對機關事業單位檔案管理信息化建設的探究

石中華

（吉林省公主嶺市經濟信息中心，吉林 公主嶺 136100）

隨著信息技術水平的提升，更多新技術被應用到檔案管理工作之中，檔案管理現代化建設已經成為檔案發展的主要趨勢。機關事業單位檔案管理工作是需要長期進行的，包含較為多樣的內容，只有提供較為完善的設施設備，才能夠提升檔案管理的現代化水平。為此，機關事業單位應該從現實情況出發，做好相關工作，縮短進行檔案管理的步驟，使檔案材料得到更加合理的利用。

1 檔案管理信息化的重要作用

1.1 能夠降低檔案管理工作人員的工作負擔

在傳統模式下，開展檔案管理工作，工作人員需要對于檔案進行分析、搜集，并根據檔案的不同類型進行放置，這在一定程度上增加了檔案管理工作人員的任務量，需要花費較長的時間來對于檔案進行搜集、處理，工作壓力比較大。而推動檔案信息化建設，可以構建一個統一的數據庫，在較短的時間內獲取需要的檔案信息，有效的降低了檔案管理工作人員的負擔[1]。

1.2 可以使檔案管理工作更加高效的開展

在開展機關事業單位檔案管理工作時，搜集歷史檔案需要花費較長的時間，并且隨著機關事業單位的發展，檔案數量和類型不斷增加，需要較多的空間來進行存儲，從某種角度來說，增加了檔案管理的難度。而借助于檔案信息化建設，可以將所有檔案按照類型在互聯網中分類存儲，并根據關鍵詞進行搜索，這能夠降低搜集檔案需要花費的時間，使檔案得到合理利用，為后續工作的高效開展提供條件。

1.3 保障機關事業單位檔案處在安全的狀態下

在傳統模式下，機關事業單位所進行的檔案管理是以紙質檔案為主，在進行檔案管理時，容易被外界因素所影響，出現字跡不清、紙張破損等問題，導致檔案信息丟失，這從某種角度來說，不利于檔案信息化建設工作的開展。檔案信息化建設，主要是指將傳統的紙質檔案內容上傳到網絡之中，并運用信息化技術進行存儲，使檔案保存更加方便，增加檔案使用有效期[2]。并且，機關事業單位部分檔案是需要加密處理的。傳統的紙質檔案保密程度比較低，很容易出現信息泄露。而加大力度開展檔案信息化建設，可以在較短的時間內做好檔案信息加密這一工作，使檔案處在安全狀態下。

2 推動檔案管理信息化建設的措施

2.1 使領導層認識到檔案管理信息化建設的重要作用

機關事業單位領導層需要認識到檔案信息化建設對于事業單位發展的關鍵作用，明確檔案信息化建設是檔案管理工作的必然，對于檔案管理信息化建設予以充分的重視。檔案管理信息化建設，需要有機關單位各個部門進行溝通、交流，而這需要有領導層進行協調，使不同的部門能夠共同為了同一目標而努力，降低出現矛盾紛爭的概率，為機關事業單位檔案管理工作的順利開展提供支持。在這個過程中，領導層還應該從員工的現實需求出發，制定適宜的獎懲制度，使檔案管理工作人員在進行信息化建設工作的過程中更加投入，積極主動的參與到工作之中，這能夠較為有效的提升檔案管理信息化建設的速度[3]。

2.2 增加資金投入

檔案管理信息化建設，需要有完善的設施設備作為支持。機關事業單位，在進行檔案信息化建設的過程中應該從自身的現實情況出發，合理的對于現有資金進行分配，增加檔案管理信息化建設可用資金，確保檔案管理信息化建設有完善的設施設備提供保障。除此之外，機關事業單位還可以和外界進行溝通、合作，為自身創造更多的經濟收益，從而確保檔案管理信息化建設有足夠的資金。

2.3 運用現代化技術

機關事業單位想要提升檔案管理的信息化水平，就必須要極大力度制定完善的信息化管理體系，為檔案工作工作人員的工作提供方向。第一，要對于檔案信息化管理制度進行補充，使其包含更加全面的內容，確保檔案管理信息化建設能夠有序開展。第二，要對于現有的檔案進行轉化，將紙質檔案轉變為電子檔案進行存儲，并根據特征進行分類，使查找工作更加高效的開展。第三，應該對于檔案管理人員進行培訓，使檔案在數據庫中處在安全的狀態下。

2.4 提升檔案管理工作人員的水平

檔案信息化建設的技術含量比較高，需要檔案管理工作人員有較高的信息化水平。為此，機關事業單位需要做好檔案管理人員管理工作，提升其綜合能力。第一，機關事業單位在招聘檔案管理人才時，可以選擇一些檔案管理能力較強、能夠熟練對于信息技術進行應用的人才，組建專業的工作團隊，提升檔案管理信息化建設水平[4]。第二，機關事業單位應該組織檔案管理工作人員進行學習。從目前所開展的檔案管理工作來看，檔案管理工作人員的經驗較為豐富，可以將培訓的重點放在計算機應用之中，這能夠較為有效的節約機關事業單位成本，使培訓發揮最大化作用。

3 總結

根據上文來進行分析，機關事業單位檔案管理信息化建設工作的開展對于機關事業單位的發展較為關鍵，因此有關領導人員必須要予以充分的重視，采取措施解決在檔案管理信息化建設中存在的問題，提升檔案管理的信息化水平，使檔案信息得到更加高效、充分的利用，這從某種角度來說，能夠推動檔案行業的進一步發展。