淺談高校檔案工作

郭晶濤

（哈爾濱金融高等專科學校成教學院 黑龍江 哈爾濱 150030）

淺談高校檔案工作

郭晶濤

（哈爾濱金融高等專科學校成教學院 黑龍江 哈爾濱 150030）

檔案工作是高校工作的重要環節。本文從檔案的宣傳、開發利用、改善基礎設施、加強隊伍建設諸方面論述了加強和改進高校檔案工作的意義。

高校 檔案 問題 措施

高校檔案工作是學校基礎工作的重要組成部分，也是衡量高校教育質量及管理的一個重要標志。《高等學校檔案管理辦法》規定“各高校必須加強對檔案工作的領導，把檔案工作納人學校的整體發展規劃之中”，這就將高校檔案工作從法律法規上納入了國家、社會和學校管理范圍。隨著社會主義市場經濟日臻完善和高校改革不斷深化，對高校檔案工作也提出了更新更高的要求。因此，加強和改進高校檔案工作，對學校的改革和發展具有重要意義。

一、強化宣傳，提高檔案意識

學校檔案是教學科研管理工作的歷史記錄，但個別領導和師生員工對規范檔案工作的法律法規和對檔案工作重要性、專業性的理解還有欠缺，認為檔案工作輕而易舉，無需投入多少人力、物力，也無需多大學問，缺乏足夠的重視，因此，應當加大宣傳力度，提高學校全員的檔案意識。一是檔案管理工作者要善于宣傳。長期以來高校檔案工作者習慣于埋頭苦干，默默無聞，很少有機會與其他部門的同志交流，影響和制約了檔案工作的發展與檔案作用的發揮。因此，高校檔案工作者應轉變觀念，主動向領導、教職員工宣傳檔案工作的重要性，用工作業績贏得大家的理解和支持;二是通過多種方式向領導宣傳檔案工作，增強領導重視檔案管理工作的意識。如:讓領導批閱有關加強檔案工作的文件，向領導匯報檔案工作計劃、外出參觀學習的經驗和體會，請領導參加重要的檔案工作會議及有關的檔案活動等，讓領導充分了解檔案工作的地位和作用，加強對檔案工作的領導;三是向廣大師生宣傳有關檔案的法律法規、檔案知識，使檔案工作深入到師生員工之中。另外，檔案工作者要利用各種機會，通過多種渠道和方法，積極開展宣傳活動，如:利用圖片、宣傳手冊、板報櫥窗來宣傳《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、本校的檔案制度;在歸檔和借閱檔案的過程中，對查閱檔案的人員說明檔案工作的重要職能、檔案基本知識和實用程序方法等，現場進行宣傳。還可利用專家學者使用檔案取得的顯著成就、充分利用檔案增強學校管理工作科學性等具體事例進行宣傳，使廣大師生認識到檔案的使用價值，提高檔案意識，積極支持檔案工作。

二、加強檔案信息資源的開發和利用

開發和利用檔案信息資源，充分實現檔案信息資源化，使之更好地服務于教學科研管理，是做好高校檔案工作的指導思想，也是檔案室（館）的基本職能之一。目前，許多高校檔案室（館）已對外開放，但從總體看，檔案利用率低的現象比較普遍，檔案信息資源的開發仍然存在著重管輕用、開發手段落后、編研力量薄弱等問題。

怎樣開發高校檔案信息資源，筆者認為應從以下幾個方面做起:

首先，要做好檔案收集工作，豐富館藏。要開發信息，首先要存儲信息，增加信息的存儲量，檔案工作亦是如此。

只有不斷豐富館藏檔案資料，才能充分開發利用。為此，必須做好檔案資料的收集工作。收集時應根據高校檔案載體多樣化、形式多樣化的特點，不僅收集以紙質文字為載體的檔案信息，還要注意收集以膠片、磁帶、光盤等載體的檔案信息。除及時收集日常的文書檔案外，還要收集科研、教學、管理過程中產生的數據、報告、成果等，同時還要不失時機地抓緊對知名專家、學者、教授個人檔案信息的征集和校史檔案的挖掘，以保證檔案收集的系統性、完整性、全面性，為檔案信息資源的開發提供有力保障。

其次，要準確分類，科學整理。只有分門別類加以系統化的整理，才能解決檔案查找和利用困難的問題。分類要保持客觀性、科學性、邏輯性、一致性;整理要保持歷史連續性，充分體現它的價值，也便于開發利用。

再次，要更新觀念，增強開發服務意識。當前高校檔案信息資源開發利用方法單一，這與當前改革開放的形勢是很不適應的。要改變這種工作方式，必須解放思想，更新觀念，以服務為先導，做好檔案的編研工作，提供系統的、科技含量高的檔案信息。根據學校的工作重點，圍繞教學等中心工作，檔案工作者要了解利用者的需求，樹立超前意識，及時全面地把館藏信息通過二、三次加工，或以編研成果、研究論文的形式，為各級領導和有關部門研究、了解情況，實現科學決策服務。

三、增加投入，努力改善檔案管理工作條件

增加資金投入，改善基礎設施，是做好高校檔案工作的基礎。一是把檔案用房納入學校的基本建設規劃，做到辦公室、閱文室、庫房、整理室四分開;二是為使檔案庫房的溫、濕度等標準符合檔案的存放要求，庫房應配備必要的防范設施;三是爭取學校各級領導的支持，購置一些現代化的辦公設備，改善工作條件，提高工作效率和服務質量;四是開展有償服務，走“以檔養檔”的路子。目前，高校辦學經費比較緊張，高校檔案室（館）又是教學科研部門的從屬機構，每年劃撥到檔案室（館）的經費遠遠不能滿足檔案工作的需要。在這種情況下，高校檔案工作者要適應改革開放和社會主義市場經濟發展的形勢，適時開放檔案資源，開展有償服務。當然，在開展有償服務的過程中，要明確有償服務的標準、范圍，堅持保密原則，堅持內外有別的原則和堅持檔案為教學、科研、管理、后勤服務的原則。合理收取的費用，可用以更新設備，改善工作條件。

四、提高素質，加強檔案隊伍建設

隨著科學進步和知識經濟的發展，檔案管理工作也在不斷改革發展，這對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。提高檔案人員的素質，加強檔案工作隊伍建設，是做好高校檔案工作的關鍵。

一是要狠抓在崗人員的學習培訓，提高在職人員的政

治思想素質和知識素質。檔案管理人員要認真學習，在政治上與黨中央保持高度一致，在行動上要服從學校工作的大局，樹立服務意識，愛崗敬業，無私奉獻，要有高度的責任感，踏踏實實地做好檔案工作。面對信息技術的飛速發展，檔案管理工作者應不斷學習專業知識和相關的科學知識，既要精通專業的基本理論和基本技能，又要掌握文書學、高等教育學、高等行政管理學、情報信息學、計算機學科的基本知識和操作技能，利用多種培訓等形式學習檔案管理業務知識，以發現、研究和解決檔案管理工作中出現的新情況和新問題;二是引進人才，充實檔案管理隊伍。積極引進高層次人才是提高高校檔案管理水平的重要保證。知識經濟社會的競爭主要是人才的競爭，檔案工作現代化不僅是設備技術的現代化，更主要的是與時俱進的思想觀念和高素質的管理水平，這是檔案工作現代化的深層次目標。只有制定優惠政策，廣開渠道，積極引進檔案專業人才，充實檔案工作隊伍，才能保證目標的實現;三是穩定檔案隊伍。要為檔案人員知識更新創造條件，可提供機會加強他們與同行之間的互相交流，取長補短;在職稱評定等問題上與相關專業系列一視同仁;要盡力改善檔案工作的環境，幫助他們解決工作、生活中遇到的實際困難，使長期工作在檔案戰線上的同志物質上得到提高，精神上得到溫暖，心理上達到平衡。

總之，高校改革發展離不開檔案工作。各部門只有把檔案的管理和利用同教學、科研、黨政管理工作結合起來，采取有力措施，才能促進檔案工作的發展，使檔案工作更好地為高校改革和建設服務。

[1]陳晉珠.關于做好高校檔案工作的思考[J].山西大學師范學院學報（哲學社會科學版），1998，（3）.

[2]董娟.加強和改進高校檔案工作的思考[J].岱宗學刊，2002，（4）.

[3]郭素芳.如何加強高校檔案工作[J].山西大同大學學報（社會科學版），2008，（4）.

郭晶濤（1969—），女，黑龍江哈爾濱人，哈爾濱金融高等專科學校成教學院助理館員，主要從事檔案管理研究。