關(guān)于做好檔案管理工作的思考

王　紅

【摘 要】在服務(wù)型社會(huì)大環(huán)境下，應(yīng)該從三個(gè)方面去努力，即廣開(kāi)收集渠道，努力把好收集關(guān)；拓寬知識(shí)層面，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率，才能科學(xué)的開(kāi)發(fā)和利用好檔案資源，高質(zhì)量做好檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】檔案管理工作 檔案管理人員 思考

在服務(wù)型社會(huì)大環(huán)境下，如何科學(xué)的開(kāi)發(fā)和利用好檔案資源，是檔案管理人員面對(duì)的新課題。筆者根據(jù)近年來(lái)的工作實(shí)踐，認(rèn)為應(yīng)該從以下三個(gè)方面去努力。

一、廣開(kāi)收集渠道，努力把好收集關(guān)

檔案的種類名目繁多，形式多樣。因此，要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關(guān)系，明確制訂文件材料的歸檔范圍和收集重點(diǎn)，以便把有價(jià)值的文件收集齊全。在這個(gè)過(guò)程中要把握兩個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。

1.健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用。要結(jié)合單位自身的管理體制、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門(mén)配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負(fù)責(zé)，形成上下配合，左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。專職檔案管理人員應(yīng)與各部門(mén)信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)平時(shí)收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進(jìn)了收集工作的開(kāi)展。

2.文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門(mén)配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛(ài)崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料來(lái)源廣、范圍大的特點(diǎn)，主動(dòng)上門(mén)，跟蹤收集。首先根據(jù)文件材料形成時(shí)間的規(guī)律主動(dòng)收集，把握文件收集的主動(dòng)權(quán)，把反映主要職能活動(dòng)和歷史面貌的的重要材料都收集起來(lái)。要加強(qiáng)與各部門(mén)的溝通，避免歸檔時(shí)遺漏。階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)，專職檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)上門(mén)將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息，為開(kāi)展各項(xiàng)管理工作服務(wù)，為各項(xiàng)管理工作提供齊全、完整、準(zhǔn)確、可靠的檔案信息資源。同時(shí)檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)宣傳，通過(guò)多種渠道、多種形式、多種場(chǎng)合適時(shí)宣傳檔案知識(shí)和檔案法規(guī)，增強(qiáng)全員的檔案管理意識(shí)，使其自覺(jué)的配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開(kāi)展。

二、拓寬知識(shí)層面，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

檔案數(shù)量越來(lái)越大，檔案的種類越來(lái)越多。因此，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問(wèn)題。

1.加強(qiáng)管理意識(shí)。檔案管理是一門(mén)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，拓寬知識(shí)層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

2.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

3.利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì)。

三、 創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率

檔案保管的目的是為了利用，因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

1.加強(qiáng)編研工作。要搞好檔案編研就要主動(dòng)了解社會(huì)需要及素材狀況，采取征編結(jié)合的方法，通過(guò)對(duì)檔案的分析研究，按照一定的主體對(duì)檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準(zhǔn)確、更系統(tǒng)、更精練。因此，要從實(shí)際出發(fā)，有針對(duì)性的編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而提高查找利用檔案的效率。

2.積極主動(dòng)提供服務(wù)，改變以往被動(dòng)服務(wù)的局面。檔案管理人員要從思想上樹(shù)立高度的服務(wù)觀念，克服“守?cái)偸健钡谋粍?dòng)服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，當(dāng)好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當(dāng)成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設(shè)施，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對(duì)重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。

嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的保密政策，嚴(yán)防泄密。建立科學(xué)的管理制度，為和諧社會(huì)建設(shè)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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