醫院電子文檔的應用與管理策略

摘要:隨著信息技術的發展以及計算機設備的普及，在醫院中許多事務性工作都已實現完全或部分計算機管理，如何管理和利用好這些電子檔案是各醫院檔案部門需要面對的新課題。本文對醫院電子文檔的內涵，來源以及如何管理和利用好醫院的電子檔案等提出一些管理措施。

關鍵詞:檔案管理;電子文件;醫院管理

中圖分類號:G203 文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)16—0184—02

一、關于電子文件

1.電子文件的內涵電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點:一是電子文件不是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用;二是電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞;三是電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的限制;四是電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2.醫院檔案工作中的電子文件一般來說，醫院電子文件主要來源于兩個方面:一是各職能部門自身創建的;二是從工作網絡上采集的，各職能部門自身創建的電子文件一經生成，便由文件創建者直接采集下來。另一類電子文件，并非由職能部門直接創建，而是來源于該職能部門的工作網絡，這類電子文件一般是在部門間的業務交流、上下級機關的工作交流中產生的，它們流動在網絡上，職能部門為了工作需要而將其采集下來。這些電

子文件主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子學籍卡和電子報告單等等。

二、電子文件對醫院檔案管理工作的影響

傳統的醫院檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的紙質文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤、光盤等載體上，并在上面進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程、方法和原則，如以“件”為單位的文件材料歸檔制度。文件的整理歸檔工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點。文件形成后，由文書部門收集整理后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該電子文件的讀取軟件甚至操作系統。如職工的學籍管理系統，該系統中的數據每天都有可能因職工信息的變動而進行更改，如果按傳統紙質文件整理方法，次年進行歸檔的話，也就不能體現職工學籍信息變動的整個過程，由于電子文件的保價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化。原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

三、醫院檔案工作中電子文件的組織與管理

(一)選擇科學合理的電子文件歸檔方式和途徑

紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁盤，還會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數量，簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。

1.借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各醫院計算機信息管理網的建立與發展越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線.建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如:DBF、DOC、TXT、EXE等文件。

2.選擇電子文件信息的匯集點，由信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”，打破了單位的界限，趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作是開發集中統一信息系統的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。如某醫院計算機與信息管理中心計劃利用網絡技術建立院內行政信息管理系統，共分為醫療、教學、科研、人事管理等四個子系統。計算機與信息中心接收這些數據后，進行集處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存人光盤，定期歸檔。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯，并且要保存一式三份，一份提供利用，一份封存，一份異地保存。

(二)建立健全電子文件歸檔制度

1.電子文件歸檔立卷隊伍的建設紙質文件歸檔經過多年實踐，已形成相對穩定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員已經與檔案部門多年合作，建立了相對穩定的業務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識所以，依靠原紙質檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理員為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現實。由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現有的立卷隊伍尚不適應工作發展的需要，這就需要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

2.完善各部門分工合作的收集歸檔制度電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結考核電子文件歸檔工作。

與紙質文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定價值時最有發言權;檔案部門掌握歸檔的原則方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

3.實行電子文件“兩套制”歸檔程序。由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現代技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、電子介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯工具。檔案部門應在每一盒紙質檔案的備考表和歸檔文件目錄“備注”欄中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”欄中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。目前由于磁、電子質文件耐久留存的問題尚未得以很好地解決，因此，電子檔案與紙質檔案并存的模式還將維持很長時間。但從長遠看，一旦電子檔案存儲介質的技術條件得到進一步改進，就可子檔案存儲介質的技術條件得到進一步改進，就可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、電子介質歸檔為主，紙介質歸檔為輔的做法。而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質歸檔為主，磁、電子介質歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質歸檔的簡化合一，要經過審慎論證，在萬無一失的情況下實行，最好以簡報、情況報道類以及信息的實質內容已被其它檔案所包含的文件作為簡化合一的首選目標。

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