng)，保管期限劃分、價值鑒定是否得當；2.館藏檔案制成材料狀況，即檔案的損毀和修復情況；3.主要檔案全宗構成者情況，即立檔單位的職能、任務、歷史沿革、組織機構變遷、主要領導人等；4.館藏重要全宗及特色全宗檔案的主要內容、珍貴價值、反映的重大社會活動、重要歷史事件等。保管工作人員掌握了上述館藏內容，不但工作起來輕車熟路，手到卷來，還能為其他環(huán)節(jié)的工作提供準確的館藏數(shù)據(jù)、信息，為領導研究決策提供參考，從而更好地位利用工作服務。

二、加強庫房科學管理，是做好檔案保管工作的重要步驟

庫房管理是檔案保管工作的主要內容和經常任務。搞好庫房管理是維護檔案的完整與安全，延長檔案壽命的主導因素，是做好檔案保管工作的重要步驟。特別是近些年來，隨著我國經濟建設步伐的加快，檔案館藏數(shù)量逐年增加，新的大規(guī)模的檔案管庫相繼落成，檔案庫房數(shù)量增多，管理要求也相應提高，所以加強庫房科學管理顯得尤為突出和重要。

檔案庫房管理內容繁雜，可概括為行政管理、業(yè)務管理、技術管理三個方面。行政管理即以行政手段對庫房管理各種制度的建立和奉行。首先，在人員的配備上，要設一名主管領導負責組織管理，再選拔那些責任心強、業(yè)務過硬的同志做庫房管理人員。然后對他們定崗定責，實行目標責任制管理，確定總的工作目標，并將目標分解到個人，使每個人都明確自己的職責和具體分工，最后還要對每個人的目標完成情況，定期考核評比，表揚先進、鞭策后進。

業(yè)務管理是指庫房管理中涉及檔案業(yè)務的管理。主要內容包括庫房編號、檔案裝具編號、全宗排列、檔案上架、檔案存放地索引的編制及代卷卡的填寫等。為了便于庫房的科學管理及館藏檔案的提供利用，庫房及庫內檔案架柜均要統(tǒng)一編號。編號方法既要符合要求，遵循規(guī)定，又要因地制宜，切合實際。檔案架柜的排列要做到整齊有序、橫豎成行、疏密適宜。全宗的排列要基本依照進館檔案的先后順序，同時要力求同類型、同系統(tǒng)的全宗相近排列，不同類型、不同載體的檔案分別保管。有些全宗排列還要留有一定空余，以便兼顧后續(xù)檔案。此外，為了便于保管工作人員切實掌握庫房檔案的存放位置和流動情況，還須編制檔案存放地索引和檔案代理卡（帶卷卡）。

技術管理即借助一定的科技設備，對庫房及庫內檔案的技術防護和安全管理。主要包括防火、防盜、防干防濕、防高溫（溫濕度控制）、防塵、防光、防微生物及有害生物（蟲、鼠）等。

三、改善保管條件，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案保管工作發(fā)展的必由之路

伴隨著科技飛速發(fā)展和社會進步，檔案工作對物質條件和科學技術發(fā)展的依附性也日益突出。

檔案管理現(xiàn)代化，概括說就是應用以電子計算機技術為主的現(xiàn)代科學技術與設備，采用科學的管理方法和管理檔案。檔案保管工作的任務是克服與限制損毀檔案的各種因素，最大限度地延長檔案的壽命。任務的實現(xiàn)離不開先進的設備條件和科學的技術手段。可見檔案保管工作相對于其他環(huán)節(jié)的檔案工作，對于先進設備和科學技術依賴程度更大。實踐也證明，檔案保管工作在檔案管理現(xiàn)代化的進程中，得益最多，變革最突出。

檔案管理現(xiàn)代化是一個復雜的綜合性的系統(tǒng)工程，是一項長期的戰(zhàn)略任務，不可能一蹴而就。一要提高保管工作人員的現(xiàn)代化素質。現(xiàn)代化技術設備需要人來掌握和操作，檔案工作現(xiàn)代化，人的現(xiàn)代化要先行。二要改善檔案貯存環(huán)境。不失時機地爭取有關領導的支持。因地制宜地對檔案庫房進行更新改造，并使檔案裝具、卷皮、卷盒等檔案包裝材料逐步實現(xiàn)標準化。特別是在館舍建設上，有條件的要按照有關檔案庫房建筑標準，認真選址，嚴格設計，建造一個結構合理，堅固耐用，具有防火、防水、隔熱功能又能與先進設施相配套的現(xiàn)代化檔案庫房。三要引進先進技術設備，配備現(xiàn)代化的安全保管設施。四要加強對保管人員的組織協(xié)調和對檔案庫房的科學管理：概括地說就是要從現(xiàn)代化的管理思想出發(fā)，建立一個高效的管理機構，運用科學的管理方法、手段，保證檔案保管工作的安全、便利、有效。