淺談如何做好高校系部教學(xué)檔案管理

摘要：高校系部教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)繁雜而又細(xì)致的工作，是學(xué)校管理的一個(gè)重要方面。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行教學(xué)檔案管理，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)研究等各項(xiàng)工作的作用。對(duì)提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化具有重要意義。

關(guān)鍵詞： Excel軟件應(yīng)用； 高校系部；檔案管理

作者簡(jiǎn)介：冒紅（1956~），女，山東淄博人，館員，研究方向?yàn)闄n案系統(tǒng)開發(fā)與管理。

【中圖分類號(hào)】G271【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1002-2139（2009）-13-0000-01

一、高校系部教學(xué)檔案管理存在的問題

教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)是一項(xiàng)復(fù)雜的實(shí)踐活動(dòng)，因此，反映這一實(shí)踐活動(dòng)的教學(xué)檔案內(nèi)容非常繁雜，既包括教學(xué)計(jì)劃、大綱、課程表、等教學(xué)文件，又包括教研成果、師資隊(duì)伍建設(shè)及學(xué)生成績(jī)、學(xué)生學(xué)籍管理、優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等各種材料。雖然配備了計(jì)算機(jī)，多數(shù)高校在管理方面實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但系部教學(xué)檔案管理卻仍然完全或大部分使用人工進(jìn)行，現(xiàn)代化的設(shè)備只是擺設(shè)。出現(xiàn)了檔案管理混亂不清、查詢檢索較復(fù)雜、信息收集不及時(shí)等問題。尤其是應(yīng)對(duì)各種教學(xué)評(píng)估和申報(bào)各種材料時(shí)，針對(duì)不同的指標(biāo)體系所要整理的材料格式都有所不同，另外，文件在形成過程中沒有統(tǒng)一的格式，在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面相對(duì)落后，嚴(yán)重地影響著檔案工作一體化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)。所以，為了能準(zhǔn)確及時(shí)地整理出所要材料，利用現(xiàn)代化手段，對(duì)確立統(tǒng)一的文件資料格式，構(gòu)建適應(yīng)現(xiàn)代化教學(xué)工作的日常系部教學(xué)檔案管理系統(tǒng)非常必要。

二、利用現(xiàn)代化手段創(chuàng)建高校系部教學(xué)檔案

1.利用Excel編制教學(xué)檔案檢索

利用Excel編制教學(xué)檔案檢索是創(chuàng)建高校系部教學(xué)檔案的關(guān)鍵，創(chuàng)建教學(xué)檔案要將大量的經(jīng)過規(guī)范化處理的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)編制科學(xué)合理的教學(xué)檔案檢索的重要環(huán)節(jié)。第一，將已經(jīng)分類的電子檔案設(shè)置為只讀文檔，按照檔案類別放入文件夾，每一類別的文檔放一個(gè)文件夾，文件夾按照檔案類別(二級(jí)類)命名。第二，將沒有電子文檔的檔案用掃描儀掃描后建立相應(yīng)的文檔。一些次要的短期保存的過程性資料只保存紙質(zhì)文檔。把主文檔中的檔案類別(二級(jí)類)與相應(yīng)的子文檔建立超級(jí)鏈接；把子文檔中的檔案名稱與文件夾中的對(duì)應(yīng)檔案之間建立鏈接。對(duì)一些重要的關(guān)聯(lián)性的檔案在文檔中增加“相關(guān)鏈接”。對(duì)需要保密的電子文檔設(shè)置密碼。

將裝訂后的紙質(zhì)檔案按Excel電子文檔中的文檔編號(hào)進(jìn)行編號(hào)后裝入檔案盒，放入檔案架上相應(yīng)的位置。定期將檔案管理數(shù)據(jù)庫和檔案文本刻成光盤保存。

1.1利用Excel編制教學(xué)檔案檢索的方法

編制教學(xué)檔案檢索可以以學(xué)期為單位，首先要對(duì)本學(xué)期形成的各種類型的教學(xué)資料及時(shí)進(jìn)行收集、整理，并依據(jù)管理需求進(jìn)行分類，再用Excel建立該檔案案卷目錄，制作方法如下。

一級(jí)類檔案案卷目錄表格的制作。在SheetⅠ里設(shè)計(jì)綜合管理類別“卷內(nèi)文件”表格，采用A4紙作為頁面設(shè)置，每頁設(shè)15條目錄，行高為28.50mm，列寬為最合適列寬，頁面方向?yàn)闄M向。設(shè)頂端兩行為頂端標(biāo)題行，單擊“文件”菜單下拉“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“工作表”項(xiàng)，將前兩項(xiàng)設(shè)為總標(biāo)題“卷內(nèi)文件”，用24號(hào)楷體、黑體，合并居中；第二行為列標(biāo)題行，用16號(hào)楷體，列標(biāo)題分別為：序號(hào)、學(xué)年/學(xué)期、一級(jí)類、二級(jí)類、文件編號(hào)、案卷存檔架編號(hào)、備注共7項(xiàng)，選中總標(biāo)題以下的格式，設(shè)為12號(hào)楷體，并添加邊框?yàn)椤疤铩保粡堃?guī)范的“卷內(nèi)文件”表格就設(shè)置好了。可以在表格內(nèi)錄入所有管理類檔案的“卷內(nèi)文件”。

其余學(xué)籍檔案、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)檔案、課程教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐檔案、畢業(yè)生檔案、教材等的“檔案目錄”表格的設(shè)置與管理類檔案相同。

二級(jí)類別檔案案卷目錄表格的制作。頁面采用A4紙橫向設(shè)置，行高為28.50mm，列寬為最合適列寬。每頁設(shè)15條目錄，單擊“文件”菜單下拉“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“工作表”項(xiàng)將前三行設(shè)為頂端標(biāo)題行，其中第一行總標(biāo)題“綜合管理二級(jí)檔案案卷目錄”用24號(hào)宋體、黑體，合并居中，第二行為二級(jí)類別檔案名稱用12號(hào)宋體字，第三行列標(biāo)題行，分別為：序號(hào)、學(xué)年/學(xué)期、文件編號(hào)、案卷標(biāo)題、歸檔時(shí)間、文件來源、形成單位、起止時(shí)間、件數(shù)、頁數(shù)、保管期限、案卷存檔架編號(hào)、備注、借出情況，共12個(gè)字段，其中，最后一個(gè)字段“借出情況”一列不在被打印的“檔案案卷目錄”表格內(nèi)，而只是作為檔案利用情況的一個(gè)標(biāo)記。此單元格設(shè)計(jì)與“檔案借閱登記表”超鏈接。再選中列標(biāo)題以下的所有格式設(shè)為12號(hào)宋體，并添加邊框?yàn)椤疤铩保粡堃?guī)范的“檔案案卷目錄”表格就設(shè)置好了，可以在表格內(nèi)輸入所有檔案案卷的標(biāo)題及相關(guān)信息。

在教學(xué)檔案檢索數(shù)據(jù)全部編制錄入完畢后，可以根據(jù)檔案管理的需要分別打印輸出該檔案的主要相關(guān)信息的目錄等。還可用計(jì)算機(jī)對(duì)目錄進(jìn)行修改，如果將這些相關(guān)的目錄裝訂成冊(cè)，就成了檢索工具。當(dāng)需要查找時(shí)，就可以直接利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。

檢索工具的使用頻率高、范圍廣、標(biāo)準(zhǔn)高、要求高，在編制時(shí)應(yīng)力求科學(xué)性。編制教學(xué)檔案檢索必須納入學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。隨著檔案利用工作的深入開展， 部門之間、學(xué)院之間的交流，甚至跨校區(qū)之間的協(xié)作也會(huì)日益頻繁，這就要求本部門的教學(xué)檔案要與兄弟部門的教學(xué)檔案具有兼容性，以便實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)與資源交換、資源共享，從而適應(yīng)當(dāng)今信息化社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。

建立了科學(xué)合理的檔案管理體系，不僅能更加全面真實(shí)地記錄院(系)教學(xué)管理和科研的成果，而且會(huì)給日常工作帶來很大的便利，大大提高工作效率。教學(xué)檔案的計(jì)算機(jī)管理，主要是以滿足學(xué)校教學(xué)工作對(duì)教學(xué)檔案的利用為目的。在研究教學(xué)檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上對(duì)教學(xué)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化整理或加工，使之更好地服務(wù)于教學(xué)。

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