高校研究生檔案管理現代化探析

摘要:高校研究生檔案作為學校發展的真實記錄，是重要的信息資源，它在學校工作中起著的作用，是整個管理工作中的重要環節。如何做好高校檔案管理工作的改進非常必要，應該加強檔案信息化建設和系統化管理以適應社會發展的需要。

關鍵詞:研究生檔案管理;信息化建設;系統化管理

中圖分類號:G643.6 文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)16—0276—02

在我國高等教育事業發展中，研究生檔案材料作為高校學生檔案管理過程中的一個重要環節，在高校研究生教育建設與管理中具有重要的作用。現今大多數學校依據研究生教育的特殊過程，結合檔案管理的特點把研究生檔案分為學籍檔案和學位檔案。實踐證明這種歸類方法比較科學，有利于研究生檔案的搜集、整理與利用，可以方便地服務于研究生的教學與管理。雖然相比于以前，研究生檔案的管理有了一定的提高，但是結合目前我國研究生教育的蓬勃發展，研究生檔案的管理還需要進一步的加強，高校應當針對研究生的教育環節序列和高校檔案管理的環節的次序，結合檔案管理科技水平裝備信息化的提高，從系統管理的角度，來加強高校研究生檔案管理的思考與探索。具體地說，可以從研究生學籍檔案與學位檔案管理兩個方面展開思索。

一、加強研究生學籍檔案的系統化管理

一般來說，高等學校中的研究生學籍檔案是學校對研究生從入學到畢業整個培養與答理過程的具有保存價值的資料的收集與整理，這是研究生培養過程的重要的組成部分，對學籍檔案進行管理是高等學校研究產生教學與培養管理部門一項重要工作。目前，教育答理部門對學籍檔案的管理做了不少工作，但總體來看，研究生學籍檔案答理中還存在不少問題，比如，招生檔案管理不夠系統化，學籍變動申請和歸檔答理不能及時到位，考試成績的答理方式的落后繁瑣，教學實踐環節的管理不夠完善等等。

從研究生招生的類型看，研究生要比本科生復雜得多。高校的本科招生一般是在社會上進行的，從考試到錄取，都由地方政府的招生部門具體組織實施，高校只要參與自身招生計劃的完成既可以了，所以相對而言，在這一過程中產生的檔案材料較少。從招生情況發展看，研究生招生工作也一直不斷地在發展變化。我國剛恢復研究生制度，最初的只招收計劃內研究生，而現在招生的規模、品種就復雜得多。有計劃內與計劃外，有委托培養與定向培養，也有在職攻讀，有公費與自費等。研究生招生的具體工作，如報名、考試、錄取等工作，基本是在校內完成的，各學校由于不同情況，其工作程序與具體手續均有不同的要求。由于研究生招生不僅涉及到許多部門的文件規定，也涉及到學校專門制訂的各項具體措施和要求，情況就比較復雜。所以在研究生招生過程中，就會產生許多需要保存的文件材料，因此對研究生招生過程中所產生的學籍檔案加強系統化地管理非常必要。

研究生學籍檔案作為研究生本人在學校期間學習情況的綜合反映，是伴隨其一生的人事檔案資料，應該從人事檔案管理的高度來規范與加強和研究生學籍檔案管理，應從其入學報到后的網上信息的錄入、研究生學籍變動情況和檔案資料的歸檔以及管理等方面加以思考。

研究生教育實行的是靈活的彈性學制，碩士生學制一般規定為二至五年，博士生學制一般為三至八年。學籍管理基本內容包括研究生的入學報到與注冊、轉專業與更換導師、休學與復學、以至退學等，還包括研究生在校期間的學習成績的記錄。學籍變動的記錄材料細致地反映出研究產生學籍變動的具體過程，是最直接的學籍檔案的證明材料，其內容包括該生在校期間學籍異動的各方面，準確地記錄和保存了研究生學籍變動過程的動態材料。所以，充實和完善研究產生的個人檔案資料內容是教育答理部門進行學籍管理的一項重要的職責。

為方便教師和在校研究生為了科學研究而方便地了解到自已的專業基礎課程學習以及的選課情況和自已的考試成績，必須將學生個人信息和個人培養計劃在網上錄入管理和考試成績教。為此，管理部門可派專人負責將研究生的全部信息在計算機上登記清楚，為以后日常管理流程做好準備;同時要加強錄入的信息化答理，學校網絡答理部門應保證網絡渠道的暢通，為師生查詢信息提供方便。

在研究生個人檔案資料的歸檔管理也需要進一步完善。研究生的個人檔案中應包含有個人登記表、培養計劃、教學實踐環節記錄、學籍異動、成績報告單、論文答辯情況表、專家對研究生論文評議書、授予學位審批表等書面材料，以及其在校學習期間的所有與學習成績等具有保存價值的材料，這些都需妥善保管，必須裝訂成冊交學校檔案館永久保存。

二、強化研究生學位檔案管理的現代化信息化

研究生學位檔案，主要是指研究生在申請、獲取研究生學科過程中形成的檔案文件，包括學位論文、學位論文答辯申批表、學位論文評議書、學位論文答辮決議、學位委員會通過決議等。一般而言，這些材料可以歸檔于研究生學籍檔案。但是，研究生檔案管理是一種綜合的、統一的體系，在分類上就有一個整體與個體的關系，學位檔案作為高層次人才培養過程的結晶與最終成就，它不僅反映了研究生個人的學習情況與教育經歷，也反映了學儀整個研究生教育與管理的基本情況與成就。因此，將研究生學位檔案獨立出來，按所在院系與專業分門別類歸檔立卷，是非常必要的此外，從高等學校的教學總體結構來看，研究生教育是在本科基礎上發展起來的一種專門化教育，更重視學生自身科學研究能力的開發。因此，在攻讀研究生期間，教學與與科研的安排都特別強調取得學位過程中的研究成果。這些體現著學位水平的最終成果，對于研究生獲取學位有著重要的價值。因此，將研究生學位檔案單獨出來歸類，不僅有利于研究生檔案的管理，而且對于學校研究生教育的成就進行總結和利用，也有很大得益處。

從研究生學位檔案管理現狀來看，管理部門一般都把教育、管理和培養作為重要任務來抓，卻忽視了研究生檔案及其管理工作的重要性，所以學位檔案缺乏系統有效的管理制度;同時學位檔案管理手段陳舊，數字信息化程度低。雖然各高校已經配備了計算機和網絡技術，但是并沒有實現真正的檔案電子化管理。隨著我國研究生招生數量的增加，其檔案數量會隨之增多，質量要求也會提高，僅靠檔案管理人員手工操作顯然已經不合時宜，而且對檔案庫房的容量也會帶來新的挑戰，所以變革原有檔案管理模式，強化研究生學位檔案管理的系統性，強化其數字化信息化管理非常迫切。

在互聯網時代，隨著計算機及網絡技術的發展，研究生教育信息系統在各高校已得到普遍應用。在此基礎上建立研究生學位檔案電子庫，對研究生信息資料從收集、整理、記錄、歸檔到存貯、檢索全過程實現數字化已成為可能。各高校可以以此為基礎，加強研究生學位檔案的開發和利用力度。加強檔案答理的網絡建設，編制計算機答辯檔案程序和檢索查詢檔案程序，在檔案館搭建局域網，建立有數字查詢系統，當利用者一進入校園網就能更快捷、方便查閱到需要的資料。

具體來說。各高校可以充分利用校園內計算機基本普及，校園網覆蓋強，教師和學生可方便、快捷上網查詢的有利條件，在學校圖書館的網上建立學位論文數據庫，實現學位論文電子存檔及開放查閱。國家教育部門應當進一步加大投資力度，建設的高校學位論文全文數據庫，讓加入位論文全文數據庫的高校首先建設好本校的學位論文數抓庫，提供開放接待。這樣各高校可以借助這一平臺的建立，實現國內高校之間學位論文資源的共建共享。還要注意到，研究生學位檔案中的優秀論文往往體現著某一領域具有創造性的研究成就，因此，學位檔案管理中就存在著一個嚴格的保護意識和法律產權意識。為了情報信息的安全性，學位檔案管理必須嚴格管理制度，統一管理，提高保密意識和法律意識。要對論文采用版權保護技術，根據知識產權保護法及論文系統的安全措施來限定用戶合法查詢、閱讀學位論文。

在研究生學位檔案管理過程中，隨著校園局域網和辦公自動化的廣泛應用，還應當加大投入力度建立研究生數據庫，并與校園網連接。可以針對不同的情況，分別給予研究生個人，導師，任課教師，用人單位和普通瀏覽者查看相應部分檔案信息不同的瀏覽權限，并建立相應的功能模塊。由此以來，不僅可以查看研究生培養質量，為專業評估提供參考依據;還可以為研究生教育的發展提供參考資料，為研究高等教育提供豐富的檔案材料保障。比如近年來，國家教育部們要求將研究生學歷證書上網，供用人的單位進行網上查詢，讓用人單位全面了解畢業生信息，既滿足了市場需求，又杜絕了假文憑的現象，這是研究生學位檔案管理改革的一大舉措，也是學位檔案管理革新和開發利用取得成效的典型事例。為了進一步推進這項工作的順利實施，研究生學位檔案管理部門還可以進一步將研究生學位檔案中的主要內容，比如課程學習情況、實踐活動環節記錄、學位論文以及取得的學術成果等，與研究生的畢業證書與學位證書鏈接，實現開放查詢，為社會及用人單位提供便捷而系統的人才信息。這樣用人單位不僅可以辨別其畢業證書的真偽，通過系統查詢還可以了解研究生在學期間的整個學習經歷、研究領域及研究能力，為用人單位全面考察和選拔、聘任優秀人才的提供依據，使研究生學位檔案更好的服務于社會。這樣可以增進社會對學校的了解，還可以逐漸的提高高校研究生檔案現代化信息化管理的程度。

當然，以上是為了研究的方便，將研究生檔案分為學籍檔案和學位檔案兩大類來具體分析，而在實際的研究生檔案的搜集、整理與利用過程中，這兩方面密不可分，彼此聯系。所以，在具體的工作過程中，對于研究生的學籍檔案和學位檔案都應當加強系統化管理以及現代化信息化管理。

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