對公文處理工作的幾點建議

吳 錚 孫丹紅

公文是黨政機關、人民團體、企事業單位在行政管理過程中形成的、具有法定效力和規范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。本文僅對執行《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》有關規定提幾點建議。

一是領導重視。在《辦法》“總則”第六條中規定:“各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對機關公文處理工作的指導和檢查?！彼怨奶幚砉ぷ饕龅煤?首先需要領導重視,各級主要領導和綜合辦公部門的負責人尤其要重視起來,他們不僅要親自動手起草和主持起草一些重要文件,還要審定簽發單位制發的各種文件,并承擔相應的法律和行政后果,還要以授權、委托、督促等各種方式對參與公文處理過程的各類人員進行指導和檢查。

二是公文處理要做到安全、準確、及時。文件傳遞要嚴格履行手續,隨時掌握文件去向,不橫傳、不失密、不隨身帶,更不能損壞;準確是保證公文處理工作質量的一個最基本的要求,收發登記要明白無誤,不錯登、不漏登,擬辦意見要合理,整理歸檔要準確;及時是公文處理工作時效性的基本要求,不積壓、不拖拉、不誤時、不誤事,尤其在收文辦理上,一般公文應盡快處理,緊急公文必須急事急辦,在規定時間內辦結,按照有關規定,特急公文應在4小時以內辦結,急件需視其復雜程度在24小時以內辦結。

三是嚴格把住辦文程序。

1.在格式上把關。公文具有規范的格式,為體現公文的性質,維護公文的權威,確保公文的嚴肅性,黨和國家分別制定了統一的公文處理條例和辦法,對行文規則、行文關系、公文種類及格式作出了嚴格規定。對公文中字體、字號,標題、正文,附件等都有嚴格規定。

《國家行政機關公文格式》中規定,公文用紙采用GB/T148中規定的A4型紙,尺寸為210mm×297mm,定量為60g/㎡～80 g/㎡的膠版印刷紙或復印紙。天頭(上白邊)為:37mm±1mm,訂口(左白邊)為:28mm±1mm,版心尺寸為:156mm×225mm(不含頁碼)。左側裝訂,不漏頁,無壞釘,不脫落,不散頁,后背平整公文標題用2號小標宋體字,主送機關用3號宋體字,正文用3號仿宋體,頁碼用4號阿拉伯數碼標志,“主題詞”三個字用3號黑體字,居左頂格,詞目用3號小標宋體字,抄送3號仿宋體,印發機關和印發時間用3號宋體字。印章上距正文2mm～4mm,正文、印章同處一面,不得采取“此頁無正文”的方法解決。

2.嚴格遵守辦文程序。公文辦理是指公務文書在機關內部運行處理的一系列工作程序,包括收文與發文兩大方面。發文程序包括擬稿、核稿、會稿、簽發、復核、繕印、用印、編號、登記、印發、歸卷等程序。收文包括簽收、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、催辦、注辦、清退、歸卷等處理環節。公文處理是一項較為嚴肅的工作,在辦文過程中應明確規定,凡是上級機關、部門或其他單位送來的公文,都交由文書人員或辦公室部門負責人,不準直接交給單位領導;代辦公室起草的代擬稿未經辦公室登記、傳遞和初審,不準請單位領導審簽;報辦公室批轉的公文,其內容涉及幾個單位,在未與有關單位協商并取得一致意見時,辦公室不予批轉。個人不得保存應當歸檔的公文。

四是提高公文處理人員的自身素質。素質決定質量,要保證公文處理活動的質量,僅靠領導重視是遠遠不夠的,因此要注重培養、提高人員綜合素質。一要加強思想政治建設。公文處理是一項政治性、政策性很強的工作,這就要求工作人員有正確的政治方向,要有一定的馬克思主義理論水平和政策法律水平,有較強的政治敏銳性、政治辨別力和組織紀律觀念。二要加強業務培訓。公文處理工作是一項專業性、業務性極強的工作,要適當加大對文書工作的經費投入,在學習培訓、訂閱資料等方面提供必要的支持。一方面要抓好對《辦法》的學習,結合本部門的實際情況抓好《辦法》的落實。同時,必須加強對工作人員公文處理能力的培養,掌握公文處理的基本業務知識,具備較強的文字表達能力,提高公文處理的辦理能力。

五是健全制度,規范程序。建立健全完善的辦文制度、檢查制度,嚴格辦文程序和辦文規則。新的《國家行政機關公文處理辦法》頒布實施后,因各級各部門和各個行業的情況差異較大,辦文制度不盡統一,有的單位至今還仍然沿用舊的辦文制度和管理模式,有的甚至還沒有建立起相應的規章制度,這就不可避免地出現辦文程序混亂的狀況。因此,盡快建立健全辦文制度、檢查制度,嚴格辦文程序和辦文規則,乃是解決公文處理過程中存在問題的重要前提。只有建立健全并不斷完善這些制度,用制度去規范辦文程序,嚴格執行辦文規則,并輔之以必要的檢查制度,才能減少失誤、杜絕錯誤,才能使公文處理工作有序可循、規范運行,使之達到我們所期望的目的。

總之,要提高公文處理質量、辦文效率,解決好目前在公文處理中存在的各種問題,除了要有高度的事業心和政治責任感、有一定的政策水平和相關業務知識外,還必須懂得公文處理的一般原理、基本知識,熟悉辦文的有關規定,尤其要認真學習《國家行政機關公文處理辦法》、《國務院辦公廳關于實施〈國家行政機關公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》等文件有關公文處理的規定,使公文處理工作邁上一個新的臺階,呈現一個新的面貌,有個新的改觀,走上規范化、科學化、制度化的軌道,在社會主義現代化建設中更好地發揮作用?！?/p>

(編輯/穆楊)