試論會計電算化與制度控制

摘 要:在計算機和電子信息技術不斷發展的今天，會計工作也由原來的手工操作轉為計算機網絡電算化，會計系統電算化的廣泛應用，給會計工作帶來了深刻的變革。本文主要論述會計電算化與制度控制的有關問題。

關鍵詞:會計電算化 制度控制 內部控制

中圖分類號:F232文獻標識碼:A

會計電算化系統的產生和發展，極大地提高了會計的工作效率，但是任何計算機系統都不是無懈可擊的，制度也不可能天衣無縫。為順應會計電算化的發展潮流，只有建立和完善企業的內部控制制度，才能充分發揮會計電算化的高效性及準確性，確保企業財產的安全，為企業經營決策提供完整的信息，創造更高的效益。

一、會計電算化制度控制的形式

制度控制一般是以管理制度的形式實行的，即由主管部門制定一系列規章制度強制或監督會計部門執行，從而保證會計核算軟件正常和安全運行，免遭外界干擾破壞，向企業提供準確無誤的會計信息。制度控制的形式包括以下兩點:

(一)電算化會計組織控制。

會計核算軟件投入正式使用時，必須對原始結構作相應的調整，并對各類人員指定崗位實行責任制，以幫助各個系統順利運行，完成預定目標。會電算化后，會計崗位將重新劃分，其崗位包括電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查與數據分析等。由于電算化會計實施，會計人員與開發人員關系非常密切，因此需要用組織控制進行職權分離。

(二)加強人事管理，提高財務人員素質。

電算化會計系統是一門邊緣學科，它涉及財會理論及實務知識、計算機知識、管理科學、信息系統開發技術等多方面的知識，對財務人員的綜合素質要求很高。加強財務人員管理，不斷提高他們的綜合素質，是有效防范電算化會計系統內部質量控制風險的重要措施。

二、 會計電算化的產生和發展對企業內部控制制度的影響

內部控制關系到企業財產物資的安全完整，關系到會計系統對經濟活動反映的正確性和可靠性。企業為實現既定的管理目標，必需建立起一整套內部控制制度，以保證企業有序健康地發展。會計電算化使傳統的會計系統組織機構、會計核算形成及內部控制制度等發生了很大變化，其中對企業內部控制制度的影響最為明顯。主要表現在以下幾個方面:

(一)數據安全性差。

手工系統中數據的處理和存儲均分散于各個部門和人員，而計算機系統的突出特點就是其處理和存儲的集中化，使得其處理結果一旦發生錯誤，就往往在短時間內迅速蔓延，由此對數據安全帶來一定的威脅。另外，數據大量集中存儲于磁、光介質中，一旦發生火災，水災、被盜之類的事件，就可能使全部數據丟失或者毀損，從而增加了數據的脆弱性。

(二)對不合理的業務缺乏識別能力。

盡管計算機運行速度快、精度高，但以其代替人的手工操作的同時也使系統喪失了人類所具有的對不合邏輯，不合理的及例外事項的判斷和處理能力，因此要求在數據處理過程中增加多種檢查控制。

(三)輸入差錯的嚴重性。

在信息處理過程中，“垃圾進，垃圾出”，即如果輸入數據出錯，以后的處理環節再正確，也只能輸出錯誤的信息。另外，計算機會計信息系統的輸入過程較手工系統多了一道程序，即需將人類可讀的數據轉換為機器可讀的代碼形式，這一環節無論采用聯機系統還是采用批處理系統都可能產生一定的錯誤，由此使得計算會計信息系統輸入方面的補償控制更加必要。

(四)計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度。

數據庫技術的提高使數據高度集中，未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀企業重要的數據。由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，提高了控制舞弊、犯罪的難度。

三、會計電算化系統內部控制制度的內容

由于控制方法、對象等方面的變化，企業原有的內部控制制度已不能適應電算化會計系統的要求，因此進一步完善企業內部控制制度已刻不容緩。計算機會計系統的內部控制制度，從計算機會計系統的建立和運行過程來看，可分為對系統開發和實施的系統發展控制，對計算機會計系統各個部門的管理控制，對計算機會計系統日常運行過程的日常控制。

(一)系統開發、發展控制。

計算機會計系統的開發、發展控制包括開發前的可行性研究、資本預算等工作，開發過程中系統分析、設計、實施等工作，以及對現有系統的評估，系統更新的可行性研究，更新方案的決策等工作。系統開發，發展控制的主要內容一般包括以下幾方面。

1、授權和領導認可。計算機會計系統的發展和更新是對原有計算機會計系統進行重大改進，會對企業管理體制造成較大的影響，同時可能危及整個系統的安全可靠，因此必需得到授權和領導認可。

2、符合標準和規范。計算機會計系統的開發和發展項目，不論是自行組織開還是購買商品化軟件，都必需遵循國家有關機關和部門制訂的標準和規范。

3、人員培訓。在系統進行前對有關人員進行的培訓，不僅

僅是系統的操作培訓，還應包括讓這些人員了解系統投入運行后的內部控制制度，計算機會計系統運行后的新的憑證流轉程序，計算機會計系統提供的高質量的會計信息的進一步利用和分析的前景等等。

4、系統轉換。企業在新舊系統轉換之際，應作好各項轉換的準備工作，如舊系統的結賬、數據庫備份，人員的重新配置、新系統需要的初始數據的安全導入等。企業在系統轉換之際，建議采用新舊系統并行運行一段時間，以便檢驗新的計算機會計系統。

(二)管理控制。

管理控制其基本目標是建立恰當的組織機構和職責分工制度，以達到相互牽制、相互制約、防止或減少錯弊發生的目的。其中較生要的崗位有系統管理和審核崗位。

系統管理主要負責系統的硬軟件管理工作，從技術上保證系統的正常運行。包括掌握網絡服務器數據庫的超級口令，負責網絡資源分配，監控網絡運行;按照主管人員的要求，對各崗位分配權限，對數據的安全保密負責;負責對硬件、軟件、數據的管理與維護工作。

(三)日常控制。

日常控制是指企業計算機會計系統運行過程中的經常性控制。主要包括以下幾個方面:

1、業務發生控制。在經濟業務發生時，通過計算機的控制程序，對業務發生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制，用以甄別、拒納各種無效的，不合理的及不完整的經濟業務。

2、數據輸入控制。常用的控制方法包括:建立科目名稱與代碼對照文件，以防止會計科目輸錯;設計科目代碼校驗，以保證會計科目代碼輸入的正確性;設立對應關系參照文件，用來判斷對應賬房是否發生錯誤;試算平衡控制，對每筆分錄和借貸方進行平衡校驗，防止輸入金額出錯。

3、數據處理控制。數據處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數字的核對、對字段、記錄的長度檢查、代碼和數值有效范圍的檢查、記錄總數的檢查等。文件控制包括檢查文件長度、標識，檢查文件是否被感染病毒等。

4、數據輸出控制。為保證合法、正確地輸出各種會計信息而進行的控制。這種控制直接影響到會計信息的使用。對于輸出的紙介質的會計資料應由專人進行核對，檢查其完整性、正確性、檢查打印的賬簿和報表頁號是否連續，有無缺漏或生重疊現象。

5、數據存儲和檢索控制。企業應當對儲存數據的各種磁盤或光盤作好必要的標號，文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權證明，對整個修改更新過程都應作好登記。

(作者單位:岳陽職業技術學院經貿系)

參考文獻:

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