在用友總帳和ＵＦＯ報表系統中建立成本核算模型

【摘要】 隨著現代信息技術的飛速發展，財務軟件在各行各業已得到廣泛的應用。其中利用用友總帳和UFO報表系統建立成本核算模型來實現成本核算是企業信息化管理的重要組成部分。本文通過應用企業成本核算案例說明模型設計原理，并運用用友帳務函數和報表取數函數闡述建立模型設計的過程及對運行效果進行分析，論證了建立成本核算模型的重要性、有效性及可靠性。

【關鍵詞】 用友總帳；UFO報表；函數；成本核算；模型

一、選擇UFO報表作為開發工具的理由

(一)與Excel相比，UFO報表在可操作性方面不及Excel，但在賬務處理方面，UFO報表屬于用友軟件的一個組成部分，與總賬系統兼容性比Excel好，即總賬與UFO報表的數據接口比較完善，UFO報表具有從總賬系統中取數功能，利用用友賬務函數可以從總賬系統中提取科目的借、貸方發生額和余額等。

(二)用友總賬系統、憑證數據庫以及UFO報表數據可實現無縫連接。三者相互之間的數據可以順利傳遞，這也是在用友總賬和UFO報表系統中建立成本核算模型的前提。

二、模型設計原理

首先，由用友總賬系統完成各成本科目數據（直接材料、直接人工、制造費用等）的歸集；其次，利用UFO報表的用友賬務函數從憑證數據庫中提取待分配的發生額，并通過設計好的UFO報表計算出分配結果；然后，利用總賬系統中期末——轉賬生成功能，從UFO報表中取出將要分配給下一個生產環節的生產成本，并對轉賬生成的憑證進行審核、記賬；再經過幾次這樣的循環就能夠將企業的生產成本一步步地核算出來。如何從憑證數據庫中取出待分配的成本費用，又如何將計算出來的分配額導入總賬系統或憑證數據庫中，如何使數據在總賬系統或是憑證數據庫與成本計算表之間傳遞，是本文的關鍵所在，下面介紹的兩個函數就能實現這個功能。

(一)用友賬務函數。用友賬務函數可以將憑證數據庫中某個科目的發生額、凈額、期末余額等數據提取到UFO報表，為總賬系統、憑證數據庫與UFO報表三者之間建起一座橋梁。

(二)UFO報表取數函數。總賬系統中自定義轉賬功能用到的報表取數函數可以將報表中單元格數值提取到總賬系統中，從而實現了數據從報表到總賬系統的傳遞，并由總賬系統生成憑證保存在憑證數據庫。

三、案例應用

（一）企業的基本情況及生產成本核算流程

1．基本情況。該企業為某機械制造有限公司，主要從事一號產品和二號產品的生產，該公司為一般納稅人企業。

2．企業成本核算流程。該企業設有加工車間、裝配車間，成本項目為直接材料、直接人工和制造費用。另設有機修輔助生產車間，主要從事機械設備維修，輔助生產費用按直接分配法進行分配，制造費用按生產工人工時數分配。成本計算采用品種法。首先，由加工車間根據加工成不同的產品零件，完工后直接交送裝配車間組裝成各種產品。各車間成本結轉順序為：結轉輔助車間生產成本——結轉兩個基本車間的制造費用——結轉加工車間生產成本——結轉裝配車間生產成本。

（二）模型設計過程

1．總帳初始化設置

（1）部門檔案設置。在部門檔案設置中錄入以下三個車間：

（2）會計科目設置。該企業為制造業，生產成本科目下設基本生產成本和輔助生產成本，為便于核算、減少會計科目，成本類科目設置了輔助核算，會計科目設置如下：

（3）項目目錄設置。在項目檔案中增加“成本核算”項目大類，并為其指定基本生產成本下的3個明細科目（直接材料、直接人工、制造費用），項目分類定義中添加“分類碼為1、分類名稱為“產成本核算”，項目目錄中錄入內容如下：

2．UFO報表模板設置。根據生產流程和核算的要求，在UFO報表系統中共設置了輔助生產成本分配表、各車間制造費用分配表、加工車間生產成本分配表、裝配車間生產成本分配表，共4個模板。這些模板的主要作用是實現從總賬系統提取數據，并進行費用分配。具體設計步驟如下：

（1）輔助生產成本分配表

此表分為兩個區域，一個為基本數據輸入區，另一個為計

算結果顯示區，分配的方法采用直接分配法。如圖，基本數據區B5、B8、B10單元格的各個數值均是由車間統計人員匯總上報而來，作為對外分配的依據；計算結果顯示區的作用是把總賬系統中取出的總金額按照基本數據輸入區所給數據進行分配，函數計算公式如圖：單元格B4=QM(“410102”，月，“借”，，，“201”，，，，，含義為從總賬系統中提取科目代碼為410102（輔助生產成本），車間代碼為201（機修車間）的期末數。

（2）各車間制造費用分配表

如圖，基本數據輸入區為該月各車間所產產品的工人工時數；計算結果顯示區將按照輸入的各產品耗費的工人工時數進行分配。待分配金額列均為從制造費用科目中部門為加工車間取來的。函數計算公式單元格D7=FS(“4105”，月，“借”，，，“1”，，其含義為從總賬系統中提取科目代碼為4105（制造費用），車間代碼為101（加工車間）的本月發生數。

（3）加工車間生產成本分配

加工車間生產成本核算時產生了月末在產品，本例采用約當產量法進行月末在產品的核算，約當產量是指將尚未完工的在產品按其完工程度或投料程度折算成完工產品的數量。費用項目的完工程度則是由生產車間管理部門測算得來。函數計算公式如圖；單元格C4=QC(“41010101”，月，“借”，，，

“1”，“003”，，，，含義為從總賬系統中提取科目代碼為41010101（基本生產成本下的直接材料），部門編碼為101（加工車間），項目編號為003（一號零件）的期初數。D4～E4單元區域的公式分別用來提取部門編碼為101（加工車間），項目編號為003（一號零件）直接人工和制造費用的期初數。C5=FS(“41010101”，月，“借”，，，“101”，“003”，)，其含義為從總賬系統中提取科目代碼為41010101（基本生產成本下的直接材料），部門編碼為101（加工車間），項目編號為003（一號零件）的借方發生額。D5～E5單元格的公式分別用來提取部門編碼為101（加工車間），項目編號為003（一號零件）的直接人工和制造費用借方發生額。

（4）裝配車間生產成本分配表

由于裝配車間的成本核算與加工車間成本核算方法相同，裝配車間生產成本分配表設計原理和所用到的函數公式可借鑒加工車間生產成本分配表來設計。

3．將UFO報表分配后的數據引入總賬系統，生成憑證。前面已經做好了輔助生產成本分配表，接下來需要做的就是如何讓計算得到數據回歸總賬系統，并生成憑證，從賬本上體現數據的歸集與分配。

（1）自定義轉賬設置

在期末自定義轉賬功能中需增加4個轉賬憑證設置，分別為分配并結轉輔助生產成本、分配并結轉制造費用、分配并結轉加工車間和裝配車間生產成本。在每張轉賬憑證設置中運用了“UFO報表取數函數”，其功能是從UFO報表中提取分配數據傳遞到憑證中，以實現憑證的自動生成。如圖：分配并結轉輔助生產成本，轉賬序號：0001；轉賬說明：分配并結轉輔助生產成本。如金額公式UFO（D：\\我的文檔\\輔助生產成本分配表.rep ，，9，2，），其含義是從UFO報表中文件名為輔助生產成本分配表中的第9行第2列的單元格中提取數據，通過期末轉帳公式設置回到總帳，生成憑證。根據企業生產流程，并參照輔助生產成本分配設置，同理定義其他轉賬憑證。

（2）轉賬生成

運行期末—轉賬生成功能，選擇并生成上述自定義轉賬憑證，并審核記賬。就這樣，經過自定義轉賬設置、轉賬生成兩個步驟實現了數據從UFO報表傳遞到總賬系統。特別注意的是，對于生成憑證的順序有著嚴格的規定，只有輔助生產成本憑證生成完畢后，才能進行制造費用分配、加工車間生產成本和裝配車間生產成本憑證的生成。

（三）運行效果分析

經過上述操作，實現了輔助生產成本分配、制造費用分配、基本生產車間完工產品與在產品分配，從而實現了利用總賬和UFO報表建立成本核算模型完成企業成本的核算。今后進行生產成本核算時，只要改變關鍵字就可以使成本核算表自動從總賬系統中取出待分配金額，經過計算，得出分配給下一個生產環節各科目的金額，再經過轉賬定義、轉賬生成兩個環節生成記賬憑證。

四、有待探討的問題

在模型設計過程中，筆者曾設想在定義公式時用“關聯條件”實現表與表之間取數，即輔助生產成本分配完畢后，制造費用分配以及加工車間和裝配車間完工產品與在產品的分配不是從總賬系統中取數，而是相互間從UFO報表中取數，待產品分配歸集完畢后，再生成憑證、審核和記賬。但與本模式相比，賬本上反映成本信息的時間可能會拖延，另外，本模式憑證審核環節能更早地發現問題，避免錯誤進一步蔓延。在應用過程中，不同的企業也許還會遇到各種各樣的難題，這就需要逐步完善在用友總賬和UFO報表系統中建立成本核算模型的方法，提高企業生產管理效率。

參考文獻：

[1]孫蓮香.財務軟件實用操作教程（用友ERP-U8版）.北京：清華大學出版社，2004（11）

[2]顧振華.成本會計.北京：機械工業出版社，2003（2）