當前高校收費管理內部控制存在的問題及對策

[摘 要]近年來,伴隨著招生規模的擴大,學費收入已經成為高等學校自籌經費的主要來源,實現高校戰略性發展的重要保證。本文針對當前高校收費管理中內部控制存在的問題,提出一些具有針對性的解決措施,以保證高校收費的健康、有序發展。

[關鍵詞]高等學校 收費管理 內部控制

作者簡介:黃智杰,1978年7月出生,男,籍貫:福建莆田,現工作于四川南充西華師范大學計財處,管理學學士學位,在讀碩士,會計師。

近年來,伴隨著招生規模的擴大,學費收入已經成為高等學校自籌經費的主要來源,實現高校戰略性發展的重要保證。但長期以來,高校只重視財務管理的內部控制,忽略收費管理的內部控制。如何保證各項費用及時、準確、足額入庫,保證學校收入順利流入,就成為當前高等學校財務工作的一項重要內容。

一、當前高校收費管理內部控制存在的問題

當前隨著計算機收費在高校的普遍實施,收費工作量減少,管理水平有所提高,但也給內部控制提來了一些新的挑戰,使其面臨了一些新問題。

(一)崗位設置不合理,未能實現不相容職務的分離

現在高校信息化水平的提高,加之會計人員有限,部分高校只設置一名工作人員負責全校的收費管理工作,開票和收款崗位合二為一普遍存在,有的學校一個人既負責應收款操作,又負責收費業務操作,現金收入崗與匯總崗未分離,未設置收費復核和稽核崗位,沒有滿足不相容崗位相分離、相制約的原則。

(二)業務流程設計不合理,未能實現有效控制

現在各個高校收費種類繁多,標準復雜,不少培訓費、輔導費、考試費、聯合辦學學費等等,由二級學院和其他部門代收。由其他部門代收費能減輕財務部門的工作量,解決財務人手不足的問題,但是代收費太多,容易使大量的資金滯留在各二級單位上,形成“小金庫”的溫床,不能得到有效控制。收費管理與學籍管理等其他環節相脫離,學生轉專業、休學、復學、退學等情況,業務流程上未涉及,造成了費用少收、漏收,致使學校收入流失。

(三)資金控制不到位,管理環節薄弱

現在大部分高校依然采用現金和刷卡為主的繳費方式,票款未分離。由于現在各個高校學生數量多,收費對賬工作量大,既開票又收款,容易出現收費工作人員“開了票、收了錢、不做賬”的舞弊現象。各項培訓、考試費用由各部門代收,未能及時上交到財務部門,部門坐收坐支,挪作他用。收費管理的重點不在資金控制上,造成學校收入的流失和資金效益低下。

(四)票據管理不完善,配套措施不完善

現在有的高校未對票據進行專管,沒有對所有票據進行分類登記,未設置票據專管員,負責票據的領購、發放、繳銷,并對票據使用情況進行監督。各個高校都有聯合辦學,各個辦學點領用高校的票據,沒有完善的票據管理制度,就容易出現“未按規定用途使用票據,擅自設立收費項目,違規收費”的現象。

(五)財務收入核算與收費管理脫節

現在由于財務系統和收費系統相互獨立,兩者數據類型和核算方法不同。財務收入核算實行收付實現制核算方法,只核算已收學費,未反映到繳費個人明細。而收費系統不僅包含已收學費、應收學費、減免學費等信息,而且包含各個學生的費用明細。由于兩個系統未實行有效連接,這種差異加大兩者的對賬工作量,增加了內控制度的難度。

二、完善收費管理內部控制的一些具體措施

(一)合理設置崗位,使不相容職務相分離

建立合理、嚴密的收費系統的組織結構,完善崗位責任控制,合理分工,明確職責,確保不相容崗位相分離,各崗位之間相互監督、相互制約,權責分明,將風險降到最小程度。具體來說,實行開票和收款崗位相分離,應收款、減免處理與收費業務崗位相分離,票據管理與收費業務崗位相分離,收費業務與收費記賬業務相分離,使收費工作相互牽制、相互制約,真正達到不相容職務相分離。在此基礎上,應設置收費復核和稽核崗位,對收費全過程進行有效監控。

(二)完善收費業務的流程設計,特別是資金控制

各個高校應根據自身特點,合理設計收費管理的級次,在條件允許的情況下,應盡可能減少管理的級次,使各種收費在學校財務的控制下。重點應落實到資金的控制上,在具體業務流程上,對涉及到收費的學生降級、轉學、開除、休學、復學等特殊異動情況,應積極協調各相關部門,增加“結算費用”的環節,使收費管理流程能夠真正涉及。另外,各個高校應加強對催繳欠費的流程設計,形成一條人性化的、行之有效的欠費管理模式。

(三)完善收費管理相關配套制度,特別是票據管理制度

收費管理的配套制度,包括學籍管理、學費減免、收費獎罰、票據管理等制度。不斷完善這些配套制度,特別是票據管理制度,涉及具體收費業務,應該首要完善。高校收取行政事業性收費時應使用財政部門印(監)制的財政票據,在收取服務性收費時則使用相應的稅務發票。設置票據專管員崗位,加強收費票據的管理與檢查,嚴格收費票據的領用和核銷制度,核銷時應審核票款是否相符、是否按規定項目收費等等。

(四)建立收費管理資料的歸檔制度

由于現在高校普遍采用計算機收費,應建立相應的數據檔案管理制度,數據檔案包括紙制和電子檔案,每年定期打印收費系統中的資料,裝訂并歸檔管理。收費系統應由專人負責定期備份數據,定期檢查、復制數據,雙硬盤雙重備份,分開存放,注意防火防潮,以免同時毀壞、無法恢復。

(五)開展收費管理的賬務核對和事后稽核工作

學生收費系統通常是單人操作,一般不具備賬務系統的崗位牽制制度。學生收費系統與財務系統是相對獨立的兩個系統,收費系統的學費應收數、欠交數、減免數無法在財務系統中體現出來,因此有必要進行定期復核和不定期稽核工作。將收費系統的收費數據與賬務系統相應的收費科目金額進行核對,收費票據存根與賬務系統中收費金額和收費系統中收費金額進行核對。

總之,高校收費內部控制是一項長期艱巨的任務,需要有關部門相互協調、互相配合共同完成,定期對收費管理的內部控制問題進行監督檢查,以及時發現存在的問題,提出改進措施和建議,從而完善高校收費的內部控制,保證收費的健康、有序運行。

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