從勞動爭議舉證看企業管理中應注意的幾個問題

吳佳莉

摘 要:在勞動爭議處理中,舉證責任的正確運用,對于迅速查清事實,及時審結案件,有著至關重要的決定作用。用人單位能否舉證、如何舉證,來預防勞動爭議的發生,降低企業用工成本,就顯得十分重要。管理好應該由用人單位掌握的證據,在發生勞動爭議以后,能使案件的處理得到對單位比較有利的結果,將是衡量人力資源管理工作水平的一把標尺。

關鍵詞:舉證責任 證據留存 企業管理

舉證責任,又稱之為提供證據的責任。《中華人民共和國勞動爭議調解仲裁法》第六條規定:“與爭議事項有關的證據屬于用人單位掌握管理的,用人單位應當提供;用人單位不提供的,應當承擔不利后果”,由此可見,勞動爭議作為比較特殊的民事案件,舉證責任具有其特殊性。據統計,《勞動合同法》實施以來,2008年廈門市法院受理的勞動爭議案件不斷攀升。其中有不少案件,用人單位在事實方面并不存在問題,可是在仲裁和訴訟中敗訴了,關鍵就在于用人單位無法提供證據來支持自己的主張,保障企業權益,這正是勞動爭議中舉證之所在,成敗之關鍵。因此我認為,從勞動爭議舉證角度來說,企業應在入職管理、制度制定、薪酬管理、合同管理、離職管理等方面加強證據意識,留存好相應的書證和其他證據,并借此梳理企業管理,以利于更好地保護用人單位的合法權益。

1入職管理中要著重注意的問題

根據《勞動合同法》第八條規定,如果用人單位招用勞動者時未向其履行告知義務,或履行了告知義務但無法舉證,則可能承擔相應的不利責任。因此單位應準備好《崗位情況告知書》,在員工入職時告知工作內容、工作條件、工作地點、職業危害、安全生產狀況、勞動報酬,以及勞動者要求了解的其他情況,并留下員工簽收的證據。

根據《勞動合同法》第三十九條第(一)項規定,用人單位若無法證明在招聘員工時已經公示錄用條件,并且持有勞動者知悉的證據,就貿然解除試用期內員工的勞動關系,是用人單位在勞動爭議處理中敗訴的原因之一。而違規解除勞動合同,不但要承擔法律責任,還要按照經濟補償金的二倍向勞動者支付賠償金。因此在入職這個關口,用人單位要盡可能使自己的錄用條件具體化、書面化、公示化、證據化。如保留招聘公告;讓員工填寫《應聘登記表》,供應聘人員填寫和閱讀后要求其簽名表示已經知曉;在勞動合同中設計條款明確約定錄用條件或不符合錄用條件的情形。

在招聘中不注重入職審查,將給用人單位帶來很大風險。當應聘人員存在弄虛作假的情形時,會導致其無法勝任工作、耗費工資福利待遇、浪費招聘工作管理成本、勞動合同無效等嚴重后果。尤其值得注意的是,根據《勞動合同法》第九十一條規定,一旦用人單位未經核實就招用與其他用人單位尚未解除或者終止勞動合同的勞動者,就可能面臨給其他用人單位造成損失的連帶賠償責任。因此用人單位在與勞動者訂立勞動關系前,要運用對勞動者的知情權,充分了解勞動者與勞動合同直接相關的基本情況,好好保留、掌握和管理勞動者提供的相關書面證明材料,并且要留有員工簽名保證資料屬實的證據。一旦事后出現糾紛,此類證據不僅可以減少用人單位的經濟損失,還能利用法律的武器制裁欺詐者。

2用人單位明確、合法的規章制度具有現實作用

根據《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條以及《勞動合同法》第三十八條、第八十條之規定,不合法的勞動規章制度,不僅在仲裁或訴訟中不能作為審理勞動爭議案件的依據,還要承擔法律后果。

在司法實踐中,一些單位制定的規章制度雖然已經通過平等協商程序,但由于未保留書面記錄作證據(包括協商手續的記錄以及制度制定后的告知義務),結果在發生爭議糾紛時很容易遭到仲裁和司法機構的質疑;員工的違紀行為本已經達到了規章制度中規定的解除勞動合同條件,但勞動者往往以其不知道規章制度的內容為由,主張規章制度未公示,而用人單位又無法提供已經公示的證據,本應該勝訴的案件最終敗訴,究其原因,就是用人單位在制度建設中,只關注制度內容和程序的合法性,卻忽略了公示程序的合法性以及各個環節的證據留存,規章制度所引發的勞動爭議也往往由此而產生。因此,用人單位在制定和修改規章制度時,是否經過平等協商程序、是否向員工公示等,都直接決定勞動爭議案件中的勝敗。用人單位務必要留好記錄,保存好相關證據,如制定和修改規章制度的會議紀要、討論情況和經過、有員工簽領確認的員工手冊、內部制度培訓的簽到表、張貼公告的記錄等。

3薪酬管理中最注意留有支付勞動報酬的依據

勞動報酬權是勞動者利益的集中表現,無論是《勞動法》、《勞動合同法》、《勞動爭議調解仲裁法》,對勞動報酬的支付都做了明確的規定,用人單位對其都負有不可推卸的舉證責任。這個舉證責任不僅要求用人單位在日常工作中要遵照法律法規要求,在勞動合同、集體合同、或者企業內部工資支付制度制定、工資集體協議制定中明確工資構成及發放程序等相關事項;要有明確的崗位、相對應的薪酬分配以及薪酬考核評價系統;按規定發放工資及加班費,繳交社會保險,編制工資支付表,列明支付詳細清單(包括支付單位、支付時間、支付對象、工作天數、加班時間等),最主要的就是要留存好勞動者領取工資的簽收手續。

4勞動合同管理的證據收集需要特別注意的方面

1.勞動合同的交付以及簽定無固定期限勞動合同的舉證。

經過這幾年的法律宣傳,用人單位都比較重視勞動合同的簽訂和保管,但往往忽略勞動合同的交付。根據《勞動合同法》第八十一條之規定,如果用人單位單邊持有勞動合同;或者送達職工但未保留送達證據,一旦員工起訴,則視同訂立無固定期限的勞動合同,每月支付二倍工資、按經濟補償標準的二倍支付賠償金的問題就接二連三來了,而此時用人單位舉證就非常困難,必然陷入被動局面。

另一個值得注意的地方在于簽訂無固定期限勞動合同問題上的舉證責任。根據《勞動合同法》第十四條之規定,符合條件的勞動者提出簽訂無固定期限勞動合同時,用人單位應當訂立無固定期限勞動合同。如果用人單位不能舉證是勞動者提出的訂立固定期限勞動合同,就會面臨支付二倍工資的風險。因此用人單位在實際工作中,對于符合條件的勞動者,應主動提出簽訂無固定期限合同,并以書面形式向勞動者征詢需訂立哪種類型的合同,并保留好相關證據,以免出現爭議時無法舉證。

2.解除或終止勞動關系相關文書的送達。

根據《勞動合同法》第五十條和第八十九條之規定,用人單位應當在解除或終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明,這是強制性的法定義務。用人單位違反本法規定,將由勞動行政部門責令改正;給勞動者造成損害的,應當承擔賠償責任。因此當用人單位與勞動者解除或終止勞動關系時,不僅要出具相關文書,最主要的是要送達并留有證據。假如單位無法舉證,還可能存在這樣的隱患:可以認定你勞動合同并沒有解除,勞動關系還在,甚至視同續簽了無固定期限的勞動合同。因此單位在解除、終止勞動合同時一定要保留勞動者本人簽收的證據。

5在企業人力資源管理工作中,職工離職管理不可忽視

根據《勞動合同法》第三十九條第(一)項規定,試用期內解除勞動合同,用人單位首先要證明單位是否有“錄用條件”,以及勞動者是否符合錄用條件,這里主要強調不符合錄用條件的證據收集。這就要求用人單位必須建立試用期間的考核鑒定制度。通過考核機制,給新進員工安排試用期工作計劃,對其表現進行考核和鑒定,并為判斷該員工是否符合錄用條件和是否解除勞動合同提供依據。同時根據《勞動合同法》第二十一條規定,用人單位在試用期解除勞動合同的,應當向勞動者說明理由。從舉證角度出發,最好是能采用書面形式,并且要求勞動者簽收,進一步防范了勞動爭議的產生。

用人單位在與有下列嚴重過錯情形的勞動者解除勞動合同時,一定要注意保留員工嚴重違規和重大損害的事實依據,并且以書面形式通知員工。建立日常書面行文制度和檔案保管制度,對于“大錯不犯,小錯不斷”的員工的違紀行為,應注意平時記錄在案;違紀員工的“檢討書”、違紀員工本人簽字的違紀記錄;其他員工及知情者的證詞;有關事件涉及的物證(如被損壞的生產設備,如物證不方便保留,則拍攝清楚的照片,同時照片上還應當顯示時間年月日時)等相關資料都應盡量收集和保留。

根據《勞動合同法》第四十條之規定解除勞動合同時,用人單位一定要注意要能提供相關依據。例如勞動能力鑒定表以證明勞動者在規定的醫療期后無法從事原工作和用人單位另行安排的工作;約定工作量的勞動合同,員工參加崗位培訓的相關證明以證明勞動者不能勝任工作,經培訓后仍然不能勝任工作; 因客觀情況發生重大變化導致原合同無法履行時,要一定要注意與員工的溝通和協商,只有經協商無法就變更勞動合同達成一致意見,用人單位才可以解除勞動合同。這些證據的掌握將在離職爭議中起到很重要的舉證作用。

及時辦理員工工作財產交接、檔案轉移以及工資、經濟補償金、代通知金的發放等手續,并留存好相關材料。

綜上所訴,在勞動爭議中,對于用人單位而言,舉證責任明顯加大。在勞動爭議處理中,舉證責任的正確運用,對于迅速查清事實,及時審結案件,有著至關重要的決定作用。用人單位能否舉證、如何舉證,來預防勞動爭議的發生,降低企業用工成本,就顯得十分重要。管理好應該由用人單位掌握的證據,在發生勞動爭議以后,能使案件的處理得到對單位比較有利的結果,將是衡量人力資源管理工作水平的一把標尺。

(作者單位:廈門水務集團有限公司)

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