中小學圖書采購評標辦法設計結構分析

摘要 針對中小學圖書實行部門集中采購的現實狀況,設計適合部門集中采購需要的評標內容,通過具體的實踐,分析并構建更科學的中小學圖書采購評標辦法。

關鍵詞 中小學圖書;部門集中采購;評標辦法

中圖分類號:G423.3 文獻標識碼:A 文章編號:1671-489X(2009)30-0001-02

Analysis on Construction of Tender Evaluation Methods for Book Procurement in Middle and Primary Schools//Huang Mingdong

Abstract In accordance with the current situation in which the model of centralized procurement by departments is adopted for book procurement at schools, this paper intends to present the tender evaluation content meeting the requirement in this regard, and on the basis of the concrete practice, analyzes the construction of tender evaluation methods for book procurement at schools.

Key words books for middle and primary schools; centralized procurement by departments; tender evaluation methods

Authors address Wenzhou Educational Equipment and Work-study Program Management Center, Wenzhou, Zhejiang, 325000, China

探討和設計科學的中小學圖書采購評標辦法,是可以采購到優質教育圖書的,特別是在為民辦事實的部門集中采購實施過程中,體現很重要的意義。本文試圖通過對評標辦法結構的分析,達到這樣的目的。

1 問題的提出

1.1 中小學圖書采購是政府為民辦事實工程的一項內容隨著形勢的發展,教育部門集中采購是要以推進義務教育優質資源均衡化這一目標服務的。溫州市政府從2007年開始將陸續為百所農村薄弱學校添加和改善辦學條件。百所農村薄弱學校改造工程項目主要包括圖書、計算機、實驗室儀器設備、音體美等設施配置。這些需要改善辦學條件的學校基本上分布在農村山區、海島等偏遠地方,學校迫切需要這樣的設備來改良學校的基本建設條件。因此,實施好這項工作很關鍵,把圖書送進農村薄弱學校意義深遠,把好書送進學校,是真正體現為民辦事實的出發點和歸宿點。

1.2 中小學圖書采購從計劃統配進入公開招標采購的模式轉換按照財政部門要求,中小學圖書采購納入部門集中采購是一件剛規范不久的事情。過去面對教育系統的圖書添置工作,基本是處于一種計劃統配的模式,對圖書的供給完全是一種概念性的計劃體制。無論是對書目的要求,還是對圖書質量的要求,都很難做到真正讓農村基層學校享有和閱讀到高質量的圖書。現在圖書要進行公開招標采購,但是百所農村薄弱學校改造又是一項龐大的工程,在整個項目實施招標過程中要考慮圖書的質量,要按照法定的要求組織開評標,要注意安排合同的簽訂,以及供應商中標后圖書的運輸,學校接收、驗收等相關事宜,因此要統籌兼顧、合理安排。

圖書招標組織工作主要分3個階段。1)擬訂工作方案,主要針對預算考慮400多所農村學校的供書問題。在方案擬訂過程中,最重要的事情是要確定招標內容和要求。招標內容和要求主要考慮招多少書目,書目的構成,入圍企業的資質、技術和服務要求,以及特別重要的圖書配送和合同期限要求等問題的框定。2)組織招投標和召開合同簽訂會議,主要組織起草招標公告、招標文件,確定評標辦法,發布招標公告,接受供應商報名。同時在規定時間和地點召開開評標會議。待所有項目中標公示期結束后,如果沒有異議,就向中標供應商發中標通知書,并召開合同簽訂會。3)圖書供貨落實階段。在這個階段,所有中標供應商都要嚴格按照合同要求履行供貨、驗收程序。

2 評標辦法設定的基本框架

2.1 評標辦法設定的總原則根據《中華人民共和國政府采購法》等相關法規特制訂中小學圖書采購評標辦法。評標工作要遵循公平、公正、科學的擇優原則和誠實、守信、高效的服務原則。評標委員會要本著科學、嚴謹的態度,認真進行評標。擇優選用優質圖書,最大限度保護當事人權益,嚴格按照招標文件的商務、技術要求,對投標文件進行綜合評定,提出優選方案,編寫評標報告。對落標單位,評委會不作任何落標解釋。投標人不得以任何方式干擾招投標工作的進行,一經發現,其投標文件將被拒絕。

2.2 評標辦法設定的內容概要具體的評標辦法設定包含評標組織、評標程序、評標方法、定標辦法、確定中標人和投標人義務等6個方面的內容。

評標工作由招標人依法組建的評標委員會負責,評標全過程由有關部門指導監督。評標委員會對各投標人的投標資格進行審查;然后對合格投標人的技術資信標進行評審;技術資信標評審結束后即公布投標人技術資信得分及入圍情況,之后開商務標;對商務標評審后,根據綜合評審結果,提交評審報告。中小學圖書采購評標辦法采用百分制綜合評估法,即技術、資信60分(技術權值60%),商務40分(價格權值40%)。最大限度地滿足招標文件中規定的各項綜合評價標準且綜合得分最高的投標人,將被推薦為中標候選人。本次招標由評標委員會直接確定,排名前5位為入圍中標人。評標結束后,招標人將公示中標結果,公示期結束,在規定期限內無異議則招標機構向中標人發出中標通知書。爾后由招標人組織相應專業人員對5名中標供應商所提供書目進行選擇,最終確定的書目作為本次采購的書樣目錄,400余所學校將在本次采購所確定的采購目錄范圍內自主選擇所需書目。采購人將根據各學校所選書目確定各中標供應商供貨合同金額,簽訂供貨合同。同時本辦法還規定,在評標過程中,投標人應隨時接受評標委員會的詢標,解答包括有關的商務、技術問題等。

3 影響評標結果的評標辦法結構分析

3.1 評標辦法中條款內容設定對評標結果的影響評標辦法由技術資信和商務報價2部分構成。為了能招到高質量的圖書,本次招標的技術部分設定為60分(表1)。同時,本項目還實行技術資信得分及格入圍制,技術資信得分36分以上的投標人方可進入商務開標程序。另外,入圍供應商開商務標,主要投折扣率。這些條件的設定,對控制和防范圖書質量問題是有現實意義的。

1)技術分值的加大,可以提高供應商對自身建設的要求,特別是提供的書樣的質量和服務的規劃會要求更高一些。

2)技術資信得分及格入圍制的設定,可以提高供應商的有效競爭力,使招標方能夠達到好中選優的招標目的。

3)入圍的書目折扣率越低,越能夠體現招到的圖書物美價廉的效果。

3.2 評標辦法中條款權重設定對評標結果的影響針對農村薄弱學校改造工程涉及學校量多面廣的特點,主要解決圖書實樣和服務的問題。因此,在評標部分具體條款中加大對供應商資信、技術部分“近三年以來教育系統用戶分布和業績概況”“投標供應商推薦的圖書實樣品種、數量、質量、內容及可選性等”和服務承諾部分“投標供應商將本次采購圖書運達采購人指定物流堆場后清點、驗收、交接等方案”分值的權重。原因有以下3點。

1)供應商熟悉教育系統的業務,并有一定的工作業績,是做好全市農村薄弱學校改造工程供貨和提供優質服務的前提。沒有經驗的基礎,在實際的投標方案設計中,就不可能有更周詳的投標方案,也就難以在實際供貨中提供滿足學校需要的服務。

2)在評標過程中,評委對實樣的了解是直觀的,更能準確反映供應商所提供圖書的整體構想和質量觀念。

3)供應商制訂周全的運輸、接收、驗收方案,是做好為民辦事實工作的前提和保障。在實際供貨方案中,要在合同約定的期限內保時、保質、保量供貨是一個前提。然而更多的是要考慮幾百所學校的分布所需要的時間安排,以及每所學校接收所需的人員安排,從更便捷、更科學的角度去構想是很重要的。

4 優化評標辦法設計結構的實踐

4.1 投標供應商對評標辦法的理解和響應評標辦法是招標文件的一個重要組成部分,評標辦法的公開是為廣大供應商提供一個公平、公正的競爭平臺。熟知和響應評標辦法對供應商來說顯得尤為重要,在實踐過程中,投標企業應注意把握以下2點。

1)要吃透標書,分析評標辦法,針對要求,擬訂投標策略[1]。投標供應商在購買招標文件后,要仔細閱讀并領會招標文件所有條款的精神實質,對評標辦法要逐條進行分析和判斷,并將實質性響應招標文件要求的重要內容一一列出。按照要求制作標書,避免出現失誤和疏漏,也就是說要把握好閱讀招標文件(其中特別是評標辦法)和制作投標文件這個基本環節。同時要分析評標辦法,采用靈活的策略應對投標。比如在保持圖書折扣優勢的前提下,提高圖書的質量要求,還可以適時拋出優惠條件和延長質量保證期而不增加費用的投標策略等,這些都可以增加投標供應商的競爭力。

2)要選好投標書樣,選準報價,突出售后服務。根據投標文件的技術要求,選好高質量的投標書樣是很重要的。比如在選樣時,要充分考慮閱讀群體、出版社、印張數等,以及在評委評標過程中的競爭力。同時要選準圖書的折扣率,在運用不同的報價策略和技巧之前,要計算出高中低3套標價(折扣率)。針對項目的特點,要選擇報價策略。投標供應商面對農村薄弱學校這樣的工程,要想投標成功,良好的售后服務體系的構建是參與投標工作競爭中的一項重要內容。詳細周密的售后服務方案在投標文件中的體現,是贏得好評和占得先機的有效條件。

4.2 防范和控制質量問題在評標辦法設計結構中的實踐評標辦法對樣書的要求,由其權重的比例設定來體現。針對圖書采購技術得分36分及格入圍制這一要求,投標供應商必須在保持其他指標不丟分的情況下,突出對樣書高分值的把握。也就是說,只有提供高質量的樣書,才具有相當的競爭力,才有可能進入下一輪開啟商務標的程序,這對投標供應商來說是很重要的——門總是要先邁進去的。這也恰恰體現了評標辦法設定的初衷和部門集中采購想要達到的對質量控制的采購效果[2]。

參考文獻

[1]崔新宏,張曉敏.供應商投標技巧的八個招數[N].政府采購信息報,2009-10-15

[2]黃明東.教育部門集中采購質量問題的控制和防范[J].中國教育技術裝備,2009(24)