檔案信息化管理的創新

張 瓊

[摘 要]檔案管理必須適應現代企業和新時期的發展需要,隨著社會主義市場經濟體制的建立和發展,以及現代科學技術的廣泛應用,傳統的檔案管理模式受到了嚴峻的挑戰。深入推進檔案信息化管理,對于進一步認識和把握檔案事業現代化的客觀規律,以信息化帶動工業化,更好地為經濟和社會發展服務,具有重大的現實意義。本文就

如何推進檔案信息化管理進行了闡述。

[關鍵詞]檔案 信息化 管理 創新

近年來,隨著社會主義市場經濟體制的建立和發展,以及現代科學技術的廣泛應用,傳統的檔案管理模式受到了嚴峻的挑戰。深入推進檔案信息化管理,對于進一步認識和把握檔案事業現代化的客觀規律,貫徹科學發展觀,適應信息化時代的要求,推進我國檔案事業健康、持續地發展,更好地為經濟和社會發展服務,不僅具有重大的現實意義,而且具有深遠的實踐意義。在國家大力推進信息化建設,以信息化帶動工業化,促進社會生產力實現跨越式發展的戰略方針下,如何加快推進河南油田檔案信息化管理,給我們檔案館里人員提供了巨大的創新機遇和空間。

一、傳統的檔案管理方式與信息社會不相適應

傳統的檔案查閱必須到檔案保管現場,還要在書“山”文“海”中撈“針”,雖然有一些索引查閱的工具,仍然是耗時費力,這直接導致了企業對利用檔案的認知程度越來越低。隨著電子文件的產生,標志著人類記錄信息、傳達信息、留存信息的方式發生了革命。這場革命是紙張產生以來,文件、檔案工作領域最劇烈的一次變革,它直接影響著檔案的管理方式,現行的檔案管理方式必須盡快適應信息化的特點和要求。

二、信息化是檔案事業現代化的重要標志

現代化是一個歷史范疇、一個不斷發展的概念,不同的時期的現代化標準有一個由低級到高級的不斷發展和提高的過程。進入21世紀,信息化已成為現代化中最重要的構成要素之一 ,成為評估現代化實現程度的最重要的指標之一。一般來說,“信息化就是在經濟和社會的各個領域廣泛應用數字化、網絡化信息技術,深入開發和充分利用信息資源,促進經濟增長和社會發展,不斷提升現代化水平的過程。”與現代化一樣,信息化是一個不斷發展的動態過程。

加強檔案信息化建設,是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢,是加速檔案管理現代化的客觀要求,是發展先進生產力和先進文化的必然要求,是全面提升檔案工作為社會和廣大人民群眾服務能力的不可缺少的手段,對于檔案管理模式的變革和檔案事業持續、健康的發展具有重要的現實意義和歷史意義。信息化是現代檔案管理模式一個基本特征,代表著網絡環境下檔案信息資源的整體處理模式的轉變,沒有信息化就沒有真正意義上的檔案事業現代化,信息化是實現檔案事業現代化的有效途徑。

三、制約檔案信息化管理因素分析

一是認知差異,導致信息化建設進展緩慢。部分領導和檔案人員對檔案信息化建設的重要性和必要性認識不清,缺乏宏觀規劃和管理,對檔案信息化建設的總體思路和目標不明確,資源共建與共享意識不強,覺得傳統的管理體制和管理方式能適應工作需要,缺乏開拓創新精神,對檔案信息化建設不屑一顧,致使檔案信息化建設僅僅停留在計算機硬件配置和目錄輸入的起步工作上。

二是經費不足,阻礙了檔案信息化建設的發展。檔案信息化建設是一項投入較高,回報周期較長的工程,經費短缺、資金不足一直是困擾檔案信息化發展的一個重要因素。

三是業務不熟,不能適應信息化建設需要。目前,在我們檔案管理人員中,畢業于檔案專業或計算機專業的人才極少,多數人員的年齡、文化知識結構不合理,雖也受過計算機和專業知識培訓,但掌握的信息技術和專業技能十分有限,導致計算機操作的人員比例小。部分人員缺乏敬業精神,怕承擔責任,更無力承擔檔案信息化建設的任務。

四、改變檔案信息化管理的幾點對策

一是要轉變思想,提高認識。在社會主義市場經濟條件下,企業的生產、經營管理都要圍繞經濟建設、經濟發展這個中心。企業檔案管理也必須為企業經濟發展來服務。在市場經濟大潮中,企業不斷變化,舊的體制和管理方式逐步要擯棄,而新的體制在逐步形成,要求我們在思想上提高認識,更新觀念,推進企業檔案信息化管理,適應企業發展的要求。

二是要具備現代化的觀念。計算機和信息技術的快速發展,已經對檔案管理工作產生劃時代的巨大影響。隨著油田辦公自動化進程的加快,大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個觀念問題,就是要求我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動,也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上來,而是要借助現代信息技術,引進先進的管理理念,對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課,是促進油田檔案管理步人現代化的第一步。

三是要有適應時代發展的內部管理。對于河南油田檔案部門來說,要把檔案工作納入企業領導的議事日程,解決檔案工作中出現的問題,為檔案工作創造必要的條件。采用科學的管理手段,為實現檔案管理的現代化打下基礎是非常必要的。

四是要有先進的設備和技術。推進檔案信息化管理,我們一方面要不失時機地爭取主管領導的支持,力爭改變我們設備條件,為現代化打下基礎,同時也應不失時機地培養人才,使現有的設備盡可能地與工作實際相結合,在檔案管理中發揮作用。這方面重要任務一是充分利用現有設備,使之充分發揮效用,總結經驗,培養人才。二是在整理、編目等基礎工作的標準化上多下功夫,為進一步引進設備創造條件。三是對電子文件歸檔工作著眼點要高,立足點要實,在規劃電子文件歸檔工作時應從本單位的實際情況出發,在保管條件,翻拍復印、裝訂等方面的現代化需要新的知識和新的技術手段。要通過組織培訓及業務學習等,盡快掌握信息管理自動化的基本知識和技能。另外,購買和引進設備一定要考慮到本單位的實際,重點搞好基礎工作,只有基礎工作先行,現代化設備才能真正充分發揮作用。

五是要切實做到信息安全管理創新。信息化時代,計算機設備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災害等各種因素,都會造成計算機系統的破壞,導致存儲數據被破壞或完全丟失。因此,在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內容。推進檔案信息化管理,做好主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。

信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節拍,在文件與檔案管理實踐活動中,積極探索新的管理方法,升華管理理念,擺脫困惑,使文件檔案工作與企業的發展和創新保持同步,使個人的努力與企業提供的資源形成合力,不斷提升檔案管理工作的科技含量,尋找新的創業之路。

參考文獻

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